Den här artikeln handlar om individuella bokningar (bokningar av 1:1-tjänster) i Individuella bokningar › Bokningar: deras statusar, manuellt godkännande av bokningar, uteblivna kunder och hur du avbokar en bokning. Den gäller inte gruppklasser, kurser eller evenemang — deras deltagare hanterar du i detaljerna för klassen, kursen eller evenemanget.
Manuellt godkännande av bokningar finns bara för individuella bokningar, och du aktiverar det för varje behandlare. Gruppklasser, kurser och evenemang har inget godkännandesteg: en kund som bokar en ledig plats får den direkt. Om du själv vill bestämma vem som får en plats i en gruppklass, läs Kan jag godkänna bokningar till en gruppklass? nedan.
Bokningsöversikt
Alla individuella bokningar finns under Individuella bokningar › Bokningar i sidomenyn. Sidan visar följande siffror:
Idag — Individuella bokningar som är inplanerade idag.
Kommande — Framtida bokningar som inte är avbokade.
Väntar på godkännande — Väntande bokningar som väntar på ditt beslut (bara om manuellt godkännande av bokningar är aktiverat).
Denna månad — Individuella bokningar under innevarande månad.
Längre ner kan du växla mellan vyerna Tabell och Kalender och själv skapa en bokning med Lägg till bokning.
Bokningsstatusar
Varje individuell bokning har en av dessa statusar:
Väntande
Bokningen har skapats men väntar på godkännande. Denna status används bara när Manuellt godkännande av bokningar är aktiverat för behandlaren (se nedan). Kunden får veta att bokningen väntar på bekräftelse från behandlaren.
Bekräftad
Bokningen är giltig och besöket är planerat. Om manuellt godkännande av bokningar är avstängt skapas bokningar direkt i denna status. Bokningar som du själv skapar med Lägg till bokning är alltid bekräftade.
Slutförd
Bokningens starttid har passerat och bokningen avbokades inte och markerades inte som utebliven.
Avbokad
Bokningen har avbokats — av kunden, av din studio eller automatiskt av Zenamu (till exempel en väntande bokning som inte godkändes innan tiden började).
Uteblev
Kunden dök inte upp och betalade inte. Du sätter själv denna status efter att tiden har börjat (se Markera som utebliven).
Manuellt godkännande av bokningar
Om du vill bekräfta varje individuell bokning innan den blir slutgiltig aktiverar du Manuellt godkännande av bokningar för behandlaren. Nya bokningar hos den behandlaren skapas då som väntande istället för bekräftade.
Hur aktiverar jag manuellt godkännande av bokningar?
Gå till Individuella bokningar › Behandlare.
Klicka på Tjänster på behandlarens kort (för en ny behandlare klickar du på Lägg till behandlare).
Aktivera reglaget Manuellt godkännande av bokningar.
Klicka på Spara. Inställningen gäller alla tjänster hos den behandlaren.
Hur godkännande fungerar
En kund bokar en individuell bokning → statusen blir Väntande. Tiden är reserverad, så ingen annan kan boka den.
Behandlaren får ett mejl om den nya förfrågan.
Öppna bokningen i Individuella bokningar › Bokningar (Visa detaljer) och välj:
Godkänn — Bokningen bekräftas och kunden får ett bekräftelsemejl.
Avvisa förfrågan — Bokningen avbokas och kunden meddelas via e-post. Du kan lägga till en Orsak till avvisning (valfritt). Kunden får tillbaka hela beloppet.
Om en väntande bokning inte godkänns innan tiden börjar avbokar Zenamu den automatiskt och kunden får tillbaka hela beloppet.
Användare med behörigheten Chef eller Administratör kan godkänna och avvisa alla bokningar; en behandlare kan göra det för sina egna bokningar. Läs mer i Individuella bokningar: väntande bokningar — godkännande, avvisning och automatisk avbokning.
När betalar kunden om manuellt godkännande är aktiverat?
Manuellt godkännande skjuter inte upp betalningen. Kunden betalar när bokningen görs, på samma sätt som utan godkännande — till exempel dras en kort- eller PayPal-betalning, eller så dras krediter eller klipp. I kassan ser kunden att hen får tillbaka hela beloppet om behandlaren inte bekräftar bokningen innan tiden börjar.
Om du avvisar förfrågan eller om den avbokas automatiskt återbetalas kort- och PayPal-betalningar automatiskt, och krediter eller klipp går tillbaka till kundens saldo. En banköverföring måste du själv betala tillbaka.
Kan jag godkänna bokningar till en gruppklass?
Nej. Gruppklasser, kurser och evenemang har inget manuellt godkännande — det alternativet finns bara för individuella bokningar. Om du vill välja vem som får en plats i en gruppklass kan du i stället använda något av dessa alternativ:
Låt klassen synas, men ta emot anmälningar själv: öppna Avancerade bokningsinställningar i klassformuläret och markera Tillåt inte kunder att boka denna klass. Klassen finns kvar i ditt publika schema, men ingen kan boka den online. Skriv i beskrivningen hur kunderna kan be om en plats (e-post, telefon), och lägg till de kunder du godkänner med Lägg till deltagare i klassens detaljer.
Dölj klassen helt: markera Klassen är inte publikt synlig i Avancerade bokningsinställningar. Klassen visas inte i det publika schemat, och bara du kan lägga till kunder med Lägg till deltagare.
För kurser heter samma alternativ Tillåt inte kunder att boka denna klass och Kursen är inte publikt synlig.
Markera som utebliven
Knappen Uteblev visas i bokningsdetaljerna bara när allt detta gäller:
Bokningen är Bekräftad.
Bokningens starttid har passerat.
Bokningen är inte betald ännu — betalningen har fortfarande statusen Väntar på betalning (till exempel om kunden skulle betala på plats).
När du har bekräftat får bokningen statusen Uteblev och betalningen markeras som Obetald. Kunden markeras sedan som kund med obetalda beställningar, vilket hjälper dig identifiera opålitliga kunder. En bokning som är betald i förväg kan inte markeras som utebliven; den visas som Slutförd. Läs mer i "Oanmäld frånvaro (No-shows)".
Avboka från administrationen
Du kan avboka en bekräftad bokning när som helst, även när kunden inte längre kan avboka den online. Öppna bokningen och klicka på Avboka (i tabellen väljer du Avbryt i åtgärdsmenyn). För en väntande bokning heter knappen i stället Avvisa förfrågan. I dialogrutan:
Zenamu visar om en avbokningsavgift gäller enligt dina avbokningsregler. Om det finns flera alternativ väljer du hur du vill avboka, till exempel med full återbetalning.
Du kan lägga till en Anteckning med orsaken till avbokningen.
Om du skriver ett meddelande i E-postmeddelande till kunden får kunden det via e-post. Beroende på dina inställningar för SMS-notiser kan du också se ett fält för ett SMS.
Bokningar i kalendern
Individuella bokningar visas också i Schema bredvid dina gruppklasser. I Individuella bokningar › Bokningar kan du växla mellan vyerna Tabell och Kalender.
Läs mer om betalningsinställningar och avbokningsvillkor i "Individuella bokningar (1:1-bokningar): betalningsmetoder och avbokningsregler".