Zenamu skickar automatiskt e-postnotiser till kunder, behandlare och studioadministratörer i olika faser av en boknings livscykel. I denna artikel hittar du en översikt över alla e-posttyper och när de skickas. Den gäller bara individuella bokningar. För klasser, kurser och evenemang, se Automatiska e-postnotiser i Zenamu.
E-post till kunder
Bokningsbekräftelse
Skickas omedelbart efter att en bokning skapats. Innehåller fullständig besöksinformation — tjänstens namn, datum och tid, behandlarens namn, plats och betalningsuppgifter. Om manuellt godkännande är aktiverat anger mejlet tydligt att bokningen väntar på bekräftelse.
Bokning bekräftad
Skickas när behandlaren eller administratören godkänner en väntande bokning. Kunden informeras om att besöket är bekräftat och får alla relevanta detaljer.
Bokningsförfrågan avslagen
Om en väntande bokning avslås får kunden ett mejl med avslagsinformation. Om administratören angav en anledning visas den i mejlet. En länk för att skapa en ny bokning ingår.
Besökspåminnelse
En automatisk påminnelse som skickas före ett kommande besök. Innehåller en bokningssammanfattning — tjänst, datum, tid, behandlare och plats. Den skickas bara när Bokningspåminnelse för kund är påslagen (se "Vilka e-postnotiser för individuella bokningar kan jag slå på eller av?" nedan).
Avbokning (utan avgift)
Bekräftelse av avbokning när den sker inom den avgiftsfria avbokningsperioden.
Avbokning (med avgift)
Avbokningsmejl som dessutom innehåller avbokningsavgiftens belopp och eventuellt återbetalat belopp.
Avbokad av studion
Om besöket avbokas av studion/behandlaren får kunden ett mejl med avbokningsinformation och valfri anledning.
Betalningsbekräftelse
Efter lyckad betalningsbehandling får kunden en bekräftelse med transaktionsdetaljer.
Notis om ledig tid
Om en kund bevakar en fullbokad tidslucka och den blir ledig (t.ex. en annan kund avbokar) får hen en notis med möjlighet att boka.
E-post till behandlare
Godkännandeförfrågan
När manuellt godkännande är aktiverat får behandlaren ett mejl om den nya bokningsförfrågan med kund- och besöksdetaljer. En länk för snabbt godkännande eller avslag ingår.
Daglig besökssammanfattning
En automatisk daglig sammanfattning som påminner behandlaren om dagens kommande besök. Den skickas bara när Daglig översikt för behandlare är påslagen.
E-post till studion / administrationen
Notis om ny bokning
När Ny bokning är påslagen får behandlaren ett mejl varje gång en kund bokar en tid hos hen. När Kopia till "Administratör" är påslagen får även användare med rollen Administratör meddelandet.
Avbokningsnotis
Om en kund avbokar sin bokning får behandlaren ett mejl med avbokningsdetaljer när Avbokning är påslagen. När Kopia till "Administratör" är påslagen får även användare med rollen Administratör meddelandet.
Anpassat meddelande till kund
Från adminpanelen kan du skicka ett anpassat mejl till en kund gällande hens bokning.
Vilka e-postnotiser för individuella bokningar kan jag slå på eller av?
Gå till Inställningar › Notiser. Följande reglage gäller individuella bokningar:
Under E-postnotiser till instruktörer: Ny bokning och Avbokning (båda med Kopia till "Administratör" i planer där du kan lägga till fler instruktörer) samt Daglig översikt för behandlare.
Under E-postnotiser till kunder: Bokningspåminnelse för kund. Den använder samma tid under Påminn före som Påminnelse om klass på plats: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 12, 24 eller 48 timmar före start.
Ändringen sparas direkt när du slår på eller av ett reglage. Övriga automatiska mejl i den här artikeln skickas alltid och går inte att stänga av. Det gäller till exempel bokningsbekräftelsen och meddelandena till kunder om godkännande, avslag, avbokning och betalning. Notisinställningarna gäller hela studion och påverkar alla tjänster.
Rekommendationer
Håll Bokningspåminnelse för kund påslagen — kunder uppskattar att bli påminda om sin bokning.
Besökspåminnelser minskar avsevärt antalet uteblivanden.
Om du använder manuellt godkännande, svara på förfrågningar så snabbt som möjligt — en väntande kund är en osäker kund.
I den sista artikeln tittar vi på hur hela bokningsprocessen ser ut från kundens perspektiv — "Den offentliga bokningssidan".