Zenamu skickar automatiskt ut mejl till både dig och dina kunder – så slipper du göra det manuellt. Du får bland annat bokningsbekräftelser, notiser vid nya beställningar (som klippkort och kreditpaket), schemaändringar och meddelanden om inställda klasser. I den här artikeln listas de automatiska mejlen, och du ser vilka du kan slå på eller av under Inställningar › Notiser. Kundmeddelanden som visas i ditt publika schema är inte mejl och beskrivs i Kundmeddelanden: hur du skapar, redigerar och visar dem i det publika schemat.

Det här mejlet välkomnar kunder som bokar en klass, kurs eller evenemang för första gången. Det skickas också när du manuellt lägger till en ny kund i systemet.

Omedelbart efter att en kund bokar en klass, kurs eller evenemang får hen ett mejl med detaljer som datum, tid, plats, instruktör och betalningsmetod. Det innehåller också en länk för att hantera bokningen.

Under Inställningar › Notiser, nedanför brytarna för e-postnotiser, hittar du fältet "Eget meddelande i bekräftelsen av den första bokningen". Det du skriver där läggs till i bokningsbekräftelsen.

Det är värt att veta exakt när meddelandet går ut, eftersom det överraskar många studior:

Skickas när instruktören registrerar en kunds bokning som betald.

Om en plats blir ledig på en klass bokas den första kunden på väntelistan automatiskt in och meddelas via mejl. Mejlet skickas alltid — det finns ingen inställning för att stänga av det, och det finns ingen SMS-version av det.

På en fullbokad klass kan kunder (även gäster utan konto) klicka på Meddela mig och lämna sin e-postadress — till exempel om de inte vill ställa sig på väntelistan eller om klassen inte har någon väntelista. När en plats blir ledig (till exempel för att någon avbokar) och ingen står på väntelistan får alla som klickade på Meddela mig det här mejlet samtidigt. Ingenting bokas automatiskt: den som bokar först får platsen. Kunder som inte har bokat ännu får mejlet igen nästa gång en plats blir ledig, och mejlet innehåller en länk för att stänga av notiserna.

Det här mejlet påminner deltagarna om en kommande onlineklass. Det skickas när Påminnelse om onlineklass är påslagen under Inställningar › Notiser, vid den tidpunkt som är vald i Påminn före (som standard 1 timme före klassen). Deltagare vars bokning är betald får åtkomstuppgifterna, till exempel länken till livestreamen (t.ex. Zoom, YouTube), i det här mejlet. Uppdateringar av länken eller onlineuppgifterna utlöser också ett mejl till bokade deltagare.

Det här mejlet informerar alla deltagare om eventuella ändringar av instruktör eller plats för en klass.

Om en klass, ett kurstillfälle eller ett evenemang ställs in meddelas alla deltagare via mejl. Mejlet innehåller ett fast meddelande om inställningen som du inte kan ändra, och under det ditt eget meddelande. Ditt meddelande skriver du när du ställer in, i fältet Extra info till deltagare (e-post) (för ett kurstillfälle eller ett evenemang: Ytterligare information till deltagarna (e-post)). Fältet är förifyllt med en kort ursäkt som du kan redigera.

När en instruktör avbokar en kunds bokning (t.ex. på grund av utebliven betalning eller en sen avbokningsbegäran) skickas det här mejlet. Det innehåller ett fast meddelande om avbokningen som du inte kan ändra. Om du fyller i det valfria fältet Anteckning när du avbokar (t.ex. med orsaken till avbokningen), läggs din anteckning till under det.

Kunder får ett bekräftelsemejl när de själva avbokar en bokning.

Två veckor innan ett klippkort eller ett kreditpaket går ut får kunden ett mejl, förutsatt att det finns oanvända klipp eller krediter kvar. Mejlet visar utgångsdatumet och det aktuella saldot. Om brytaren Ta automatiskt bort oanvända klipp efter att de gått ut (för klippkort) eller Ta automatiskt bort oanvända krediter efter att de gått ut (för kreditpaket) är avstängd, uppmanar mejlet också kunden att förlänga giltigheten genom att köpa ett nytt klippkort eller kreditpaket. Är brytaren påslagen finns uppmaningen inte med.

Skickas direkt efter att ett klippkort eller ett kreditpaket har gått ut. Texten beror på de två brytarna Ta automatiskt bort oanvända klipp efter att de gått ut och Ta automatiskt bort oanvända krediter efter att de gått ut i inställningarna för ditt klippsystem och kreditsystem:

Det här mejlet bekräftar tillägget av klipp eller krediter till en kunds konto. Detta kan ske manuellt i systemadministrationen, särskilt för fysiska köp gjorda i studion.

Efter att en paketbeställning skapats får kunder ett bekräftelsemejl. När betalningen har behandlats och bekräftats skickas ytterligare ett mejl till kunden.

Gå till Inställningar › Notiser. Rutan E-postnotiser till instruktörer har en brytare för vart och ett av de här mejlen:

Instruktören som är tilldelad tillfället får ett mejl när en kund gör en ny bokning (klasser, kurser, evenemang och workshops, individuella bokningar). Beroende på din plan finns det också en extra brytare Kopia till "Administratör" som skickar mejlen även till administratörer.

Instruktören som är tilldelad tillfället får ett mejl när en kund avbokar sin bokning. Beroende på din plan kan Kopia till "Administratör" skicka mejlen även till administratörer.

Instruktören med rollen "Administratör" får ett mejl så snart en kund skapar en beställning av klippkort eller medlemskap. Båda har en egen brytare.

Alla med rollen "Administratör" får ett mejl första gången en ny kund har kontakt med din studio — vid registrering, första bokningen eller första köpet. För kunder som du själv lägger till i studion skickas inget mejl.

Klasspåminnelse för instruktör skickar en påminnelse till den tilldelade instruktören före en klass, ett kurstillfälle eller ett evenemang, med listan över aktuellt registrerade kunder. Du väljer tidpunkten i Påminn före (fördefinierade tider mellan 1 och 15 timmar före start, 2 timmar som standard). Daglig översikt för behandlare skickar en behandlare en daglig översikt över alla dagens bokningar.

När du lägger till en ny instruktör under Inställningar › Instruktörer och samarbeten och anger instruktörens e-post får instruktören det här mejlet. Om hen inte redan har ett Zenamu-konto innehåller mejlet en länk för att ställa in ett lösenord. Sedan kan hen hantera de klasser hen håller åt dig (registrera närvaro, skicka massmeddelanden till deltagarna med mera).

Om en onlineklass saknar en livestreamlänk (t.ex. Zoom, YouTube) en timme innan den börjar, får den tilldelade instruktören detta påminnelsemeddelande.

Påminnelser till kunder ställer du in under Inställningar › Notiser, i rutan E-postnotiser till kunder. Varje påminnelse har en brytare och ett alternativ Påminn före med fördefinierade tider:

Anpassade påminnelseintervall (t.ex. 72 timmar) stöds inte för närvarande — det längsta alternativet är 48 timmar. Om du vill påminna kunder tidigare kan du skicka ett massmeddelande från klassdetaljen.

Studior i Tjeckien och Slovakien ser också rutan SMS-notiser till kunder med Klass avbokad och Påminnelse före tillfället börjar (med en egen inställning Påminn före).

Många studior frågar om systemmejlen bär studions varumärke eller ser ut "från Zenamu". Så här ser de ut i kundens inkorg: