När en kund väl köpt ett löpande medlemskap finns det flera åtgärder som både du och kunden kan ta. Den här artikeln går igenom alla alternativ, när du ska använda dem och vad var och en gör.

Statusar för löpande medlemskap

Ett medlemskap kan ha en av dessa statusar:

Status	Vad det betyder	Aktivt för bokningar?
Aktivt	Medlemskapet löper normalt och betalningar dras	Ja
Pausat	Medlemskapet är tillfälligt fryst och inga betalningar dras	Nej
Väntar på betalning	Kunden håller på att köpa, men har inte slutfört 3D Secure-verifieringen ännu	Nej
Obetalt	Den senaste förnyelsebetalningen misslyckades och kunden är i respitperioden	Nej — kunden förlorar möjligheten att boka så snart den första betalningen misslyckas
Väntar på uppsägning (en extra banner, inte en fristående status)	Kunden eller studion klickade på ”Avbryt vid periodens slut”, men den nuvarande perioden löper fortfarande	Ja (tills perioden tar slut)
Avbokat	Medlemskapet har avslutats för gott	Nej
Väntar på start	Kunden har betalat, men medlemskapet har ett framtida startdatum inställt — det har inte börjat ännu. I den nuvarande versionen händer det här praktiskt taget aldrig med löpande medlemskap (de startar så snart betalningen går igenom); det gäller främst engångsmedlemskap.	Nej
Utgånget	Medlemskapet har nått slutet på sin giltighetstid (en sällsynt status för löpande medlemskap — den gäller oftast engångsmedlemskap)	Nej

Du ser statusen i administrationen för varje kund, och kunden ser den i sin profil.

Viktigt — statusen ”Obetalt” betyder inte att kunden kan boka. Under respitperioden kan en kund med en obetald betalning inte boka tillfällen med det medlemskapet. ”Respitperioden” betyder bara att Stripe fortfarande försöker dra kortet och att Zenamu inte har avbokat medlemskapet för gott. Det betyder inte att kunden kan fortsätta delta under tiden.

Vid sidan av huvudstatusen kan ett medlemskap bära extra etiketter och en informationsbanner. Förutom huvudstatusen (från tabellen ovan) kan ett medlemskap också visa:

En banner ”Schemalagd variantändring” — kunden har bytt till en annan (oftast billigare) variant, och ändringen får effekt i slutet av perioden. Bannern visar vilken variant medlemskapet ändras till och vilket datum, och den innehåller en knapp Avbryt schemalagd ändring.
En etikett ”Väntar på uppsägning” — medlemskapet är schemalagt att sluta i slutet av perioden (det förblir Aktivt tills dess).
En etikett ”Betalning misslyckades” — vi har registrerat en misslyckad debitering för medlemskapet (det här lägger till orsaken bakom statusen Obetalt).

De här etiketterna och bannern är bara till för sammanhang — de ersätter inte huvudstatusen, de lägger bara till den.

Åtgärder kunden kan ta själv

Kunden tar alla dessa åtgärder från sin profil (avsnittet Mina köpta medlemskap).

Viktigt — vad kunden INTE kan göra själv:

Pausa medlemskapet — bara du kan pausa det, från administrationen. Om en kund behöver en paus (semester, sjukdom) måste hen be dig.
Avbryta omedelbart — kunden kan bara Avbryta automatisk förnyelse i slutet av den nuvarande faktureringsperioden. Vill hen avsluta det direkt måste hen be studion.
Få en återbetalning — bara studion kan göra en återbetalning, via Stripe Dashboard.

Avbryt automatisk förnyelse

Kunden klickar på Avbryt automatisk förnyelse. Medlemskapet då:

Förblir aktivt tills slutet av den nuvarande perioden (hen använder upp det hen betalat för).
Slutar automatiskt när perioden tar slut — ingen ytterligare betalning dras.
Visar statusen ”Väntar på uppsägning” under den här tiden.

Kunden kan ångra sitt beslut när som helst med knappen Behåll medlemskapet (se nedan).

Behåll medlemskapet

Om kunden har avbrutit den automatiska förnyelsen och fortfarande är inom den nuvarande perioden kan hen ändra sig:

Hen klickar på Behåll medlemskapet.
Medlemskapet fortsätter som vanligt, och nästa betalning går igenom på det ursprungliga datumet.

Byt variant

Om en grupp har mer än en variant (t.ex. ”Standard” och ”Premium”) kan kunden byta mellan dem. Studion kan också göra detta från administrationen — se den separata artikeln om att byta variant.

Mer finns i Byta variant på ett medlemskap.

Hantera betalningsmetod

Kunden klickar på Hantera betalningsmetod. Det öppnar Stripes kundportal, där hen kan byta kort utan att behöva avsluta sitt nuvarande medlemskap. I kundportalen kan kunden också avsluta medlemskapet. Om hen gör det får Zenamu reda på det inom några sekunder och synkroniserar statusen. Mer finns i Så köper en kund ett löpande medlemskap, avsnittet Stripes kundportal.

När en kunds förnyelsebetalning har misslyckats (statusen Obetalt): Kunden har inte någon knapp för att göra om betalningen manuellt — det har bara studion, i administrationen. Kundens alternativ är att uppdatera sitt betalkort via Hantera betalningsmetod (Stripes kundportal). Stripe gör sedan automatiskt om debiteringen några gånger under respitperioden, vanligtvis med det uppdaterade kortet. Om kunden vill att studion ska försöka med debiteringen direkt måste hen be om det.

Åtgärder studion kan ta

Du tar de här åtgärderna från administrationen, i detaljvyn för kundens medlemskap. I åtgärdspanelen ser du bara de åtgärder som är meningsfulla just då, baserat på medlemskapets status.

Tänk på — vem som kan göra detta: De här åtgärderna (pausa, återuppta, byta variant, göra om betalning, avbryta) är en del av administrationen och styrs av behörigheter — de är vanligtvis reserverade för ägaren, eller en roll med utökad behörighet. Om en viss medarbetare inte ser knapparna i administrationen har hen inte tillräcklig behörighet för det avsnittet och behöver be studions ägare.

Pausa medlemskap

Använd detta när:

En kund ska åka iväg på en längre semester och vill ”frysa” medlemskapet utan att avsluta det.
En kund är skadad eller sjuk och inte vill betala, men vill komma tillbaka.
Du har kommit överens med kunden om att pausa tillfälligt (föräldraledighet och liknande).

Förutsättning: Du kan bara aktivera en paus för ett medlemskap med statusen Aktivt. Du kan inte pausa ett medlemskap som är Pausat, Obetalt, Väntar på betalning, Väntar på start (kunden har betalat men medlemskapet har inte börjat ännu), Väntar på uppsägning, Avbokat eller Utgånget.

Vad som händer:

Betalningar slutar dras (Stripe ogiltigförklarar automatiskt eventuella fakturor som utfärdats under pausen, så ingenting debiteras, och ingenting efterdebiteras efteråt).
Pausen skjuter inte fram nästa förnyelsedatum eller förlänger den betalda perioden — den fyller bara funktionen att stoppa betalningar. När du återupptar det (studion gör detta från administrationen) tas debiteringen upp igen enligt det ursprungliga schemat.
Kunden kan inte boka tillfällen med det här medlemskapet.
Medlemskapet ligger kvar i Stripe som pausat — det avbokas inte.
Kunden ser statusen ”Pausat” i sin profil.

Att pausa en kund som har en schemalagd variantändring: Om en kund hade en schemalagd nedgradering på gång och du pausar hen, avbryter Zenamu först den schemalagda ändringen (och återställer priset till den ursprungliga varianten) och pausar först därefter medlemskapet. När du återupptar efter pausen fortsätter kunden på det ursprungliga priset. Vill hen behålla den schemalagda nedgraderingen måste hen starta den igen efter att pausen återupptagits.

Om ändringen inte kunde avbrytas av tekniska skäl går pausen igenom ändå, men kundens schemalagda status syns fortfarande i administrationen. I så fall, kontrollera det aktuella prenumerationspriset i Stripe Dashboard och stäm av det manuellt vid behov.

Återuppta ett pausat medlemskap

Efter en paus startar du medlemskapet igen. I medlemskapets detaljer, klicka på Återuppta medlemskap (play-ikonen).

Vad som händer:

Betalningar börjar dras igen.
Kunden kan boka igen.
Stripe efterdebiterar inte för den tid medlemskapet var pausat — kunden betalar ingenting från pausen tills den återupptas.

Tänk på — två olika ”återuppta”-åtgärder: Beroende på medlemskapets status ger administrationen dig två olika knappar som återställer ett medlemskap till aktivt:

Återuppta medlemskap — för ett medlemskap med statusen Pausat. Det avbryter pausen, och betalningar börjar dras.
Behåll medlemskapet — för ett medlemskap där kunden har avbrutit den automatiska förnyelsen (”Väntar på uppsägning”). Det avbryter beslutet att avsluta, och medlemskapet fortsätter som vanligt.

Byt variant

Studion kan byta en kund till en annan variant i samma grupp från administrationen — precis som kunden kan göra det själv från sin profil. Adminvyn har en fördel: i listan över varianter ser du även arkiverade och dolda varianter.

Stegen, villkoren och konsekvenserna är desamma som för kundens åtgärd — beskrivna i Byta variant på ett medlemskap.

Rekommendation: Innan du byter en kunds variant från administrationen, kom alltid överens med hen först. Vid byte till en dyrare variant (samma intervall) debiteras kunden direkt bara den proportionella mellanskillnaden för de återstående dagarna i den nuvarande perioden — inte hela det nya priset. Nästa förnyelsedatum ändras inte; först från och med nästa vanliga förnyelse betalar hen det fulla nya priset. Vid byte till en billigare variant skjuts ändringen upp till slutet av den nuvarande perioden (en schemalagd ändring) — kunden använder upp det hen betalat för, och först därefter debiteras det lägre priset. Kunden ska aldrig få reda på någon av dessa åtgärder i efterhand.

Avbryt en schemalagd variantändring

Om kunden (eller studion för hens räkning) bytte till en billigare variant löper ändringen i läget schemalagd till slutet av perioden. I medlemskapets detaljer i administrationen ser du en informationsbanner högst upp med målvarianten och datumet då ändringen får effekt.

Om kunden ångrar bytet (eller ni kommer överens om annat), klicka på Avbryt schemalagd ändring i samma banner. Medlemskapet återgår till den ursprungliga varianten omedelbart. Inget spår lämnas kvar och ingen extra betalning dras.

Tänk på — överlapp med automatisk förnyelse. Om du avbryter den schemalagda ändringen precis före den automatiska förnyelsen (i samma ögonblick) har Zenamu en säkerhetsmekanism som avgör baserat på vad som hände först: antingen tillämpar förnyelsen den nya varianten, eller så lyckas avbrytandet och förnyelsen går igenom med den gamla varianten. Om det andra redan hann ske under tiden meddelar Zenamu dig med ett felmeddelande. Kunden betalar aldrig två gånger.

Försök igen med betalning

Om en kunds förnyelsebetalning har misslyckats (oftast på grund av otillräckliga medel eller ett utgånget kort) kan du klicka på Försök igen med betalning, så försöker Stripe med debiteringen igen.

Det här är meningsfullt när:

Du vet att kunden har uppdaterat sitt kort under tiden.
Kunden har skrivit och sagt att hen nu har pengar på kontot och vill att du ska försöka igen.

Om det inte fungerar, se När en betalning misslyckas.

Avsluta ett medlemskap — vid periodens slut, eller omedelbart

I medlemskapets detaljer hittar du en knapp Avboka medlemskap som en rullgardinsmeny med två alternativ:

Avbryt vid periodens slut — medlemskapet förblir aktivt tills slutet av den betalda perioden och avslutas sedan. Kunden debiteras inte igen men kan fortsätta använda det hen betalat för. (Det här är samma sak som kundens åtgärd ”Avbryt automatisk förnyelse”.)
Avbryt omedelbart — medlemskapet avslutas direkt och kunden förlorar åtkomsten. Fönstret ber dig bekräfta med texten ”Det löpande medlemskapet avbryts omedelbart och kunden förlorar åtkomsten direkt. Ingen proportionell del av det redan betalda medlemskapet återbetalas för den återstående perioden.”

Att avbryta omedelbart återbetalar inga pengar. När du avbryter omedelbart avslutas medlemskapet, men den senaste betalningen som dragits återbetalas inte automatiskt till kunden. Om du vill återbetala pengarna har du två alternativ:

Återbetala via Stripe Dashboard. Öppna kundens senaste betalning i Stripe och klicka på återbetalning. Du väljer beloppet (helt eller delvis).
Avbryt inte omedelbart — vänta till slutet av perioden i stället. Om kunden har betalat för en månad och inte ber om en återbetalning är det enklaste alternativet att använda Avbryt vid periodens slut — kunden använder upp det hen betalat för.

Ett specialfall — respitperioden: Om en betalning misslyckades och Zenamu avbokade medlemskapet automatiskt efter 7 dagar, men Stripe råkade fånga in en betalning under tiden, återbetalar Zenamu pengarna automatiskt via Stripe. Det är en intern säkerhetsmekanism som du inte utlöser själv i den vanliga administrationen.

Att avbryta vid periodens slut för en kund med en schemalagd variantändring: Om en kund hade en schemalagd nedgradering och du eller hen klickar på Avbryt vid periodens slut, avbryter Zenamu först den schemalagda ändringen (och återställer priset till den ursprungliga varianten) och ställer först därefter in uppsägningen till slutet av perioden. Om kunden senare ångrar uppsägningen (klickar på Behåll medlemskapet) fortsätter hen på det ursprungliga priset — inte det hen hade tänkt schemalägga. Vill kunden behålla nedgraderingen måste hen starta den igen efter Behåll medlemskapet (se Byta variant på ett medlemskap).

Om återställningen till det ursprungliga priset inte kunde göras av tekniska skäl ställs uppsägningen vid periodens slut ändå in, men den schemalagda ändringen syns fortfarande i medlemskapets detaljer (bannern försvinner inte) och Zenamu-teamet meddelas automatiskt. För säkerhets skull, kontrollera det aktuella prenumerationspriset i Stripe Dashboard och stäm av det mot den ursprungliga varianten vid behov. Kunden använder sedan upp perioden till det oförändrade priset och medlemskapet avslutas som planerat.

Radera / arkivera en kund

Om du vill arkivera en kund som har ett aktivt löpande medlemskap låter Zenamu dig inte. Försöket att arkivera slutar med ett meddelande i stil med ”Den här kunden har aktiva löpande medlemskap. Säg upp dem från medlemskapets detaljvy först, sedan kan du arkivera kunden.”

Rekommenderade steg:

I detaljvyn för kundens löpande medlemskap, klicka på Avboka medlemskap (omedelbart eller vid periodens slut).
Vänta tills medlemskapet går till statusen Avbokat.
Först då arkiverar du kunden.

Ett extra skyddsnät: Även om det på något sätt skulle hända att Stripe skickade en förnyelse för en kund vars lokala post saknas (t.ex. om uppgifterna redigerats manuellt i databasen, utanför appen), har Zenamu en intern säkerhetsmekanism — den upptäcker en förnyelse för ett medlemskap som inte finns och försöker automatiskt med en återbetalning och avbokning av prenumerationen i Stripe.

Samma regel gäller kundens självbetjäningskonto: Om en kund vill ”Radera konto” själv från sin profil låter Zenamu hen inte göra det så länge hen har ett aktivt löpande medlemskap.

Vad som händer när studion nedgraderar sin plan

Om du nedgraderar din Zenamu-plan från Ultimate pausar Zenamu automatiskt alla aktiva löpande medlemskap.

Mer specifikt:

Kunderna slutar debiteras.
Kunderna kan inte använda medlemskapen för bokningar.
Löpande medlemskap slutar visas i det publika utbudet.
Nya löpande medlemskap kan inte skapas.

Så snart du går tillbaka till Ultimate återupptar Zenamu automatiskt varje medlemskap som pausades automatiskt på grund av planen (den skiljer dem åt med en intern notering på pausposten).

Viktigt undantag: Om studion eller Stripe (t.ex. via kundportalen) pausade något medlemskap manuellt medan planen var nedgraderad, återupptar Zenamu det inte automatiskt när du återgår till Ultimate. Du måste återuppta det manuellt med knappen Återuppta medlemskap i administrationen. Orsaken: vi vill inte åsidosätta en medveten manuell åtgärd från studion eller kunden.

Under en provperiod:

Om din provperiod löper ut sker den automatiska pausen på samma sätt; när du uppgraderar till Ultimate återupptas allt.

Vad du kan se för ett medlemskap, och var

Zenamu har ännu ingen enda dedikerad ”Förnyelsehistorik”-skärm med en fullständig tidslinje över varje händelse upplagd. I medlemskapets detaljer ser du direkt:

Medlemskapets aktuella status (aktivt, obetalt, avbokat och så vidare).
Avsnittet Beställningar — en lista över betalningar med datum, faktureringsperiod, belopp och status. Klicka på en beställning för att öppna kvittot eller fakturan.

För en mer detaljerad händelseföljd (orsaken till att en betalning misslyckades, enskilda debiteringsförsök, pauser, slutdatumet för respitperioden), slå upp den aktuella prenumerationen och fakturorna i Stripe Dashboard.

Det här är praktiskt när du behöver:

Visa en kund när en specifik betalning gick igenom eller misslyckades.
Förstå varför ett medlemskap avbokades automatiskt.

Notismejl

Kunden (och i vissa fall du) får ett mejl när:

Ett medlemskap skapas framgångsrikt — en köpbekräftelse.
En förnyelse lyckas — bekräftelse på att nästa betalning dragits.
En förnyelse närmar sig — vanligtvis cirka 7 dagar i förväg; för korta cykler (dagliga, veckovisa) skickas den här påminnelsen kanske inte.
En betalning misslyckas — en uppmaning att uppdatera kortet.
Medlemskapet pausas — besked om pausen. Mejlet anger bara en orsak vid en automatisk paus (efter en nedgradering av planen); för en manuell paus som studion gör skickas ingen orsak.
Medlemskapet avbokas — besked om avbokningen och hur länge medlemskapet förblir aktivt (eller att det redan är avbokat).

Vanliga problem

”En kund avbröt sin automatiska förnyelse, men hen fick ändå en påminnelse om nästa betalning.” Påminnelsen skickas 7 dagar före den schemalagda förnyelsen. Om kunden avbröt inom de 7 dagarna hade mejlet redan gått ut. I verkligheten kommer nästa betalning inte att dras — du kan lugna kunden med att mejlet bara är informativt.

”En kund betalade ett annat belopp än det jag ställt in för medlemskapet.” Tre saker kan ha hänt:

Kunden använde en rabattkod — rabatten gäller bara den första betalningen; från den andra och framåt debiteras fullt pris.
Kunden bytte nyligen till en dyrare variant (Scenario A — en prishöjning). Stripe debiterade direkt bara den proportionella mellanskillnaden för de återstående dagarna i den nuvarande perioden (inte hela det nya priset); cykeln ändrades inte. Nästa vanliga förnyelse på det ursprungliga datumet går igenom till det fulla nya priset.
Kunden bytte nyligen till en billigare variant (Scenario B — en schemalagd ändring). Fram till slutet av den nuvarande perioden debiteras det gamla högre priset; först nästa förnyelse går igenom till det nya lägre priset. Kunden ser då en banner ”Schemalagd variantändring” i sin profil.