Jakmile si klienti začnou rezervovat individuální termíny, najdete všechny rezervace přehledně na jednom místě. V této sekci se dozvíte, jak rezervace spravovat, jaké mají stavy a jak pracovat s potvrzováním.
Přehled rezervací
Všechny rezervace najdete v Menu → Individuální termíny → Rezervace. Na úvodní stránce vidíte:
Dnešní rezervace — Kolik termínů máte naplánovaných na dnešek.
Nadcházející rezervace — Celkový počet budoucích potvrzených rezervací.
Čekající na potvrzení — Rezervace, které vyžadují vaše schválení (pokud máte zapnuté potvrzování).
Dokončeno tento měsíc — Počet proběhlých termínů v aktuálním měsíci.
Stavy rezervací
Každá rezervace se nachází v jednom z těchto stavů:
Čekající na potvrzení (Pending)
Rezervace byla vytvořena, ale čeká na vaše schválení. Tento stav se používá pouze pokud máte zapnuté potvrzování rezervací (viz níže). Klient je informován, že jeho rezervace čeká na potvrzení.
Potvrzená (Confirmed)
Rezervace je platná a termín je naplánovaný. Pokud nemáte zapnuté potvrzování, rezervace se vytváří rovnou v tomto stavu.
Zrušená (Cancelled)
Rezervace byla zrušena. Systém eviduje, kdo rezervaci zrušil:
Klient — Klient sám zrušil přes veřejnou stránku.
Odborník — Odborník/lektor zrušil rezervaci.
Administrátor — Správce studia zrušil v administraci.
Systém — Automatické zrušení (např. nepotvrzená rezervace po uplynutí termínu).
Nedostavil se (No Show)
Klient se na potvrzený termín nedostavil. Tento stav můžete nastavit ručně po uplynutí termínu.
Potvrzování rezervací
Pokud chcete mít kontrolu nad tím, kdo a kdy k vám přichází, můžete zapnout potvrzování rezervací. Nové rezervace pak nevznikají jako potvrzené, ale jako čekající na vaše schválení.
Jak potvrzování funguje
Klient si vytvoří rezervaci → stav se nastaví na Čekající.
Odborník (nebo administrátor) obdrží e-mailovou notifikaci o nové žádosti.
V administraci otevřete detail rezervace a zvolíte:
Potvrdit — Rezervace se potvrdí, klient obdrží e-mail s potvrzením.
Odmítnout — Rezervace se zamítne, klient obdrží e-mail s odmítnutím a volitelně s důvodem.
Pokud nepotvrzená rezervace není schválena do začátku termínu, systém ji automaticky zruší.
Platba u potvrzovaných rezervací
Pokud je zapnuté potvrzování, platba se zpracovává až po potvrzení rezervace. Klient tedy neplatí v momentě vytvoření žádosti, ale až ve chvíli, kdy ji schválíte.
Označení „Nedostavil se"
Po uplynutí termínu můžete u potvrzené rezervace označit, že se klient nedostavil. Tlačítko Nedostavil se se zobrazí pouze tehdy, když:
Termín už proběhl (aktuální čas je po čase začátku termínu).
Rezervace je ve stavu Potvrzená.
Statistika nedostavení se u klienta se aktualizuje automaticky a pomáhá vám identifikovat problematické klienty. Více najdete v článku „Neomluvené absence".
Zrušení rezervace z administrace
Jako správce můžete zrušit jakoukoli rezervaci přímo z administrace. Při rušení:
Můžete zadat důvod zrušení, který se klientovi zobrazí v e-mailu.
Systém automaticky vyhodnotí, zda se uplatní storno poplatek podle nastavených storno podmínek.
Klient obdrží e-mail o zrušení.
Rezervace v kalendáři
Všechny individuální termíny se automaticky zobrazují v hlavním kalendáři Zenamu vedle skupinových lekcí. Můžete přepínat mezi zobrazením skupinových lekcí a individuálních termínů pomocí přepínače v záhlaví kalendáře.
Více o nastavení plateb a storno podmínek se dočtete v článku „Platby a storno podmínky".