Prohlášení účastníka (souhlas s účastí a převzetím rizik) slouží k tomu, aby klient před rezervací potvrdil důležité informace a digitálně je podepsal (např. zdravotní stav, poučení, odpovědnost). Tento článek ukazuje celý proces od vytvoření prohlášení až po řešení situace, kdy klient aktuální verzi ještě nepodepsal, a také kde najdete odpovědi, které klienti vyplnili. Netýká se vašich obchodních podmínek, které klienti přijímají zaškrtnutím políčka, ani dodatečných otázek v rezervačním formuláři (viz Vlastní formuláře v rezervačním formuláři).
Co je prohlášení účastníka a kdy se používá
Prohlášení účastníka je samostatné prohlášení klienta navázané na rezervaci.
Může být vyžadované při online rezervaci i při rezervaci vytvořené z administrace.
Pokud klient nepodepsal aktuální verzi, může být rezervace blokovaná.
Prohlášení účastníka je dostupné v tarifech Expert a Ultimate a ve zkušební verzi.
Nastavení šablony prohlášení účastníka
Přejděte do Nastavení › Stránka rozvrhu a otevřete záložku Prohlášení účastníka.
Klikněte na Vytvořit prohlášení a vyplňte Název formuláře, Text prohlášení a Formulářová pole (alespoň jedno pole). Pole pro podpis se přidá automaticky.
Přidejte všechna povinná pole, která mají být vyplněna před podpisem.
Přes Zobrazit náhled ověřte, že text i pole dávají smysl z pohledu klienta, a klikněte na Uložit.
Na stejné záložce zapněte Vyžadovat vyplnění klientem. Přepínač je dostupný, jakmile existuje nějaké prohlášení.
Otestujte průchod reálnou rezervací.
Doporučení: Pište prohlášení účastníka stručně a srozumitelně. Dlouhý nebo nejasný text zvyšuje počet nedokončených rezervací.
Verze prohlášení účastníka a proč je důležitý důvod změny
Když upravíte existující prohlášení (Upravit prohlášení), vzniká nová verze. Starší podepsaná prohlášení zůstanou uložená, ale všichni klienti — včetně těch, kteří podepsali starší verzi — musí podepsat aktuální verzi.
Při úpravě vyplňte povinné pole Důvod změny (interní evidence změn).
Významnější změny komunikujte klientům předem.
Po publikaci nové verze zkontrolujte veřejný formulář rezervace.
Podpis prohlášení účastníka při rezervaci
Pokud je prohlášení účastníka aktivní, klient během rezervace potvrdí souhlas a doplní požadovaná data včetně podpisu.
Klient má aktuální podpis
Rezervace pokračuje standardně bez blokace.
Klient nemá aktuální podpis
Systém vyžádá doplnění/podepsání prohlášení účastníka. Dokud není požadavek splněn, dokončení rezervace není možné.
Výjimka v administraci — vytváření rezervace za klienta
Při vytváření rezervace z administrace můžete narazit na stav, kdy klient nemá aktuální prohlášení účastníka. V takovém případě se v rezervačním formuláři zobrazí Klient nepodepsal aktuální prohlášení účastníka. Do pole Důvod výjimky napište důvod a pokračujte kliknutím na Potvrdit výjimku. Dokud důvod nevyplníte, tlačítko zůstane neaktivní.
Kdy výjimku použít
Výjimečné provozní situace (např. telefonická rezervace na poslední chvíli).
Klient už souhlas poskytl jinou cestou a podpis bude doplněn následně.
Kdy výjimku nepoužívat
Jako standardní zkratku místo pravidelného podpisu.
Pokud si nejste jistí právním nebo provozním dopadem.
Důležité: Použití výjimky znamená, že rezervaci vědomě pouštíte bez aktuálního podpisu prohlášení účastníka.
Kde uvidím odpovědi, které klienti v prohlášení vyplnili? Můžu je exportovat?
Podepsané prohlášení účastníka každého klienta, včetně odpovědí na vaše formulářová pole, si můžete zobrazit na dvou místech:
Klienti › sloupec Prohlášení účastníka: klikněte na ikonu oka u klienta, který podepsal aktuální verzi.
Detail klienta › Stav prohlášení účastníka: aktuální podepsané prohlášení a starší verze v části Historie.
Okno Podepsané prohlášení ukazuje odpovědi v části Vyplněné údaje spolu s podpisem. Tlačítkem Stáhnout PDF si toto jedno podepsané prohlášení uložíte. Sloupec i sekce se zobrazují jen tehdy, když je zapnuté Vyžadovat vyplnění klientem.
Odpovědi z prohlášení nejde hromadně filtrovat ani exportovat. Seznam klientů ukazuje jen to, jestli klient podepsal aktuální verzi, a odpovědi z prohlášení neobsahuje ani export klientů (Stáhnout CSV soubor), ani export účastníků lekce. Pokud tedy do prohlášení přidáte políčko pro newsletter, seznam klientů, kteří ho zaškrtli, nezískáte. Pro souhlas s newsletterem použijte vestavěný marketingový souhlas, který filtrovat i exportovat jde (viz Stáhněte si vaše kontakty v Zenamu jako CSV soubor).
Nejčastější problémy a řešení
„Rezervace nejde dokončit"
Zkontrolujte, zda klient podepsal aktuální verzi prohlášení účastníka a zda jsou vyplněna všechna povinná pole.
„Klient podepsal dřív, ale systém chce podpis znovu"
Pravděpodobně byla publikována nová verze šablony. Podpis starší verze se nebere jako podpis aktuální verze.
Související články