Tento článek se týká objednávek vašich klientů v sekci Objednávky v administraci: co dělá která akce u objednávky (Zaznamenat platbu, Poslat upomínku, Označit jako nezaplaceno, Potvrdit vrácení platby, Upravit částku a stažení dokladů), kdy ji použít a jak klientovi vytvořit objednávku ručně. Netýká se měsíčního limitu objednávek vašeho tarifu Zenamu (viz Co se stane, když vyčerpám limit objednávek nebo limit kurzů a akcí svého tarifu?) ani faktur, které vám Zenamu vystavuje za tarif (viz Kde najdu fakturu za rezervační systém?).

Doklady o zaplacení a další doklady jde stáhnout jen tehdy, když je v Nastavení › Platby zapnuté Vystavovat doklady o zaplacení, a nikdy ne v bezplatném tarifu Začínající lektor ani ve starším tarifu Lite. Fakturu místo účtenky lze vystavovat jen v tarifu Expert nebo Ultimate nebo ve zkušební verzi. Zda vystavujete faktury, se nastavuje pro celé studio a nerozhodují o tom údaje klienta: Zenamu je vystavuje, pokud jste plátce DPH, nebo pokud jste firma, která není plátcem DPH, a v nastavení Typ vystavovaného dokladu jste zvolili Faktura. Když vystavujete faktury, musí klienti při online rezervaci nebo nákupu vyplnit fakturační adresu. Fakturační adresa klienta je uvedená na dokladu.

Zobrazují se jen akce, které odpovídají způsobu platby a stavu platby objednávky. Pokud nějaká akce chybí, zkontrolujte nejdřív tyto dva sloupce.

Akci Upravit částku použijte při opravě ceny objednávky (např. individuální dohoda, chyba v ceně). Částku lze změnit jen u objednávek placených na místě nebo převodem. U jiných způsobů platby (například kartou nebo přes PayPal) je volba zašedlá. Po změně vždy zkontrolujte návaznost na doklady a interní poznámky.

Zaznamenat platbu označí objednávku jako zaplacenou, když klient zaplatil na místě nebo převodem. Akce je dostupná u objednávek ve stavu Čeká na zaplacení nebo Nezaplaceno. V okně Zaznamenat platbu zkontrolujte Datum platby (předvyplní se dnešní datum, budoucí datum zadat nejde) a klikněte na Uložit. Objednávky placené kartou a přes PayPal mění stav automaticky, proto se u nich tato akce nenabízí.

U objednávek permanentek a kreditů je v okně Zaznamenat platbu navíc políčko Poslat klientovi potvrzení e-mailem, které je ve výchozím stavu zaškrtnuté. Zaškrtnutí zrušte, pokud zaznamenáváte platbu, která ještě nedorazila, například když klientovi dovolíte používat permanentku už před zaplacením. Vstupy nebo kredity se připíšou i tak, klientovi ale neodejde vůbec žádný e-mail. V části Historie objednávky pak uvidíte záznam, že e-mail odeslán nebyl. Potvrzení nejde poslat dodatečně.

Označit jako nezaplaceno je dostupné jen u objednávek placených na místě nebo převodem, které jsou stále ve stavu Čeká na zaplacení. U „nezaplaceno“ postupujte opatrně, aby stav odpovídal realitě.

Tlačítko Poslat upomínku pošle klientovi e-mail s upomínkou, aby zaplatil konkrétní objednávku převodem. Zenamu k nezaplaceným objednávkám placeným převodem upomínky automaticky neposílá. Místo upomínky nejde poslat ani doklad: doklad o zaplacení vznikne až ve chvíli, kdy platbu zaznamenáte.

V e-mailu klient najde váš vzkaz, objednávku a její částku, vaše bankovní spojení a variabilní symbol (a QR kód k platbě, pokud ho objednávka má) a odkaz na objednávku. Každá upomínka se zaznamená v části Historie objednávky.

Upomínku můžete poslat v každém tarifu, a to u objednávek placených převodem, které jsou ve stavu Čeká na zaplacení. Nenabízí se u objednávek placených na místě, kartou nebo přes PayPal, u objednávek ve stavu Nezaplaceno, u zrušených objednávek ani u rezervací náhradníků. K jedné objednávce můžete poslat upomínku jednou za 24 hodin. Tlačítko je zašedlé, pokud je objednávka starší než 30 dní nebo u klienta chybí e-mailová adresa; důvod se zobrazí, když na tlačítko najedete myší.

U plateb převodem a na místě Zenamu peníze nevrací: vracíte je sami, přes internetové bankovnictví nebo osobně. Když se zruší objednávka zaplacená převodem a je potřeba vrátit peníze, má stav Čeká na vrácení. Jakmile klientovi peníze pošlete zpět, klikněte u objednávky na Potvrdit vrácení platby. Platba na místě se označí jako vrácená hned, jak rezervaci zrušíte vy nebo klient, takže není co potvrzovat. Stav Čeká na vrácení má jen tehdy, když Zenamu automaticky zrušilo lekci nebo akci kvůli nízké obsazenosti, nebo když byla zrušena rezervace pronájmu prostoru. Potvrdit vrácení platby se nabízí jen u objednávek placených převodem nebo na místě, které čekají na vrácení.

Podle stavu objednávky můžete stáhnout doklad o zaplacení (Stáhnout doklad o zaplacení) nebo storno doklad (Stáhnout storno doklad o zaplacení). Nezaplacená objednávka zatím žádný doklad nemá: doklad o zaplacení vznikne až při zaznamenání platby. Doklady lze stahovat ve všech tarifech kromě bezplatného tarifu Začínající lektor a tarifu Lite, a to jen tehdy, když máte v Nastavení › Platby zapnuté Vystavovat doklady o zaplacení. Pokud máte napojené Billingo nebo Számlázz.hu (studia v Maďarsku), tlačítko Stáhnout doklad o zaplacení se nezobrazuje. Doklady, které tyto služby vystaví, najdete v detailu objednávky v sekci Externí doklad. V seznamu objednávek použijte v nabídce pod třemi tečkami (⋯) akci Stáhnout fakturu nebo Stáhnout storno fakturu.

Objednávku s vystaveným externím dokladem nejde upravit: akce Upravit částku, Změnit text dokladu o zaplacení a Změnit sazbu daně jsou zašedlé. Pokud chcete doklad opravit, klikněte v sekci Externí doklad na Stornovat doklad. Billingo nebo Számlázz.hu k němu vystaví storno doklad, který se nahlásí do NAV. Opravený doklad pak vystavte přímo v Billingo nebo Számlázz.hu; objednávka v Zenamu zůstane beze změny. U objednávky zrušené se storno poplatkem zůstává původní doklad v platnosti a Stornovat doklad se nenabízí.

Pokud nedošlo k automatickému spárování, ověřte platbu na svém bankovním účtu, pak otevřete objednávku a klikněte na Zaznamenat platbu.

Peníze vracíte mimo Zenamu (bankou nebo hotově). Poté u objednávky klikněte na Potvrdit vrácení platby, aby byl stav účetně uzavřený.

Použijte Upravit částku (jen u objednávek placených na místě nebo převodem) a případně doplňte interní poznámku, proč ke změně došlo. Pokud už Billingo nebo Számlázz.hu k objednávce vystavilo doklad, Upravit částku není k dispozici: stornujte ho tlačítkem Stornovat doklad v sekci Externí doklad a opravený doklad vystavte přímo v Billingo nebo Számlázz.hu.

Klienta přesunete jednou akcí přímo v detailu lekce: u účastníka klikněte na Přesunout na jiný termín. Platba, cena i doklad zůstávají beze změny a klient dostane e-mail s novým termínem. Podrobnosti, včetně toho, co se děje se zaplacenou a nezaplacenou objednávkou, najdete v článku Jak přesunout klienta na jinou lekci bez storna a vrácení peněz.

Zenamu nemá formulář pro prázdnou objednávku — objednávka vždy vzniká z rezervace nebo z nákupu. Když tedy klient potřebuje objednávku a doklad k lekci, která už proběhla, začněte u rezervace:

Pokud má být cena jiná než standardní, použijte v detailu objednávky Upravit částku.

U permanentek a členství to funguje stejně, jen se vychází odjinud: vystavíte je z detailu klienta (Přidat členství, případně přidáním kreditů nebo vstupů). Cenu si tam nastavíte vlastní, klidně i 0, a objednávka vznikne automaticky.

Potvrdit vrácení platby použijte, když má zrušená objednávka stav Čeká na vrácení a peníze jste klientovi už vrátili. Ostatní objednávky toto tlačítko nemají: když například vy nebo klient zrušíte rezervaci placenou na místě, platba se rovnou označí jako vrácená.

„Nezaplaceno“ slouží k jinému účelu — označuje klienta, který měl závaznou rezervaci s platbou na místě nebo převodem, ale nedostavil se a nezaplatil. Po tomto označení se jméno klienta v systému zobrazí červeně s doplňující informací o nevyřízených závazcích.

Sami to neuděláte. Jakmile je platba potvrzená, v aplikaci už objednávku zpátky na nezaplaceno přepnout nejde — „nezaplaceno“ slouží k označení klienta, který vám dluží, jak je popsáno výše, ne ke zrušení potvrzené platby.

Napište nám do chatu v aplikaci a opravíme to na naší straně.

V akcích objednávky zvolte Stáhnout storno doklad o zaplacení. Pokud volba není dostupná, zkontrolujte stav objednávky.

Storno doklad je k dispozici pouze tehdy, pokud k objednávce existuje doklad o zaplacení.

Ano, může ovlivnit návazné doklady a přehledy. Proto úpravy provádějte jen s jasným důvodem.