Detail rezervace je hlavní pracovní obrazovka pro každodenní provoz v sekci Individuální termíny. Tento návod ukazuje, co v něm najdete, jaké akce použít a v jakém pořadí postupovat. Detail rezervace otevřete v sekci Individuální termíny > Rezervace kliknutím na rezervaci v tabulce (nebo volbou Zobrazit detail v nabídce akcí). Stavy rezervací, ruční potvrzování a rušení podrobněji popisuje článek Individuální termíny: správa rezervací.
Co uvidíte v detailu rezervace
Informace o službě, datu, času a délce.
Stav rezervace: Čeká na potvrzení, Potvrzeno, Proběhlo, Zrušeno nebo Nedostavil se.
Propojenou objednávku a platební informace.
Klienta, odborníka a místo.
Pole Interní poznámka, pokud jste ho vyplnili při vytváření rezervace přes Přidat rezervaci. Interní poznámka patří jen k této jedné rezervaci. Není to totéž co Poznámky v detailu klienta a nekopíruje se tam.
Hlavní akce v detailu
Potvrdit nebo odmítnout čekající rezervaci
U rezervací čekajících na potvrzení klikněte na Potvrdit, pokud termín potvrzujete, nebo na Odmítnout žádost, pokud ho odmítáte. Při odmítnutí můžete vyplnit volitelné pole Důvod odmítnutí a klient o odmítnutí dostane e-mail.
Zrušit rezervaci
Klikněte na Zrušit rezervaci. V dialogu můžete do pole Poznámka uvést důvod a vyplnit pole E-mailová zpráva pro klienta. Systém vyhodnotí storno logiku podle nastavení a platební metody.
Označit jako Nedostavil se
Použijte, když se klient nedostavil. Tlačítko Nedostavil se se zobrazí jen u potvrzené rezervace po čase začátku termínu, a to jen pokud rezervace stále není zaplacená (Čeká na zaplacení). Po potvrzení dostane rezervace stav Nedostavil se, její platba se označí jako Nezaplaceno a klient bude označen jako klient s nezaplacenými objednávkami.
Změnit odborníka nebo místo
U upravitelných rezervací můžete přepnout odborníka nebo místo bez nutnosti vytvářet novou rezervaci. Klikněte na ikonu tužky u položky Odborník nebo Místo konání, vyberte nového odborníka nebo nové místo a klikněte na Uložit. Vybrat lze jen odborníka, který má přiřazenou službu této rezervace a v daném čase nemá jinou rezervaci. Zenamu klienta o změně automaticky informuje e-mailem.
Poslat vlastní zprávu klientovi
Zprávu neposíláte přímo z detailu rezervace. V sekci Individuální termíny > Rezervace otevřete v tabulce nabídku akcí u rezervace a zvolte Odeslat zprávu. Napište text do pole Zpráva, případně v části Odeslat kopii odborníkovi vyberte odborníka a klikněte na Odeslat zprávu. Tato možnost se zobrazí jen tehdy, když má klient vyplněný e-mail.
Tip: Používejte interní důvody a jednotný styl komunikace. Ulehčí to předávky mezi recepcí, odborníkem a správou.
Typické scénáře
Rezervace je stále ve stavu „čeká na potvrzení“ a termín se blíží
Rozhodněte co nejdříve (potvrdit nebo odmítnout), aby klient nečekal bez informace. Pokud čekající rezervaci nepotvrdíte do začátku termínu, Zenamu ji automaticky zruší.
Klient volá, že nedorazí na poslední chvíli
Zrušte rezervaci z administrace, přidejte důvod a ověřte storno výsledek v objednávce.
Odborník onemocněl, potřebuji náhradu
V detailu rezervace změňte odborníka. Zenamu klientovi o změně automaticky pošle e-mail; vlastní zprávu pošlete, jen pokud chcete doplnit další informace.
Zastupující odborník musí mít u sebe přiřazenou danou službu, pro kterou byla rezervace vytvořena, a v daném čase musí být volný.
FAQ
Kdy se zobrazí akce Nedostavil se?
U potvrzených rezervací po čase začátku termínu, pokud rezervace stále není zaplacená.
Proč nemůžu upravit odborníka nebo místo?
Změnit je můžete jen u nadcházejících rezervací, které nejsou zrušené ani označené jako Nedostavil se. Proběhlé termíny měnit nelze. Potřebujete také oprávnění Manažer nebo Správce.
Kdy je vhodné poslat vlastní zprávu?
Při každé změně, která má dopad na klienta (změna času, organizační pokyny). Změna odborníka či místa se klientovi zasílá automaticky.