Tento článek se týká rezervací individuálních termínů (1:1 služeb) v sekci Individuální termíny › Rezervace: jejich stavů, ručního potvrzování rezervací, označení „Nedostavil se" a zrušení rezervace. Neplatí pro skupinové lekce, kurzy ani akce — jejich účastníky spravujete v detailu lekce, kurzu nebo akce.
Ruční potvrzování rezervací existuje jen u individuálních termínů a zapíná se zvlášť pro každého odborníka. Skupinové lekce, kurzy a akce žádné schvalování nemají: klient, který si rezervuje volné místo, ho dostane hned. Pokud chcete u skupinové lekce sami rozhodovat, kdo místo dostane, přečtěte si níže sekci Můžu schvalovat rezervace na skupinovou lekci?
Přehled rezervací
Všechny rezervace individuálních termínů najdete v postranním menu v sekci Individuální termíny › Rezervace. Stránka ukazuje tato čísla:
Dnes — Termíny naplánované na dnešek.
Nadcházející — Budoucí rezervace, které nejsou zrušené.
Čekající na potvrzení — Rezervace, které čekají na vaše rozhodnutí (jen pokud je zapnuté ruční potvrzování rezervací).
Tento měsíc — Termíny v aktuálním měsíci.
Pod nimi můžete přepínat mezi zobrazením Tabulka a Kalendář a přes Přidat rezervaci vytvořit rezervaci sami.
Stavy rezervací
Každá rezervace individuálního termínu má jeden z těchto stavů:
Čeká na potvrzení
Rezervace byla vytvořena, ale čeká na potvrzení. Tento stav se používá jen tehdy, když má odborník zapnuté Ruční potvrzování rezervací (viz níže). Klient vidí, že jeho rezervace čeká na potvrzení od odborníka.
Potvrzeno
Rezervace je platná a termín je naplánovaný. Pokud je ruční potvrzování rezervací vypnuté, rezervace vznikají rovnou v tomto stavu. Rezervace, které sami vytvoříte přes Přidat rezervaci, jsou vždy potvrzené.
Proběhlo
Čas začátku termínu už uplynul a rezervace nebyla zrušena ani označena jako „Nedostavil se".
Zrušeno
Rezervace byla zrušena — klientem, vaším studiem, nebo automaticky systémem Zenamu (například rezervace čekající na potvrzení, kterou nikdo nepotvrdil před začátkem termínu).
Nedostavil se
Klient nepřišel a nezaplatil. Tento stav nastavujete sami po začátku termínu (viz Označení „Nedostavil se").
Ruční potvrzování rezervací
Pokud chcete každý termín potvrdit dřív, než bude závazný, zapněte odborníkovi Ruční potvrzování rezervací. Nové rezervace u tohoto odborníka pak nevznikají jako potvrzené, ale jako čekající na potvrzení.
Jak zapnu ruční potvrzování rezervací?
Přejděte do Individuální termíny › Odborníci.
Na kartě odborníka klikněte na Služby (u nového odborníka na Přidat odborníka).
Zapněte přepínač Ruční potvrzování rezervací.
Klikněte na Uložit. Nastavení platí pro všechny služby tohoto odborníka.
Jak potvrzování funguje
Klient si rezervuje termín → stav je Čeká na potvrzení. Časový slot je pro klienta blokovaný, takže si ho nikdo jiný nemůže rezervovat.
Odborník dostane e-mail o nové žádosti.
V sekci Individuální termíny › Rezervace otevřete rezervaci (Zobrazit detail) a zvolte:
Potvrdit — Rezervace se potvrdí a klient dostane e-mail s potvrzením.
Odmítnout žádost — Rezervace se zruší a klient o tom dostane e-mail. Můžete doplnit Důvod odmítnutí (nepovinné). Klientovi se vrátí celá zaplacená částka.
Pokud rezervaci čekající na potvrzení nikdo nepotvrdí před začátkem termínu, Zenamu ji automaticky zruší a klientovi vrátí celou částku.
Manažeři a správci mohou potvrdit nebo odmítnout jakoukoli rezervaci, odborník jen své vlastní rezervace. Více v článku „Individuální termíny: rezervace čekající na potvrzení — schválení, odmítnutí a automatické zrušení".
Kdy klient platí, když je zapnuté ruční potvrzování?
Ruční potvrzování platbu neodkládá. Klient platí při vytvoření rezervace stejně jako bez potvrzování — například se strhne platba kartou nebo přes PayPal, případně se odečtou kredity nebo vstupy. Při platbě klient vidí, že mu bude vrácena celá částka, pokud odborník rezervaci nepotvrdí do začátku termínu.
Když žádost odmítnete nebo se rezervace zruší automaticky, platby kartou a přes PayPal se vrátí automaticky a kredity nebo vstupy se klientovi připíšou zpět. Platbu bankovním převodem musíte klientovi vrátit sami.
Můžu schvalovat rezervace na skupinovou lekci?
Ne. Skupinové lekce, kurzy a akce ruční potvrzování nemají — tato možnost existuje jen u individuálních termínů. Pokud chcete sami vybírat, kdo dostane místo na skupinové lekci, použijte místo toho jednu z těchto možností:
Lekce zůstane v rozvrhu, ale přihlášky vyřizujete sami: ve formuláři lekce otevřete Pokročilé nastavení pro rezervace a zaškrtněte Nepovolit klientům vytvořit si rezervaci. Lekce zůstane ve vašem veřejném rozvrhu, ale nikdo si ji nebude moci rezervovat online. Do popisu napište, jak mají klienti o místo požádat (e-mailem, telefonem), a přijaté klienty přidejte v detailu lekce přes Přidat účastníka.
Lekci úplně skryjete: v Pokročilé nastavení pro rezervace zaškrtněte Lekce není viditelná veřejně. Lekce se ve veřejném rozvrhu nezobrazí a klienty do ní můžete přidat jen vy přes Přidat účastníka.
U kurzů se tytéž možnosti jmenují Nepovolit klientům vytvořit si rezervaci a Kurz není viditelný veřejně.
Označení „Nedostavil se"
Tlačítko Nedostavil se se v detailu rezervace zobrazí jen tehdy, když platí všechny tyto podmínky:
Rezervace je ve stavu Potvrzeno.
Čas začátku termínu už uplynul.
Rezervace ještě není zaplacená — její platba je stále ve stavu Čeká na zaplacení (například klient měl platit na místě).
Po potvrzení dostane rezervace stav Nedostavil se a její platba se označí jako Nezaplaceno. Klient se pak zobrazuje jako neplatič s nezaplacenými objednávkami, což vám pomáhá odhalit problematické klienty. Rezervaci zaplacenou předem nelze označit jako „Nedostavil se"; zobrazí se jako Proběhlo. Více najdete v článku „Neomluvené absence".
Zrušení rezervace z administrace
Potvrzenou rezervaci můžete zrušit kdykoli, i když už ji klient sám online zrušit nemůže. Otevřete rezervaci a klikněte na Zrušit rezervaci (v tabulce zvolte v nabídce akcí Zrušit). U rezervace čekající na potvrzení je místo toho tlačítko Odmítnout žádost. V dialogu:
Zenamu ukáže, jestli se podle vašich pravidel rušení rezervací uplatní storno poplatek. Pokud je na výběr více možností, zvolte, jak rezervaci zrušit, například s vrácením celé částky.
Do pole Poznámka můžete napsat důvod zrušení.
Pokud napíšete text do pole E-mailová zpráva pro klienta, klient ho dostane e-mailem. Podle nastavení SMS notifikací můžete vidět i pole pro SMS.
Rezervace v kalendáři
Individuální termíny se zobrazují také v sekci Rozvrh lekcí vedle vašich skupinových lekcí. V sekci Individuální termíny › Rezervace můžete přepínat mezi zobrazením Tabulka a Kalendář.
Více o nastavení plateb a storno podmínek se dočtete v článku „Individuální termíny (1:1 termíny): platební metody a pravidla rušení rezervací".