Fakturační údaje klientů jsou adresní údaje, které systém potřebuje pro vystavení dokladu o zaplacení (účtenky nebo faktury). Tento článek popisuje, kdy a jak se fakturační údaje vyžadují, kde je klienti vyplňují a jak s nimi pracujete v administraci.
Kdy systém vyžaduje fakturační údaje od klientů?
Fakturační údaje se od klientů vyžadují pouze za těchto podmínek:
Máte zapnuté Vystavovat doklady o zaplacení (v Nastavení > Platby).
A zároveň platí alespoň jedno z:
Jste plátce DPH — systém automaticky vystavuje faktury a fakturační adresa klienta je na nich povinná.
Jste firma s IČO (neplátce DPH) a v nastavení jste si zvolili typ dokladu Faktura místo Účtenky.
Tip: Jestli si nejste jistí, jaký typ dokladu máte nastavený, podívejte se do Nastavení > Platby > Doklady o zaplacení. Více v článku Účtenka vs faktura.
Kdy se fakturační údaje nevyžadují?
Systém fakturační údaje od klientů nepožaduje v těchto případech:
Nemáte zapnuté vystavování dokladů o zaplacení.
Nejste plátce DPH a vystavujete pouze účtenky (zjednodušený doklad — fakturační adresa klienta na něm není).
Klient platí kredity, permanentkou (vstupy) nebo náhradou — při těchto typech platby se doklad nevystavuje.
Cenová varianta je zdarma (0 Kč).
Jak klient vyplní fakturační údaje
Pokud Vaše studio vyžaduje fakturační údaje, klient je vyplní přímo při nákupu nebo rezervaci. Formulář s adresou (ulice, město, PSČ, země) se zobrazí jako součást objednávkového procesu — klient ho tedy nemůže přeskočit.
Pokud klient zadá e-mailovou adresu, která už v systému existuje, jeho dříve vyplněné údaje se automaticky předvyplní. Nemusí je tedy zadávat znovu.
Osobní profil — Fakturační údaje
Klient si může svou fakturační adresu kdykoli zobrazit a upravit v sekci Osobní údaje > Fakturační údaje. Pokud fakturační údaje ještě nevyplnil, uvidí informaci, že některá studia je mohou vyžadovat pro vystavení dokladu o platbě.
Fakturační adresa je uložená na úrovni uživatelského účtu — sdílí se tedy napříč všemi studii, kde je klient registrovaný.
Co dělat v administraci, když klient nemá fakturační údaje
Pokud jako admin přidáváte klientovi kredity, permanentku nebo členství a klient nemá vyplněnou fakturační adresu, zobrazí se Vám varování. Formulář je v tu chvíli zablokovaný a nelze ho odeslat.
Máte dvě možnosti:
Doplnit fakturační adresu klientovi — přejděte do detailu klienta a vyplňte ji tam.
Pokračovat bez adresy — klikněte na tlačítko „Rozumím, pokračovat bez adresy". Formulář se odblokuje a objednávku můžete dokončit. Doklad bude vystaven bez údajů klienta. Adresu lze doplnit později v detailu klienta nebo přímo v detailu objednávky.
Při vytváření rezervace (lekce, kurz, akce, konzultace) se varování zobrazí až ve chvíli, kdy server zjistí, že fakturační adresa chybí. I v tomto případě můžete použít tlačítko pro pokračování bez adresy.
Maďarsko: U maďarských studií s povinností vystavovat számla (fakturu) se tlačítko pro pokračování bez adresy nezobrazuje. Maďarský zákon vyžaduje skutečnou fakturační adresu klienta na každém dokladu.
Fakturační údaje na objednávkách
Při vytvoření objednávky systém automaticky uloží kopii fakturačních údajů klienta přímo k objednávce. Pokud klient později svou adresu změní, starší objednávky si zachovají původní údaje — doklad tedy vždy odpovídá stavu v době nákupu.
Fakturační adresa v detailu objednávky
V detailu každé objednávky najdete sekci Fakturační adresa. Může nastat jeden ze tří stavů:
Údaje jsou vyplněné — zobrazí se adresa, kterou klient měl v době objednávky. Kliknutím na „Upravit" můžete adresu změnit, ale změna se projeví pouze na této objednávce.
Údaje chybí — zobrazí se text „U objednávky nejsou fakturační údaje klienta." s možností je doplnit. V tomto případě se údaje uloží jak k objednávce, tak do profilu klienta.
Spolupráce (sdílené akce)
Pokud sdílíte akci s jiným studiem, fakturační nastavení se vždy řídí podle zdrojového studia (toho, které akci vytvořilo). Klient, který se přihlašuje přes partnerské studio, uvidí fakturační formulář podle nastavení zdrojového studia. Doklady jsou tak vystaveny správně bez ohledu na to, odkud se klient registroval.
Často kladené otázky
Kde klient najde svou fakturační adresu?
V sekci Osobní údaje > Fakturační údaje po přihlášení do svého účtu.
Když klient změní adresu, změní se i na starších objednávkách?
Ne. Starší objednávky si zachovají původní fakturační údaje. Nová adresa se použije až pro budoucí objednávky.
Klient je registrovaný ve více studiích — musí adresu vyplňovat pokaždé?
Ne. Fakturační adresa je uložená na úrovni uživatelského účtu a sdílí se napříč všemi studii.
Proč se při platbě kredity nebo permanentkou fakturační údaje nevyžadují?
Při platbě kredity, permanentkou (vstupy) nebo náhradou se nevystavuje nový doklad o zaplacení — doklad byl vystaven už při samotném nákupu kreditů nebo permanentky.
Mohu jako admin vždy pokračovat bez fakturační adresy?
Ano, s výjimkou maďarských studií. Tlačítko „Rozumím, pokračovat bez adresy" Vám umožní objednávku dokončit. Adresu můžete doplnit kdykoli později.
Mohu upravit fakturační adresu na existující objednávce?
Ano. V detailu objednávky klikněte na „Upravit" u sekce Fakturační adresa. Změna se uloží pouze k dané objednávce.
Související články