Zenamu sparer dig tid ved automatisk at sende e-mails til både dig og dine kunder. Disse inkluderer bookingbekræftelser, notifikationer om nye klippekortordrer, skemaændringer og holdaflysninger — alt uden nogen indsats fra din side. Denne artikel gennemgår de automatiske e-mails og viser, hvilke af dem du kan slå til eller fra under Indstillinger › Notifikationer. Kundemeddelelser, der vises på din offentlige holdplan, er ikke e-mails og er beskrevet i Kundemeddelelser: sådan opretter, redigerer og viser du dem på den offentlige holdplan.

Denne e-mail byder kunder velkommen, som booker et hold, kursus eller workshop for første gang. Den sendes også, når du manuelt tilføjer en ny kunde i administrationspanelet under kundelisten.

Sendes umiddelbart efter en kunde booker et hold, kursus eller workshop. Den indeholder detaljer som dato, tidspunkt, sted, instruktør og betalingsmetode samt et link til at administrere bookingen.

I Indstillinger › Notifikationer finder du under kontakterne til e-mail-notifikationerne feltet "Egen besked til bekræftelses-e-mail ved første booking". Det, du skriver der, føjes til bookingbekræftelsen.

Det er værd at vide præcis, hvornår beskeden sendes, for den overrasker mange studier:

Sendes, når instruktøren registrerer en kundes booking som betalt.

Når en plads bliver ledig på et hold, bookes den første kunde på ventelisten automatisk ind og får besked med denne e-mail. E-mailen sendes altid — den kan ikke slås fra, og der findes ingen SMS-version af den.

På et fuldt booket hold kan kunder (også gæster uden konto) klikke på Giv mig besked og angive deres e-mailadresse, f.eks. hvis de ikke vil på ventelisten, eller holdet ikke har nogen venteliste. Når en plads bliver ledig (f.eks. fordi nogen aflyser), og ingen står på ventelisten, får alle, der har klikket på Giv mig besked, denne e-mail på samme tid. Der bookes ikke noget automatisk: Den, der booker først, får pladsen. Kunder, der endnu ikke har booket, får e-mailen igen, næste gang en plads bliver ledig, og e-mailen indeholder et link til at stoppe disse beskeder.

Denne e-mail minder deltagerne om et kommende onlinehold. Den sendes, når Holdpåmindelse (online) er slået til under Indstillinger › Notifikationer, på det tidspunkt, der er valgt i Påmind inden (som standard 1 time før holdet). Deltagere med en betalt booking får adgangsoplysningerne i denne e-mail, f.eks. linket til livestreamen (Zoom, YouTube). Opdateringer af linket eller onlineoplysningerne udløser også en e-mail til de bookede deltagere.

Sendes til alle tilmeldte deltagere, når instruktøren eller stedet for et hold ændres.

Sendes til alle tilmeldte deltagere, når et hold, en kursuslektion eller en workshop aflyses. E-mailen indeholder en standardbesked om aflysningen, som du ikke kan ændre, efterfulgt af din egen besked. Den skriver du, når du aflyser, i feltet Yderligere info til deltagere (e-mail) (for en kursuslektion eller en begivenhed: Yderligere information til deltagere (e-mail)). Feltet er udfyldt på forhånd med en kort undskyldning, som du kan redigere.

Sendes, når en instruktør aflyser en kundes booking (f.eks. pga. manglende betaling eller en telefonisk anmodning efter aflysningsdeadlinen). E-mailen indeholder en standardbesked om aflysningen, som du ikke kan ændre. Hvis du udfylder det valgfrie felt Note, når du aflyser (f.eks. med årsagen til aflysningen), tilføjes din note under den.

En bekræftelses-e-mail sendes, når en kunde aflyser sin egen booking.

Sendes to uger før et klippekort eller en kreditpakke udløber, men kun hvis kunden stadig har ubrugte klip eller kreditter. E-mailen viser udløbsdatoen og den nuværende saldo. Hvis kontakten Fjern automatisk ubrugte klip, når de udløber (for klippekort) eller Fjern automatisk ubrugte kreditter, når de udløber (for kreditpakker) er slået fra, opfordrer e-mailen også kunden til at forlænge gyldigheden ved at købe et nyt klippekort eller en ny kreditpakke. Er kontakten slået til, udelades opfordringen.

Sendes lige efter, at et klippekort eller en kreditpakke er udløbet. Indholdet afhænger af to kontakter i dine indstillinger for klippekort og kreditter, Fjern automatisk ubrugte klip, når de udløber og Fjern automatisk ubrugte kreditter, når de udløber:

Bekræfter, at kreditter eller klip er tilføjet til en kundes konto. Dette sker, når du manuelt tilføjer dem i administrationspanelet under kundens detaljer (f.eks. når en kunde kommer ind med kontanter for at købe et klippekort).

Sendes umiddelbart efter en kunde opretter en klippekortordre. Når betalingen er bekræftet, lader en anden e-mail kunden vide, at ordren er markeret som betalt.

Gå til Indstillinger › Notifikationer. Boksen E-mail-notifikationer til instruktører har en kontakt til hver af disse e-mails:

Den tildelte instruktør får en e-mail, når en kunde opretter en ny booking (hold, kurser, begivenheder og workshops, individuelle bookinger). Afhængigt af din plan er der også en ekstra kontakt, Kopi til "Administrator", som også sender disse e-mails til administratorer.

Den tildelte instruktør får en e-mail, når en kunde aflyser sin booking. Afhængigt af din plan kan Kopi til "Administrator" også sende disse e-mails til administratorer.

Instruktøren med rollen „Administrator“ får en e-mail, så snart en kunde opretter en klippekortordre eller en medlemskabsordre. Hver af dem har sin egen kontakt.

Alle med rollen „Administrator“ får en e-mail, første gang en ny kunde er i kontakt med dit studie — ved registrering, første booking eller første køb. Kunder, du selv tilføjer til studiet, udløser ikke e-mailen.

Holdpåmindelse til instruktør sender den tildelte instruktør en påmindelse før et hold, en kursuslektion eller en begivenhed med listen over aktuelt tilmeldte kunder. Du vælger tidspunktet i Påmind inden (faste tidspunkter mellem 1 og 15 timer før start; som standard 2 timer). Daglig oversigt til behandleren sender en behandler en daglig oversigt over alle dagens individuelle bookinger.

Sendes til en instruktør, når du tilføjer dem under Indstillinger › Instruktører og samarbejder og indtaster deres e-mail. Hvis de endnu ikke har en Zenamu-konto, indeholder e-mailen et link til at oprette en adgangskode og få adgang til at administrere de hold, de underviser for dig (registrere fremmøde, sende massebeskeder til deltagere osv.).

Sendes en time før et onlinehold til den tildelte instruktør — men kun hvis holdet stadig mangler et livestreamlink (f.eks. Zoom, YouTube).

Påmindelser til kunder indstiller du under Indstillinger › Notifikationer i boksen E-mail-notifikationer til kunder. Hver påmindelse har en kontakt og en indstilling Påmind inden med faste tidspunkter:

Brugerdefinerede påmindelsesintervaller (f.eks. 72 timer) understøttes i øjeblikket ikke — den længste mulighed er 48 timer. Hvis du har brug for at minde kunder om det længere tid i forvejen, overvej at sende en manuel massebesked fra holdets detaljer.

Studier i Tjekkiet og Slovakiet ser også boksen SMS-notifikationer til kunder med Hold aflyst og Påmindelse før holdstart (med sin egen indstilling Påmind inden).

Mange studier spørger, om systemets e-mails bærer studiets brand eller ser ud til at være "fra Zenamu". Sådan ser de præcis ud i din kundes indbakke: