Adgangsinstruktioner er en privat besked, som du knytter til et hold, en kursuslektion, en begivenhed eller en holdskabelon. Kun kunder med en booking får den, og kun på e-mail. Brug den til dørkoden, til at fortælle, hvor nøgleboksen hænger, eller til at forklare, hvordan man finder indgangen.
Instruktionerne vises aldrig på den offentlige holdplan, i bookingpluginnet eller nogen steder i den app, dine kunder bruger. E-mail er den eneste kanal.
Sådan sender du dørkoden til dine kunder
Åbn holdet, kursuslektionen eller begivenheden, og klik på Ret hold, Rediger kursus eller Rediger.
Under Lokation klikker du på + Tilføj adgangsinstruktioner.
Skriv beskeden, for eksempel: Dørkode: 4529#. Indgang fra gården, ring på klokken til højre.
Beslut, om Vis instruktionerne først efter betaling skal forblive markeret. Feltet er markeret som standard.
Gem. Kunder, der allerede har en booking, får instruktionerne på e-mail med det samme, og alle, der booker senere, får dem også. Er feltet ovenfor markeret, får ubetalte bookinger dem først, når de er betalt.
Du kan skrive op til 2000 tegn. Vil du fjerne beskeden, åbner du det samme afsnit og klikker på Fjern.
Hvilke e-mails koden følger med i
Bookingbekræftelsen for et hold, et kursus eller en begivenhed
Betalingsbekræftelsen, når bookingen er betalt
Påmindelsen før holdet eller begivenheden
Den e-mail, der sendes, når en plads bliver ledig, og kunden får pladsen fra ventelisten
En opdaterings-e-mail, hver gang du ændrer teksten
I e-mailen står teksten i en fremhævet boks med overskriften Adgangsinstruktioner.
Vis instruktionerne først efter betaling
Når feltet er markeret, er det kun kunder med en betalt booking, der får koden. En kunde, der endnu ikke har betalt, ser i stedet denne linje: Vi sender adgangsinstruktionerne på e-mail, så snart din betaling er bekræftet.
Koden sendes derefter automatisk:
Kort eller PayPal — i betalingsbekræftelsen, lige efter at betalingen er gået igennem.
Bankoverførsel — i betalingsbekræftelsen, så snart bookingen er betalt.
Kontant på stedet — som en separat e-mail i det øjeblik, du markerer ordren som betalt.
Gratis hold, medlemskaber, klippekort og kreditter — med det samme, fordi sådan en booking regnes som betalt.
Betaler kunderne på stedet? Så bekræfter du som regel først betalingen, når kunden ankommer, og så når koden ikke frem i tide. Hvis kunderne betaler, når de møder op, skal du fjerne markeringen, så de får koden allerede i bookingbekræftelsen.
Hvad der sker, når du skifter kode
Kunder med en booking får en e-mail med emnet Opdaterede instruktioner til din booking og den nye tekst. Vises instruktionerne først efter betaling, er det kun kunder, der har betalt, der får den. Hver kunde får kun én e-mail, også når ændringen gælder flere af kundens lektioner — så står der i e-mailen, hvor mange lektioner det drejer sig om. Instruktørerne på holdets team får også besked.
Sletter du teksten, sendes der ingen e-mail. Kunder på ventelisten og kunder, der har aflyst deres booking, får ikke besked. Fjerner du senere markeringen i feltet om betaling, får kunder, der endnu ikke har betalt, også e-mailen.
Én kode til hele kurset eller en særskilt kode til hver lektion
Kurser kan begge dele, og det er præcis det, du har brug for, når koden skifter:
Når du opretter et kursus, bliver den tekst, du skriver, forudfyldt på alle lektioner. Hver lektion har sit eget felt på lektionslisten, så du kan ændre enkelte, inden du gemmer.
Redigerer du én lektion, ændres kun den lektion. Feltet ligger i panelet Jeg vil redigere denne specifikke lektion.
Redigerer du hele kurset, overskrives alle kommende lektioner. Feltet ligger i panelet Jeg vil redigere hele kurset og står tomt, indtil du udfylder det — der sker altså ikke noget, bare fordi du åbner panelet.
Tilføjer du en lektion til et kursus, der er i gang, bliver koden forudfyldt fra en eksisterende lektion. Tjek den, inden du gemmer, og ændr den om nødvendigt.
Når du vil bruge den samme kode igen
Læg instruktionerne ind i en holdskabelon, så får alle hold, du opretter ud fra skabelonen, den samme tekst. Duplikerer du en begivenhed med Brug som skabelon, følger instruktionerne også med.
Slå påmindelsen til, hvis du ofte skifter kode
En bookingbekræftelse kan gå ud flere uger i forvejen, så den hjælper ikke meget, når koden skifter. Påmindelsen sendes før holdet på det tidspunkt, du har valgt i notifikationsindstillingerne, og indeholder den aktuelle kode.
Påmindelser om hold med fremmøde er slået fra som standard. Slå Holdpåmindelse (fremmøde) til under Indstillinger → Notifikationer.
Venteliste og aflyste bookinger
Kunder på ventelisten får ikke koden, fordi de endnu ikke har en plads. De får den, når en plads bliver ledig, og de rykkes ind på holdet.
En kunde, der aflyser sin booking, beholder den kode, der allerede er sendt. Betyder det noget for dig, så skift koden til næste lektion.
E-mail er ikke en sikker kanal. Overvej selv, hvad du skriver i beskeden, og skift dørkoderne regelmæssigt, hvis dine lokaler kræver det.
En kunde siger, at koden ikke er kommet frem
Tjek, at bookingen er aktiv. Bookinger på ventelisten og aflyste bookinger får ikke koden.
Se efter, om Vis instruktionerne først efter betaling er markeret, og om bookingen er betalt. En ubetalt booking får først koden, når den er betalt.
Tjek, at instruktionerne er udfyldt på netop den lektion. På et kursus kan hver lektion have sin egen kode.
Forventer kunden at få koden kort før holdet, så tjek, at Holdpåmindelse (fremmøde) er slået til under Indstillinger → Notifikationer. Kunder, der booker, efter at påmindelsen er sendt, får ingen påmindelse.
Bed kunden om at tjekke sin spammappe, og send derefter koden igen ved at ændre teksten eller via Massebesked.