Tilgængelighed bestemmer, hvornår kunder kan booke en aftale hos en bestemt behandler. Uden konfigureret tilgængelighed vil der ikke blive vist ledige tider på den offentlige side. Zenamu tilbyder to typer tilgængelighed — regelmæssig (ugentlig) og uregelmæssig (for bestemte datoer). Du kan også blokere dage, hvor behandleren ikke er tilgængelig.
Regelmæssig (ugentlig) tilgængelighed
Regelmæssig tilgængelighed definerer tilbagevendende tidsrum for hver ugedag. Du opsætter det én gang, og det gentages automatisk hver uge.
Sådan opsætter du regelmæssig tilgængelighed
Gå til Menu › Individuelle bookinger › Behandlere.
For den valgte behandler klikker du på Indstil tilgængelighed (eller Administrer tilgængelighed, hvis behandleren allerede har tilgængelighed). Fanen Fast tilgængelighed åbnes.
For hver ugedag (mandag–søndag) klikker du på Tilføj tidsinterval og indstiller det tidsrum, hvor behandleren er tilgængelig. Vil du bruge de samme tider alle dage, så klik på Kopiér til alle dage.
Klik på Gem.
Eksempel
En behandler arbejder om mandagen og onsdagen fra 9:00 til 12:00 og fra 14:00 til 18:00. Du indstiller to tidsblokke for mandag og to for onsdag. Dage, hvor behandleren ikke arbejder, efterlades tomme.
Lige og ulige uger
Som standard gælder den regelmæssige tilgængelighed hver uge. Hvis en behandler har et forskelligt skema i lige og ulige uger, så sæt flueben ved Aktivér skema for lige/ulige uger på fanen Fast tilgængelighed, og indstil tiderne på to separate faner:
Ulige uger — Tilgængelighed gælder kun i ulige ugenumre.
Lige uger — Tilgængelighed gælder kun i lige ugenumre.
Denne funktion er nyttig for behandlere, der skifter skemaer eller arbejder i to-ugers cyklusser.
Uregelmæssig (engangs-) tilgængelighed
Uregelmæssig tilgængelighed er til ekstraordinære eller engangstider, der ikke følger det faste ugentlige skema.
Hvornår bruge uregelmæssig tilgængelighed?
En behandler tilbyder ekstra sessioner i en weekend.
Du vil tilføje tilgængelighed for en bestemt dato (f.eks. en helligdag, en særlig begivenhed).
En behandler arbejder uregelmæssigt og har ikke et fast ugentligt skema.
Sådan opsætter du uregelmæssig tilgængelighed
I behandlerens tilgængelighedsindstillinger går du til fanen Uregelmæssige tidsintervaller.
Klik på Tilføj uregelmæssigt tidsinterval, og vælg Dato.
Indstil tidsrummet for den dag. Vil du tilføje endnu et tidsrum samme dag, så klik på Tilføj endnu et tidsinterval.
Klik på Gem.
Uregelmæssig tilgængelighed tilsidesætter fuldstændig den regelmæssige tilgængelighed for den dag — kunder vil kun se de tider, der er defineret her.
Hvordan blokerer jeg dage, hvor en behandler ikke er tilgængelig?
Til fridage, f.eks. en ferie, bruger du fanen Utilgængelige tider:
I behandlerens tilgængelighedsindstillinger går du til fanen Utilgængelige tider.
Klik på Tilføj utilgængelighed, og vælg en eller flere dage under Dato.
Klik på Gem.
Kunderne kan ikke booke aftaler hos denne behandler på de dage. Du kan ikke vælge en dag, der allerede har et uregelmæssigt tidsinterval eller en aktiv booking.
Sådan vises tider for kunder
Systemet opdeler automatisk dine tilgængelighedstidsblokke i specifikke bookbare tider baseret på den valgte ydelses varighed og de konfigurerede buffere:
Kunden vælger en ydelse (f.eks. 60 minutter) og en behandler.
Systemet tager behandlerens tilgængelige tidsblokke.
Fra starten af hver blok opretter det en tid for hver „ydelsens varighed + buffertid før + buffertid efter“ minutter. En tid oprettes kun, hvis selve aftalen slutter inden for blokken.
Tider, der overlapper behandlerens eksisterende bookinger (inklusive buffere), kan ikke bookes; kunderne ser dem under Bookede tider. Tider, der starter tidligere, end ydelsens Minimumsvarsel tillader, vises ikke.
Det viser de resterende ledige tider.
Eksempel
9:00–12:00, ydelsens varighed 60 minutter, buffertid efter 15 minutter → kunden vil se tider kl. 9:00 og 10:15. En tid kl. 11:30 tilbydes ikke, fordi aftalen ville slutte kl. 12:30, efter at blokken slutter kl. 12:00.
Anbefalinger
Opsæt regelmæssig tilgængelighed for behandlerens faste arbejdsskema. Konfigurér én gang, og det fungerer automatisk.
Brug uregelmæssig tilgængelighed til undtagelser og særlige lejligheder.
Husk buffertider — Hvis du har brug for tid mellem kunder, indstil buffertider på ydelsen, så tider ikke overlapper.
Bookingvinduet på ydelsesniveau begrænser, hvor langt frem kunder kan se ledige tider.
Hvad skal der ellers til, før kunderne kan booke?
Tilgængelighed alene er ikke nok. Kunderne kan kun booke en aftale, når ydelsen er aktiv, en behandler er tildelt den, behandleren har tilgængelighed, og din offentlige side viser aftaler.
For at vise aftaler på din offentlige side går du til Indstillinger › Skemaside, åbner fanen Offentligt skema og vælger Aftaler eller Begge under Hvad skal vises på din offentlige side. Hvis Holdtræning er valgt, kan kunderne ikke se dine ydelser. Læs mere i Individuelle bookinger på den offentlige bookingside: sådan viser du dem, og sådan booker kunderne.
Læs mere om håndtering af bookinger i „Individuelle bookinger: håndtering af bookinger“.