Når klienter begynder at booke aftaler, finder du alle bookinger samlet ét sted. I denne artikel lærer du, hvordan du håndterer bookinger, hvilke statusser de har, og hvordan godkendelsesprocessen fungerer.
Bookingoversigt
Alle bookinger kan findes i Menu → Aftaler → Bookinger. Oversigtssiden viser:
Dagens bookinger — Hvor mange aftaler er planlagt i dag.
Kommende bookinger — Samlet antal fremtidige bekræftede bookinger.
Afventende — Bookinger, der afventer din godkendelse (hvis manuel godkendelse er aktiveret).
Gennemført denne måned — Antal afholdte aftaler i den aktuelle måned.
Bookingstatusser
Hver booking er i en af disse statusser:
Afventende
Bookingen er oprettet, men afventer din godkendelse. Denne status bruges kun, når manuel godkendelse er aktiveret (se nedenfor). Klienten informeres om, at deres booking afventer bekræftelse.
Bekræftet
Bookingen er gyldig, og aftalen er planlagt. Hvis manuel godkendelse ikke er aktiveret, oprettes bookinger direkte i denne status.
Annulleret
Bookingen er annulleret. Systemet registrerer, hvem der annullerede:
Klient — Klienten annullerede via den offentlige side.
Specialist — Specialisten/instruktøren annullerede bookingen.
Administrator — Studiets administrator annullerede fra administrationspanelet.
System — Automatisk annullering (f.eks. en ubekræftet booking efter aftaletidspunktet er passeret).
Udeblivelse
Klienten mødte ikke op til en bekræftet aftale. Du kan indstille denne status manuelt, efter aftaletidspunktet er passeret.
Manuel godkendelse af bookinger
Hvis du ønsker kontrol over, hvem der kommer og hvornår, kan du aktivere manuel godkendelse. Nye bookinger oprettes da som afventende i stedet for bekræftede.
Sådan fungerer godkendelse
En klient opretter en booking → status sættes til Afventende.
Specialisten (eller administratoren) modtager en e-mailnotifikation om den nye anmodning.
I administrationspanelet åbner du bookingdetaljen og vælger:
Godkend — Bookingen bekræftes, og klienten modtager en bekræftelses-e-mail.
Afvis — Bookingen afvises, og klienten modtager en afvisnings-e-mail, eventuelt med en begrundelse.
Hvis en afventende booking ikke godkendes inden aftalens starttidspunkt, annullerer systemet den automatisk.
Betaling ved manuel godkendelse
Når manuel godkendelse er aktiveret, behandles betalingen først efter bookingen er bekræftet. Klienten betaler ikke på tidspunktet for anmodningen, men først når du godkender den.
Markering af udeblivelse
Efter en aftales tidspunkt er passeret, kan du markere en bekræftet booking som udeblivelse. Udeblivelse-knappen vises kun, når:
Aftaletidspunktet er passeret (nuværende tidspunkt er efter starttidspunktet).
Bookingen er i status Bekræftet.
Klientens udeblivelsesstatistik opdateres automatisk og hjælper dig med at identificere problematiske klienter. Læs mere i "Udeblivelser".
Annullering af en booking fra admin
Som administrator kan du annullere enhver booking direkte fra administrationspanelet. Ved annullering:
Du kan angive en annulleringsårsag, som vises for klienten i e-mailen.
Systemet bestemmer automatisk, om et annulleringsgebyr gælder baseret på din annulleringspolitik.
Klienten modtager en annullerings-e-mail.
Bookinger i kalenderen
Alle aftaler vises automatisk i Zenamus hoved-kalender sammen med gruppehold. Du kan skifte mellem gruppeholdvisningen og aftalevisningen ved hjælp af knappen i kalenderens header.
Læs mere om betalingsindstillinger og annulleringspolitikker i "Betalinger og annulleringspolitikker".