Zenamu sender automatisk e-mailnotifikationer til kunder, behandlere og studieadministratorer på forskellige stadier af en bookings livscyklus. I denne artikel finder du en oversigt over alle e-mailtyper, og hvornår de sendes. Artiklen gælder kun aftaler (individuelle bookinger). E-mails om hold, kurser og begivenheder finder du i Automatiske e-mail-notifikationer i Zenamu.
E-mails til kunder
Bookingbekræftelse
Sendes umiddelbart efter en booking er oprettet. Indeholder komplet aftaleinformation — ydelsens navn, dato og tid, behandlerens navn, lokation og betalingsdetaljer. Hvis manuel godkendelse er aktiveret, angiver e-mailen tydeligt, at bookingen afventer godkendelse.
Booking godkendt
Sendes, når behandleren eller administratoren godkender en afventende booking. Kunden får besked om, at deres aftale er bekræftet, og modtager alle relevante detaljer.
Bookinganmodning afvist
Hvis en afventende booking afvises, modtager kunden en e-mail med afvisningsinformationen. Hvis administratoren angav en begrundelse for afvisningen, vises den i e-mailen. Et link til at oprette en ny booking er inkluderet.
Aftalepåmindelse
En automatisk påmindelse sendt før en kommende aftale. Indeholder et bookingresumé — ydelse, dato, tid, behandler og lokation. Den sendes kun, når Aftalepåmindelse til kunden er slået til (se "Hvilke e-mails om aftaler kan jeg slå til eller fra?" nedenfor).
Aflysning (uden gebyr)
Bekræftelse af en bookingaflysning, når den sker inden for den gratis aflysningsperiode.
Aflysning (med gebyr)
Aflysnings-e-mail, der desuden indeholder aflysningsgebyrets beløb og et eventuelt refunderet beløb.
Aflyst af studiet
Hvis aftalen aflyses af studiet/behandleren, modtager kunden en e-mail med information om aflysningen og en valgfri begrundelse.
Betalingsbekræftelse
Efter vellykket betalingsbehandling modtager kunden en bekræftelse med transaktionsdetaljer.
Notifikation om ledig tid
Hvis en kunde overvåger en fuldt booket tid, og den bliver ledig (f.eks. en anden kunde aflyser), modtager de en notifikation med mulighed for at booke den.
E-mails til behandlere
Anmodning om godkendelse af booking
Når manuel godkendelse er aktiveret, modtager behandleren en e-mail om en ny bookinganmodning med kunde- og aftaledetaljer. Et link til hurtig godkendelse eller afvisning er inkluderet.
Daglig aftaleoversigt
En automatisk daglig opsummering, der minder behandleren om dagens kommende aftaler. Den sendes kun, når Daglig oversigt til behandleren er slået til.
E-mails til studiet / administrationen
Notifikation om ny booking
Når Ny booking er slået til, får behandleren en e-mail, hver gang en kunde booker en aftale hos vedkommende. Når Kopi til "Administrator" er slået til, får brugere med rollen Administrator den også.
Aflysningsnotifikation
Hvis en kunde aflyser sin booking, får behandleren en e-mail med detaljerne om aflysningen, når Aflysning af booking er slået til. Når Kopi til "Administrator" er slået til, får brugere med rollen Administrator den også.
Brugerdefineret besked til kunde
Fra administrationspanelet kan du sende en brugerdefineret e-mailbesked til en kunde relateret til deres booking.
Hvilke e-mails om aftaler kan jeg slå til eller fra?
Gå til Indstillinger › Notifikationer. Disse kontakter gælder for aftaler:
I boksen E-mail-notifikationer til instruktører: Ny booking og Aflysning af booking (hver med Kopi til "Administrator" på planer, hvor du kan tilføje flere instruktører) samt Daglig oversigt til behandleren.
I boksen E-mail-notifikationer til kunder: Aftalepåmindelse til kunden. Den bruger samme tidspunkt i Påmind inden som Holdpåmindelse (fremmøde): 1, 2, 3, 4, 5, 6, 12, 24 eller 48 timer før start.
En kontakt træder i kraft, så snart du ændrer den. De øvrige automatiske e-mails i denne artikel, f.eks. bookingbekræftelsen og e-mails til kunderne om godkendelse, afvisning, aflysning og betaling, bliver altid sendt og kan ikke slås fra. Notifikationskonfigurationen er på studieniveau og påvirker alle ydelser.
Anbefalinger
Lad Aftalepåmindelse til kunden være slået til — kunder sætter pris på at blive mindet om deres booking.
Aftalepåmindelser reducerer udeblivelser markant.
Hvis du bruger manuel godkendelse, svar på anmodninger så hurtigt som muligt — en ventende kunde er en usikker kunde.
I den sidste artikel ser vi på, hvordan hele bookingprocessen ser ud fra kundens perspektiv — "Den offentlige bookingside".