Zenamu sender automatisk e-mailnotifikationer til klienter, specialister og studieadministratorer på forskellige stadier af en bookings livscyklus. I denne artikel finder du en oversigt over alle e-mailtyper, og hvornår de sendes.
E-mails til klienter
Bookingbekræftelse
Sendes umiddelbart efter en booking er oprettet. Indeholder komplet aftalesinformation — behandlingsnavn, dato og tid, specialistens navn, lokation og betalingsdetaljer. Hvis manuel godkendelse er aktiveret, angiver e-mailen tydeligt, at bookingen afventer godkendelse.
Booking godkendt
Sendes, når specialisten eller administratoren godkender en afventende booking. Klienten får besked om, at deres aftale er bekræftet, og modtager alle relevante detaljer.
Bookinganmodning afvist
Hvis en afventende booking afvises, modtager klienten en e-mail med afvisningsinformationen. Hvis administratoren angav en begrundelse for afvisningen, vises den i e-mailen. Et link til at oprette en ny booking er inkluderet.
Aftalepåmindelse
En automatisk påmindelse sendt før en kommende aftale. Indeholder et bookingresumé — behandling, dato, tid, specialist og lokation.
Annullering (uden gebyr)
Bekræftelse af bookingannullering, når den sker inden for den gratis annulleringsperiode.
Annullering (med gebyr)
Annullerings-e-mail, der desuden indeholder annulleringsgebyrbeløbet og eventuelt refunderet beløb.
Annulleret af studiet
Hvis aftalen annulleres af studiet/specialisten, modtager klienten en e-mail med annulleringsinformationen og en valgfri begrundelse.
Betalingsbekræftelse
Efter vellykket betalingsbehandling modtager klienten en bekræftelse med transaktionsdetaljer.
Notifikation om ledig tid
Hvis en klient overvåger en fuldt booket tid, og den bliver ledig (f.eks. en anden klient annullerer), modtager de en notifikation med mulighed for at booke den.
E-mails til specialister
Anmodning om godkendelse af booking
Når manuel godkendelse er aktiveret, modtager specialisten en e-mail om en ny bookinganmodning med klient- og aftaledetaljer. Et link til hurtig godkendelse eller afvisning er inkluderet.
Daglig aftaleoversigt
En automatisk daglig opsummering, der minder specialisten om deres kommende aftaler for dagen.
E-mails til studiet / administrationen
Notifikation om ny booking
Studiet modtager en notifikation om hver ny aftalebooking.
Annulleringsnotifikation
Hvis en klient annullerer sin booking, modtager studiet en e-mail med annulleringsdetaljerne.
Brugerdefineret besked til klient
Fra administrationspanelet kan du sende en brugerdefineret e-mailbesked til en klient relateret til deres booking.
Notifikationsindstillinger
I dine studieindstillinger kan du styre, hvilke notifikationer der sendes. Notifikationskonfigurationen er på studieniveau og påvirker alle behandlinger.
Anbefalinger
Behold alle klientnotifikationer aktiveret — klienter sætter pris på at blive holdt informeret om deres bookingstatus.
Aftalepåmindelser reducerer udeblivelser markant.
Hvis du bruger manuel godkendelse, svar på anmodninger så hurtigt som muligt — en ventende klient er en usikker klient.
I den sidste artikel ser vi på, hvordan hele bookingprocessen ser ud fra klientens perspektiv — "Den offentlige bookingside".