Denne artikel handler om individuelle bookinger (1:1-ydelser) under Individuelle bookinger › Bookinger: deres statusser, manuel godkendelse af booking, udeblivelser og aflysning af en booking. Den gælder ikke for hold, kurser eller begivenheder — deres deltagere administrerer du i detaljen for holdet, kurset eller begivenheden.
Manuel godkendelse af booking findes kun for individuelle bookinger, og du slår den til for hver behandler. Hold, kurser og begivenheder har intet godkendelsestrin: en kunde, der booker en ledig plads, får den med det samme. Hvis du selv vil bestemme, hvem der får en plads på et hold, så læs Kan jeg godkende bookinger til et hold? nedenfor.
Bookingoversigt
Alle individuelle bookinger finder du under Individuelle bookinger › Bookinger i sidemenuen. Siden viser disse tal:
I dag — Bookinger, der er planlagt til i dag.
Kommende — Fremtidige bookinger, der ikke er aflyst.
Afventer godkendelse — Afventende bookinger, der venter på din beslutning (kun hvis manuel godkendelse af booking er slået til).
Denne måned — Bookinger i den aktuelle måned.
Nedenunder kan du skifte mellem visningerne Tabel og Kalender og selv oprette en booking med Tilføj booking.
Bookingstatusser
Hver individuel booking har en af disse statusser:
Afventer
Bookingen er oprettet, men afventer godkendelse. Denne status bruges kun, når Manuel godkendelse af booking er slået til for behandleren (se nedenfor). Kunden får at vide, at bookingen afventer bekræftelse fra behandleren.
Bekræftet
Bookingen er gyldig, og tiden er planlagt. Hvis manuel godkendelse af booking er slået fra, oprettes bookinger direkte med denne status. Bookinger, du selv opretter med Tilføj booking, er altid bekræftede.
Gennemført
Starttidspunktet er passeret, og bookingen blev hverken aflyst eller markeret som „Mødte ikke op“.
Aflyst
Bookingen er aflyst — af kunden, af dit studie eller automatisk af Zenamu (f.eks. en afventende booking, der ikke blev godkendt, inden tiden startede).
Mødte ikke op
Kunden mødte ikke op og betalte ikke. Du sætter selv denne status, når tiden er startet (se Markering af udeblivelse).
Manuel godkendelse af booking
Hvis du vil bekræfte hver individuel booking, før den bliver endelig, så slå Manuel godkendelse af booking til for behandleren. Nye bookinger hos den behandler oprettes så som afventende i stedet for bekræftede.
Hvordan slår jeg manuel godkendelse af booking til?
Gå til Individuelle bookinger › Behandlere.
Klik på Ydelser på behandlerens kort (for en ny behandler klikker du på Tilføj behandler).
Slå kontakten Manuel godkendelse af booking til.
Klik på Gem. Indstillingen gælder for alle behandlerens ydelser.
Sådan fungerer godkendelse
En kunde booker en tid → status er Afventer. Tiden er reserveret, så ingen andre kan booke den.
Behandleren får en e-mail om den nye anmodning.
Under Individuelle bookinger › Bookinger åbner du bookingen (Se detaljer) og vælger:
Godkend — Bookingen bekræftes, og kunden får en bekræftelses-e-mail.
Afvis anmodning — Bookingen aflyses, og kunden får besked på e-mail. Du kan tilføje en Grund til afvisning (valgfrit). Kundens betaling refunderes fuldt ud.
Hvis en afventende booking ikke bliver godkendt, inden tiden starter, aflyser Zenamu den automatisk og refunderer kunden fuldt ud.
Brugere med tilladelsen Manager eller Administrator kan godkende og afvise alle bookinger; en behandler kan gøre det for sine egne bookinger. Læs mere i Aftaler: afventende bookinger — godkendelse, afvisning og automatisk annullering.
Hvornår betaler kunden, når manuel godkendelse er slået til?
Manuel godkendelse udskyder ikke betalingen. Kunden betaler, når bookingen foretages, på samme måde som uden godkendelse — f.eks. gennemføres en kort- eller PayPal-betaling, eller der trækkes kreditter eller klip. Ved betalingen ser kunden, at hele beløbet bliver refunderet, hvis behandleren ikke bekræfter bookingen, inden tiden starter.
Hvis du afviser anmodningen, eller den aflyses automatisk, refunderes kort- og PayPal-betalinger automatisk, og kreditter eller klip går tilbage til kundens saldo. En bankoverførsel skal du selv sende tilbage.
Kan jeg godkende bookinger til et hold?
Nej. Hold, kurser og begivenheder har ingen manuel godkendelse — den findes kun for individuelle bookinger. Hvis du selv vil vælge, hvem der får en plads på et hold, så brug i stedet en af disse muligheder:
Lad holdet være synligt, men tag selv imod tilmeldinger: åbn Avancerede bookingindstillinger i holdformularen, og sæt flueben ved Lad ikke kunder booke dette hold. Holdet bliver på din offentlige holdplan, men ingen kan booke det online. Skriv i beskrivelsen, hvordan kunderne kan bede om en plads (e-mail, telefon), og tilføj de kunder, du accepterer, med Tilføj deltager i holdets detalje.
Skjul holdet helt: sæt flueben ved Hold vises ikke offentligt under Avancerede bookingindstillinger. Holdet vises ikke på den offentlige holdplan, og kun du kan tilføje kunder med Tilføj deltager.
For kurser hedder de samme muligheder Lad ikke kunder booke dette hold og Kursus vises ikke offentligt.
Markering af udeblivelse
Knappen Mødte ikke op vises kun i bookingdetaljen, når alle disse betingelser er opfyldt:
Bookingen er Bekræftet.
Starttidspunktet er passeret.
Bookingen er ikke betalt endnu — betalingen står stadig som Afventer betaling (f.eks. fordi kunden skulle betale på stedet).
Når du bekræfter, får bookingen status Mødte ikke op, og betalingen markeres som Ubetalt. Kunden fremhæves derefter som en kunde med ubetalte ordrer, så du nemmere kan identificere problematiske kunder. En booking, der er betalt på forhånd, kan ikke markeres som „Mødte ikke op“; den vises som Gennemført. Læs mere i „Uundskyldt fravær (udeblivelser)“.
Aflysning af en booking fra admin
Du kan når som helst aflyse en bekræftet booking, også når kunden ikke længere selv kan aflyse den online. Åbn bookingen, og klik på Aflys booking (i tabellen vælger du Annullér i handlingsmenuen). For en afventende booking hedder knappen i stedet Afvis anmodning. I dialogen:
Zenamu viser, om der gælder et aflysningsgebyr efter dine aflysningsregler. Hvis der er flere muligheder, vælger du, hvordan bookingen skal aflyses, f.eks. med fuld refundering.
Du kan tilføje en Note med årsagen til aflysningen.
Hvis du skriver en besked i E-mailbesked til kunden, får kunden den på e-mail. Afhængigt af dine indstillinger for SMS-notifikationer kan du også se et felt til en SMS.
Bookinger i kalenderen
Individuelle bookinger vises også i Holdplan sammen med dine hold. Under Individuelle bookinger › Bookinger kan du skifte mellem visningerne Tabel og Kalender.
Læs mere om betalingsindstillinger og aflysningsregler i „Individuelle bookinger (1:1): betalingsmetoder og aflysningsregler“.