Med en deltagererklæring (ofte kaldet en ansvarsfraskrivelse) kan du kræve, at kunder bekræfter vigtig information og underskriver den digitalt inden booking (f.eks. sundhedsstatus, informeret samtykke, ansvarserkendelse). Denne artikel gennemgår hele processen — fra oprettelse af en deltagererklæring til håndtering af situationer, hvor en kunde ikke har underskrevet den aktuelle version, og hvor du finder kundernes svar. Den handler ikke om dine vilkår og betingelser, som kunderne accepterer med et afkrydsningsfelt, eller om ekstra spørgsmål i bookingformularen (se Brugerdefinerede felter i bookingformularen).
Hvad er en deltagererklæring, og hvornår bruges den
En deltagererklæring er en selvstændig erklæring knyttet til en booking.
Den kan kræves ved onlinebookinger såvel som bookinger oprettet fra administrationspanelet.
Hvis en kunde ikke har underskrevet den aktuelle version, kan deres booking blive blokeret.
Deltagererklæringer er tilgængelige på Expert- og Ultimate-planerne og i prøveperioden.
Opsætning af en erklæringsskabelon
Gå til Indstillinger › Skemaside, og åbn fanen Deltagererklæring.
Klik på Opret deltagererklæring, og udfyld Formulartitel, Tekst til deltagererklæring og Formularfelter (mindst ét felt). Et felt til underskrift tilføjes automatisk.
Tilføj alle påkrævede felter, der skal udfyldes inden underskrift.
Brug Forhåndsvis til at tjekke, at både teksten og felterne giver mening fra kundens perspektiv, og klik derefter på Gem.
Slå Kræv, at kunder udfylder denne formular til på samme fane. Kontakten er tilgængelig, når der findes en deltagererklæring.
Test flowet med en faktisk booking.
Tip: Hold din erklæring kortfattet og letforståelig. En lang eller uklar tekst øger antallet af afbrudte bookinger.
Erklæringsversioner, og hvorfor ændringsbegrundelsen er vigtig
Når du redigerer en eksisterende deltagererklæring (Rediger deltagererklæring), oprettes en ny version. Tidligere underskrevne erklæringer bevares, men alle kunder — også dem, der har underskrevet en ældre version — skal underskrive den aktuelle.
Udfyld det obligatoriske felt Grund til ændringen ved redigering (til intern ændringssporing).
Kommunikér væsentlige ændringer til dine kunder på forhånd.
Tjek den offentlige bookingformular efter offentliggørelse af en ny version.
Underskrift af erklæringen under booking
Hvis en erklæring er aktiv, bekræfter kunden sit samtykke og udfylder de påkrævede data, inklusiv deres underskrift, under bookingprocessen.
Kunden har en aktuel underskrift
Bookingen fortsætter normalt uden blokering.
Kunden har ikke en aktuel underskrift
Systemet beder dem om at fuldføre og underskrive erklæringen. Bookingen kan ikke afsluttes, før dette er gjort.
Tilsidesættelse i administrationspanelet — oprettelse af booking på vegne af en kunde
Når du opretter en booking fra administrationspanelet, kan du støde på en situation, hvor kunden ikke har underskrevet den aktuelle erklæring. I så fald viser bookingformularen Kunden har ikke underskrevet den aktuelle deltagererklæring. Skriv en grund i tekstfeltet, og klik på Bekræft tilsidesættelse for at fortsætte. Knappen er inaktiv, indtil du har skrevet en grund.
Hvornår bruge en tilsidesættelse
Ekstraordinære driftssituationer (f.eks. en booking i sidste øjeblik pr. telefon).
Kunden har allerede givet samtykke via en anden kanal, og underskriften tilføjes senere.
Hvornår ikke bruge en tilsidesættelse
Som rutinemæssig genvej i stedet for at indhente den faktiske underskrift.
Hvis du er usikker på de juridiske eller driftsmæssige konsekvenser.
Vigtigt: At bruge en tilsidesættelse betyder, at du bevidst fortsætter med bookingen uden en aktuel underskrift på erklæringen.
Hvor kan jeg se de svar, kunderne har givet i deltagererklæringen? Kan jeg eksportere dem?
Du kan se hver kundes underskrevne deltagererklæring, inklusive svarene i dine formularfelter, to steder:
Kunder › kolonnen Deltagererklæring: Klik på øjeikonet ud for en kunde, der har underskrevet den aktuelle version.
Kundens detaljer › Status for deltagererklæring: den aktuelle underskrevne erklæring og ældre versioner under Historik.
Vinduet Underskrevet deltagererklæring viser svarene under Indsendte oplysninger sammen med underskriften. Klik på Hent PDF for at gemme netop den underskrevne erklæring. Kolonnen og afsnittet vises kun, så længe Kræv, at kunder udfylder denne formular er slået til.
Svar fra deltagererklæringen kan ikke filtreres eller eksporteres samlet. Kundelisten viser kun, om en kunde har underskrevet den aktuelle version, og hverken eksporten af kunder (Hent CSV-fil) eller eksporten af deltagere på et hold indeholder svar fra erklæringen. Hvis du tilføjer et afkrydsningsfelt til nyhedsbrevet i din deltagererklæring, kan du altså ikke få en liste over de kunder, der har sat flueben. Brug i stedet det indbyggede marketingsamtykke til nyhedsbrevet — det kan du filtrere og eksportere (se Download dine Zenamu-kontakter som CSV-fil).
Almindelige problemer og løsninger
"Bookingen kan ikke gennemføres"
Kontrollér, om kunden har underskrevet den aktuelle version af erklæringen, og om alle påkrævede felter er udfyldt.
"Kunden underskrev tidligere, men systemet beder om underskrift igen"
En ny version af skabelonen er sandsynligvis offentliggjort. En underskrift på en ældre version tæller ikke som underskrift på den aktuelle.
Relaterede artikler