I ordreoversigten kan du ændre status for individuelle elementer. Denne artikel dækker, hvad hver handling gør, hvornår du skal bruge den, og hvordan du undgår de mest almindelige fejl.
Hvor finder du ordrehandlinger
Åbn sektionen Ordrer i administrationspanelet.
Vælg en specifik ordre.
I ordredetaljen eller rullemenuen med handlinger, vælg den handling, du har brug for.
Hovedhandlinger og hvornår du skal bruge dem
Redigér ordrebeløb
Brug dette til at rette prisen (f.eks. individuel aftale, prisfejl). Tjek altid de relaterede dokumenter og interne noter efter ændringen.
Bekræft betaling / markér som ubetalt
Brug dette til manuelle rettelser af betalingsstatus. Vær forsigtig med "ubetalt" — sørg for, at statussen matcher virkeligheden.
Annullering og refunderingsbekræftelse
Efter en annullering kan ordren gå til status "afventer refundering". Når du faktisk sender pengene tilbage til kunden (f.eks. via bankoverførsel), bekræft refunderingen i administrationspanelet også.
Download dokumenter
Afhængigt af ordrestatus kan du downloade en betalingskvittering eller et annulleringsdokument.
Almindelige scenarier
Kunden betalte via bankoverførsel, men ordren viser stadig som ubetalt
Hvis automatisk matchning ikke fangede den, verificér betalingen og indstil manuelt den korrekte ordrestatus.
Bemærk: Automatisk matchning af bankoverførsler er kun tilgængelig på Ultimate-abonnementet. Hvis du er på et andet abonnement, skal du manuelt markere overførselsordrer som betalt baseret på din bankkontoaktivitet.
Ordren er annulleret og afventer manuel refundering
Du sender pengene uden for Zenamu (bankoverførsel eller kontant). Bekræft derefter refunderingen i Zenamu, så ordren er økonomisk lukket.
Ordren har et forkert beløb
Brug beløbsredigeringen og tilføj eventuelt en intern note, der forklarer, hvorfor ændringen blev foretaget.
Flyt en kunde til et andet hold uden at udstede en refundering
Nogle gange har en kunde bare brug for at flytte sin booking fra ét hold til et andet — de beder ikke om at få deres penge tilbage. Der findes ikke én enkelt "flyt"-knap i Zenamu, men du kan bevare deres betaling intakt i to trin:
Åbn det oprindelige hold og annullér kundens booking uden at udstede en refundering. Pengene bliver på ordren.
Åbn det nye hold og opret en booking for kunden fra administrationssiden. Indstil betalingen til "Betal på stedet" med en brugerdefineret pris på 0 — kunden har allerede betalt på den oprindelige ordre, så dette registrerer blot den nye booking uden at opkræve igen.
Tip: Hvis kunden betalte med et klippekort, medlemskab eller kreditter, kan du blot ombooke dem til det nye hold — klippet eller kreditten, de betalte med, genbruges automatisk, når du annullerer den oprindelige booking og krediterer den tilbage til deres konto.
Sådan opretter du selv en ordre til en kunde (f.eks. bagudrettet for et hold, der allerede er afholdt)
Zenamu har ingen tom ordreformular — en ordre opstår altid ud fra en booking eller et køb. Så når en kunde har brug for en ordre og et dokument til et hold, der allerede er afholdt, skal du starte fra bookingen:
Åbn holdet — det virker også for hold, der allerede er afholdt — og opret en booking for kunden fra administrationspanelet.
Zenamu opretter automatisk den tilhørende ordre.
Registrér betalingen på ordren: bekræft den som betalt, og vælg betalingsmetoden.
Download dokumentet fra ordredetaljen — en kvittering eller en faktura. Fakturaer er tilgængelige fra Expert-abonnementet og opefter, og kundens faktureringsoplysninger skal være udfyldt på ordren.
Skal prisen være en anden end den normale, så brug Ret beløb i ordredetaljen.
Klippekort og medlemskaber fungerer på samme måde, blot med et andet udgangspunkt: du udsteder dem fra kundens detaljeside (Tilføj medlemskab, eller ved at tilføje kreditter eller klip). Der kan du sætte din egen pris, også 0, og ordren oprettes automatisk.
FAQ
Hvordan ved jeg, om jeg skal bruge refunderingsbekræftelse eller "ubetalt"?
Hvis du faktisk returnerede penge til kunden, brug refunderingsbekræftelse.
"Ubetalt" tjener et andet formål — det markerer en kunde, der havde en bekræftet booking med betaling på stedet eller bankoverførsel, men som ikke mødte op og ikke betalte. Efter denne markering vises kundens navn med rødt i systemet med yderligere information om udestående forpligtelser.
Jeg har bekræftet en betaling ved en fejl — kan jeg sætte ordren tilbage til ubetalt?
Ikke på egen hånd. Når en betaling først er bekræftet, kan ordren ikke sættes tilbage til ubetalt i appen — "ubetalt" er til for at markere en kunde, der skylder dig penge, som beskrevet ovenfor, ikke til at fortryde en bekræftet betaling.
Skriv til os i chatten i appen, så retter vi det fra vores side.
Hvor downloader jeg annulleringsdokumentet?
I ordrehandlingerne, vælg at downloade annulleringsdokumentet. Hvis muligheden ikke er tilgængelig, tjek ordrestatus.
Et annulleringsdokument er kun tilgængeligt, når der eksisterer en betalingskvittering for ordren.
Påvirker redigering af beløbet regnskabet?
Ja, det kan påvirke relaterede dokumenter og rapporter. Foretag kun ændringer, når du har en klar begrundelse.
Relaterede artikler