Betalingsdokumentet oprettes i det øjeblik, ordren bliver betalt. Først da får det sit nummer fra nummerserien, sin udstedelsesdato og, på fakturaer, leveringsdatoen. De tre værdier ændrer sig aldrig bagefter, heller ikke hvis du redigerer eller annullerer ordren senere.

Det fungerer ens for alle betalingsmetoder. Ved kort og PayPal er dokumentet klar næsten med det samme efter betalingen. Ved bankoverførsel eller betaling på stedet dukker det op, når du afstemmer betalingen med din bank eller registrerer den på ordren med Registrér betaling.

Zenamu udsteder kun dokumenter, når Udsted betalingskvitteringer er slået til under Indstillinger i afsnittet Betalinger, og dit abonnement tillader det. Uden den indstilling fungerer dine ordrer præcis på samme måde, de har bare ikke noget dokument.

Så længe ordren ikke er betalt, er der ikke noget dokument, men en betalingsanmodning. Kunden får en e-mail med bankoplysningerne, betalingsreferencen og en forfaldsdato. En betalingsanmodning har intet dokumentnummer og hører ikke hjemme i dit regnskab. Den er kun en opfordring til at betale.

Forfaldsdatoen står i den e-mail, og Zenamu beregner den fra det tidspunkt, hvor ordren blev oprettet. Den ligger aldrig senere end starten på det hold, kunden har booket. Når forfaldsdatoen er passeret, annullerer Zenamu ikke ordren af sig selv. Den beslutning er din.

Hvis dit studie udsteder dokumenter, fortæller e-mailen også kunden, at dokumentet kan hentes i ordredetaljen, så snart betalingen er kommet ind.

En faktura indeholder fakturanummeret, udstedelsesdatoen, leveringsdatoen og ordredatoen.

Udstedelsesdatoen er den dag, ordren blev betalt. Ordredatoen er den dag, ordren blev oprettet, altså da kunden bookede eller købte. Ved bookinger, der bliver betalt senere, er de to datoer forskellige, og det er korrekt.

Leveringsdatoen kan ligge før udstedelsesdatoen, for eksempel når kunden deltager på holdet, inden betalingen er trukket. Zenamu opretter først dokumentet, når betalingen faktisk er trukket, så udstedelsesdatoen bygger aldrig kun på en kortautorisation.

En kvittering, altså det dokument, studier uden momsregistrering udsteder, indeholder kvitteringsnummeret, ordredatoen og ordrenummeret. Den har ingen leveringsdato, og i modsætning til en faktura viser den heller ikke udstedelsesdatoen, selvom du stadig kan se den dato i ordredetaljen.

Åbn Ordrer i administrationen og klik på ordren: I ordredetaljen står dokumentnummeret, udstedelsesdatoen og leveringsdatoen. Kunden ser de samme oplysninger i ordredetaljen på sin konto.

Så længe ordren er ubetalt, er de linjer der ikke, fordi dokumentet endnu ikke findes.

Når du redigerer en ordre, der allerede har et dokument, gør Zenamu dig opmærksom på, at ændringen slår igennem på dokumentet. Nummer og udstedelsesdato bliver stående, som de er.

En ubetalt ordre har intet dokument, så der bliver ikke udstedt noget ved en annullering. En sådan ordre bruger heller ikke et nummer fra serien, så der opstår ikke huller i din nummerserie.

Når der går penge tilbage til kunden, udsteder Zenamu en kreditnota, der henviser til den oprindelige faktura eller kvittering. Selve dokumentet har overskriften Kreditnota eller, hvis originalen var en kvittering, Rettelse af kvittering, mens knappen blandt handlingerne på ordren hedder Hent aflysningskvittering. Dens udstedelsesdato er dagen for annulleringen, og det oprindelige dokument forbliver uændret.

Går der ikke noget tilbage til kunden, for eksempel ved et aflysningsgebyr på 100 %, oprettes der ingen kreditnota, og det oprindelige dokument er fortsat gyldigt.

Ét enkelt dokument henter du i ordredetaljen. Vil du have en hel måned på én gang, åbner du Ordrer og derefter Udstedte dokumenter, hvor du kan eksportere en samlet PDF eller en ZIP med enkelte PDF'er. Studier i Tjekkiet og Slovakiet får desuden ISDOC og Pohoda XML samme sted.

Eksporten af ordrer har en kolonne Udstedelsesdato ved siden af ordredatoen og betalingsdatoen.

Eksporten til ISDOC og Pohoda XML indeholder også fakturaer på ordrer, der senere blev annulleret, sammen med den tilhørende kreditnota. Har du allerede eksporteret en ældre periode, og har din revisor tilføjet nogle dokumenter i hånden, så tjek efter en gentagen eksport, at intet er bogført to gange. Dokumenter, du allerede har hentet, ændrer sig ikke.

Når du registrerer en betaling senere og angiver en tidligere betalingsdato, får dokumentet udstedelsesdato den dag, du registrerede betalingen, og leveringsdato fra selve betalingen.

Omkring årsskiftet betyder det, at dokumentet får et nummer fra det nye års serie, selvom leveringsdatoen stadig ligger i december. Har du brug for dokumentet i den gamle serie, skal du registrere betalingen, inden året slutter.

Tidligere fik fakturaer deres nummer og udstedelsesdato, allerede da ordren blev oprettet, mens leveringsdatoen først kom på efter betalingen. Ordrer, der blev betalt senere, gav derfor fakturaer, hvor udstedelsesdatoen ligger før leveringsdatoen. Vi ændrer ikke disse fakturaer med tilbagevirkende kraft, for et udstedt dokument bliver hverken omnummereret eller får en ny dato. Denne artikel er forklaringen på, hvor forskellen kommer fra.

Annullerede ubetalte ordrer beholdt det nummer, de havde fået dengang, så der kan stå ubrugte numre i serien. Vi omnummererer ikke disse ordrer, og vi udsteder ikke kreditnotaer for dem. Listen over dit studies ubrugte numre sender vi dig på anmodning, skriv bare til supporten.

Ordrer, der blev nummereret på den gamle måde, og som stadig venter på betaling, beholder deres nummer. Deres udstedelsesdato og de tilhørende linjer dukker op i ordredetaljen den dag, kunden betaler.