Denne artikel handler om dine kunders ordrer i afsnittet Ordrer i administrationen: hvad hver ordrehandling gør (Registrér betaling, Markér som ubetalt, Bekræft refundering, Ret beløb og hentning af dokumenter), hvornår du skal bruge den, og hvordan du selv opretter en ordre til en kunde. Den handler ikke om den månedlige ordregrænse i din Zenamu-plan (se Hvad sker der, når jeg når min plans ordregrænse eller grænse for kurser og begivenheder?) eller om de fakturaer, Zenamu udsteder til dig for din plan (se Hvor finder jeg min Zenamu-faktura?).
Hvor finder du ordrehandlinger
Klik på Ordrer i venstre sidemenu i administrationen. Brugere med tilladelsen Manager eller Administrator ser dette punkt.
Klik på de tre prikker (⋯) i kolonnen Handlinger ud for ordren i listen. Menuen viser de handlinger, der er tilgængelige for ordren, samt Ordredetaljer.
Eller åbn Ordredetaljer. Her er Registrér betaling, Bekræft refundering og Hent kvittering knapper øverst, og de øvrige handlinger ligger i menuen mere (⋯) ved siden af.
Kun de handlinger, der passer til ordrens betalingsmetode og betalingsstatus, bliver vist. Hvis en handling mangler, så tjek først de to kolonner.
Hovedhandlinger og hvornår du skal bruge dem
Ret beløb
Brug Ret beløb til at rette prisen på en ordre (f.eks. individuel aftale, prisfejl). Du kan kun ændre beløbet på ordrer, der betales på stedet eller via bankoverførsel. For andre betalingsmetoder (f.eks. kort eller PayPal) er muligheden gråtonet. Tjek altid de relaterede dokumenter og interne noter efter ændringen.
Registrér betaling / Markér som ubetalt
Registrér betaling markerer en ordre som betalt, når kunden har betalt på stedet eller via bankoverførsel. Handlingen er tilgængelig for ordrer med status Afventer betaling eller Ubetalt. I vinduet Skift ordrestatus angiver du Betalingsdato og klikker på Betalt. Ordrer med kort og PayPal skifter status automatisk, så handlingen tilbydes ikke for dem.
Markér som ubetalt er kun tilgængelig for ordrer med betaling på stedet eller bankoverførsel, der stadig har status Afventer betaling. Vær forsigtig med "ubetalt" — sørg for, at statussen matcher virkeligheden.
Annullering og refunderingsbekræftelse
Når en betalt ordre annulleres, og du selv skal sende pengene tilbage (typisk ved betaling via bankoverførsel), viser ordren Afventer refundering. Zenamu sender ikke pengene for dig. Når du faktisk har sendt pengene tilbage til kunden (f.eks. via bankoverførsel), skal du også klikke på Bekræft refundering på ordren. Bekræft refundering vises kun for annullerede ordrer med bankoverførsel eller betaling på stedet, der afventer refundering.
Download dokumenter
Afhængigt af ordrestatus kan du hente en betalingskvittering (Hent kvittering) eller en aflysningskvittering (Hent aflysningskvittering). Dokumenter kan hentes på alle planer undtagen Kom i gang (gratis) og Lite og kun, når Udsted betalingskvitteringer er slået til under Indstillinger › Betalinger.
Almindelige scenarier
Kunden betalte via bankoverførsel, men ordren viser stadig som ubetalt
Hvis automatisk matchning ikke fangede den, så tjek betalingen på din bankkonto, åbn ordren, og klik på Registrér betaling.
Bemærk: Automatisk matchning af bankoverførsler er kun tilgængelig på Ultimate-abonnementet. Hvis du er på et andet abonnement, skal du manuelt markere overførselsordrer som betalt baseret på din bankkontoaktivitet.
Ordren er annulleret og afventer manuel refundering
Du sender pengene uden for Zenamu (bankoverførsel eller kontant). Klik derefter på Bekræft refundering på ordren, så den er økonomisk lukket.
Ordren har et forkert beløb
Brug Ret beløb (kun ordrer, der betales på stedet eller via bankoverførsel), og tilføj eventuelt en intern note, der forklarer, hvorfor ændringen blev foretaget.
Flyt en kunde til et andet hold uden at udstede en refundering
Nogle gange har en kunde bare brug for at flytte sin booking fra ét hold til et andet — de beder ikke om at få deres penge tilbage. Der findes ikke én enkelt "flyt"-knap i Zenamu, men du kan bevare deres betaling intakt i to trin:
Åbn det oprindelige hold og annullér kundens booking uden at udstede en refundering. Pengene bliver på ordren.
Åbn det nye hold, og opret en booking for kunden fra administrationssiden med Tilføj deltager. Vælg Tilpasset pris som pris, og indtast 0 — kunden har allerede betalt på den oprindelige ordre, så dette registrerer blot den nye booking uden at opkræve igen.
Tip: Hvis kunden betalte med et klippekort, medlemskab eller kreditter, kan du blot ombooke dem til det nye hold — klippet eller kreditten, de betalte med, genbruges automatisk, når du annullerer den oprindelige booking og krediterer den tilbage til deres konto.
Sådan opretter du selv en ordre til en kunde (f.eks. bagudrettet for et hold, der allerede er afholdt)
Zenamu har ingen tom ordreformular — en ordre opstår altid ud fra en booking eller et køb. Så når en kunde har brug for en ordre og et dokument til et hold, der allerede er afholdt, skal du starte fra bookingen:
Åbn holdet — det virker også for hold, der allerede er afholdt — og opret en booking for kunden fra administrationspanelet med Tilføj deltager. Vælg betaling på stedet eller bankoverførsel som betalingsmetode — kun disse ordrer kan markeres som betalt manuelt.
Zenamu opretter automatisk den tilhørende ordre.
Registrér betalingen: Sæt flueben i Markér som betalt i bookingformularen, eller åbn senere ordren under Ordrer, klik på Registrér betaling, angiv Betalingsdato, og klik på Betalt.
Hent dokumentet fra ordredetaljen med Hent kvittering — en kvittering eller en faktura. Fakturaer er tilgængelige på Expert- og Ultimate-planerne og i prøveperioden, og kundens faktureringsoplysninger skal være udfyldt på ordren.
Skal prisen være en anden end den normale, så brug Ret beløb i ordredetaljen.
Klippekort og medlemskaber fungerer på samme måde, blot med et andet udgangspunkt: du udsteder dem fra kundens detaljeside (Tilføj medlemskab, eller ved at tilføje kreditter eller klip). Der kan du sætte din egen pris, også 0, og ordren oprettes automatisk.
FAQ
Hvordan ved jeg, om jeg skal bruge refunderingsbekræftelse eller "ubetalt"?
Hvis du faktisk har sendt penge tilbage til kunden, så brug Bekræft refundering.
"Ubetalt" tjener et andet formål — det markerer en kunde, der havde en bekræftet booking med betaling på stedet eller bankoverførsel, men som ikke mødte op og ikke betalte. Efter denne markering vises kundens navn med rødt i systemet med yderligere information om udestående forpligtelser.
Jeg har bekræftet en betaling ved en fejl — kan jeg sætte ordren tilbage til ubetalt?
Ikke på egen hånd. Når en betaling først er bekræftet, kan ordren ikke sættes tilbage til ubetalt i appen — "ubetalt" er til for at markere en kunde, der skylder dig penge, som beskrevet ovenfor, ikke til at fortryde en bekræftet betaling.
Skriv til os i chatten i appen, så retter vi det fra vores side.
Hvor henter jeg aflysningskvitteringen?
Vælg Hent aflysningskvittering i ordrehandlingerne. Hvis muligheden ikke er tilgængelig, så tjek ordrestatus.
En aflysningskvittering er kun tilgængelig, når der findes en betalingskvittering for ordren.
Påvirker redigering af beløbet regnskabet?
Ja, det kan påvirke relaterede dokumenter og rapporter. Foretag kun ændringer, når du har en klar begrundelse.
Relaterede artikler