Die Verfügbarkeit bestimmt, wann Kunden bei einem bestimmten Experten einen Termin buchen können. Ohne konfigurierte Verfügbarkeit werden auf der öffentlichen Seite keine freien Zeitfenster angezeigt. Zenamu bietet zwei Arten von Verfügbarkeit — reguläre (wöchentliche) und unregelmäßige (für bestimmte Tage). Außerdem können Sie Tage sperren, an denen der Experte nicht verfügbar ist.
Reguläre (wöchentliche) Verfügbarkeit
Die reguläre Verfügbarkeit definiert wiederkehrende Zeitfenster für jeden Wochentag. Sie richten sie einmal ein und sie wiederholt sich automatisch jede Woche.
Reguläre Verfügbarkeit einrichten
Gehen Sie zu Menü › Einzeltermine › Experten.
Klicken Sie beim gewünschten Experten auf Verfügbarkeit festlegen (oder auf Verfügbarkeit verwalten, wenn der Experte schon eine Verfügbarkeit hat). Die Registerkarte Reguläre Verfügbarkeit öffnet sich.
Klicken Sie für jeden Wochentag (Montag–Sonntag) auf Zeitfenster hinzufügen und legen Sie den Zeitraum fest, in dem der Experte verfügbar ist. Wenn an allen Tagen dieselben Zeiten gelten sollen, klicken Sie auf Auf alle Tage kopieren.
Klicken Sie auf Speichern.
Beispiel
Ein Experte arbeitet montags und mittwochs von 9:00 bis 12:00 und von 14:00 bis 18:00 Uhr. Sie legen also zwei Zeitblöcke für Montag und zwei für Mittwoch fest. Tage, an denen der Experte nicht arbeitet, bleiben leer.
Gerade und ungerade Wochen
Standardmäßig gilt die reguläre Verfügbarkeit jede Woche. Wenn ein Experte in geraden und ungeraden Wochen einen unterschiedlichen Zeitplan hat, setzen Sie auf der Registerkarte Reguläre Verfügbarkeit ein Häkchen bei Zeitplan für gerade/ungerade Wochen aktivieren und legen Sie die Zeiten auf zwei separaten Registerkarten fest:
Ungerade Wochen — Verfügbarkeit gilt nur in ungeraden Kalenderwochen.
Gerade Wochen — Verfügbarkeit gilt nur in geraden Kalenderwochen.
Diese Funktion ist nützlich für Experten, die sich abwechseln oder in Zwei-Wochen-Zyklen arbeiten.
Unregelmäßige (einmalige) Verfügbarkeit
Die unregelmäßige Verfügbarkeit dient für außergewöhnliche oder einmalige Termine, die nicht dem regulären Wochenplan folgen.
Wann unregelmäßige Verfügbarkeit nutzen?
Ein Experte bietet zusätzliche Termine am Wochenende an.
Sie möchten Verfügbarkeit für ein bestimmtes Datum hinzufügen (z. B. Feiertag, besondere Veranstaltung).
Ein Experte arbeitet unregelmäßig und hat keinen festen Wochenplan.
Unregelmäßige Verfügbarkeit einrichten
Wechseln Sie in den Verfügbarkeitseinstellungen des Experten zur Registerkarte Unregelmäßige Verfügbarkeit.
Klicken Sie auf Unregelmäßiges Zeitfenster hinzufügen und wählen Sie das Datum.
Legen Sie den Zeitraum für diesen Tag fest. Für einen weiteren Zeitraum am selben Tag klicken Sie auf Weiteres Zeitfenster hinzufügen.
Klicken Sie auf Speichern.
Unregelmäßige Verfügbarkeit überschreibt die reguläre Verfügbarkeit für diesen Tag vollständig — Kunden sehen nur die hier definierten Zeiten.
Wie sperre ich Tage, an denen ein Experte nicht verfügbar ist?
Für freie Tage, zum Beispiel einen Urlaub, nutzen Sie die Registerkarte Nicht verfügbare Zeiten:
Wechseln Sie in den Verfügbarkeitseinstellungen des Experten zur Registerkarte Nicht verfügbare Zeiten.
Klicken Sie auf Nichtverfügbarkeit hinzufügen und wählen Sie unter Datum einen oder mehrere Tage aus.
Klicken Sie auf Speichern.
An diesen Tagen können Kunden bei diesem Experten keine Termine buchen. Einen Tag, an dem es bereits ein unregelmäßiges Zeitfenster oder eine aktive Buchung gibt, können Sie nicht auswählen.
Wie Zeitfenster den Kunden angezeigt werden
Das System teilt Ihre Verfügbarkeitszeitblöcke automatisch in konkrete buchbare Zeitfenster auf, basierend auf der gewählten Dienstleistungsdauer und den konfigurierten Pufferzeiten:
Der Kunde wählt eine Dienstleistung (z. B. 60 Minuten) und einen Experten.
Das System nimmt die verfügbaren Zeitblöcke des Experten.
Ab dem Beginn jedes Zeitblocks legt es alle „Dienstleistungsdauer + Vorbereitungszeit davor + Nachbereitungszeit danach“ Minuten ein Zeitfenster an. Ein Zeitfenster entsteht nur, wenn der Termin selbst innerhalb des Zeitblocks endet.
Zeitfenster, die sich mit bestehenden Buchungen des Experten überschneiden (einschließlich Pufferzeiten), können nicht gebucht werden; Kunden sehen sie unter Belegte Zeiten. Zeitfenster, die innerhalb der Mindestvorlaufzeit der Dienstleistung beginnen, werden nicht angezeigt.
Es zeigt die verbleibenden verfügbaren Zeitfenster an.
Beispiel
9:00–12:00, Dienstleistungsdauer 60 Minuten, Nachbereitungszeit 15 Minuten → der Kunde sieht Zeitfenster um 9:00 und 10:15. Ein Zeitfenster um 11:30 wird nicht angeboten, weil der Termin erst um 12:30 enden würde, also nach dem Ende des Zeitblocks um 12:00.
Empfehlungen
Richten Sie reguläre Verfügbarkeit für den normalen Arbeitsplan des Experten ein. Einmal konfigurieren und es funktioniert automatisch.
Nutzen Sie unregelmäßige Verfügbarkeit für Ausnahmen und besondere Anlässe.
Vergessen Sie die Pufferzeiten nicht — Wenn Sie Zeit zwischen Kunden benötigen, stellen Sie die Vorbereitungs- und Nachbereitungszeit bei der Dienstleistung ein, damit sich Zeitfenster nicht überschneiden.
Der Buchungszeitraum auf Dienstleistungsebene begrenzt, wie weit im Voraus Kunden verfügbare Termine sehen.
Was ist noch nötig, bevor Kunden buchen können?
Die Verfügbarkeit allein reicht nicht aus. Kunden können einen Termin erst buchen, wenn die Dienstleistung aktiv ist, ihr ein Experte zugewiesen ist, der Experte eine Verfügbarkeit hat und Ihre öffentliche Seite Einzeltermine anzeigt.
Damit Einzeltermine auf Ihrer öffentlichen Seite erscheinen, gehen Sie zu Einstellungen › Stundenplan-Seite, öffnen Sie die Registerkarte Öffentlicher Stundenplan und wählen Sie unter Anzeige auf Ihrer öffentlichen Seite die Option Einzeltermine oder Beides. Wenn Gruppenstunden ausgewählt ist, sehen Kunden Ihre Dienstleistungen nicht. Mehr dazu im Artikel Einzeltermine auf der öffentlichen Buchungsseite: wie Sie sie anzeigen und wie Kunden buchen.
Mehr zur Verwaltung von Buchungen im Artikel „Einzeltermine: Buchungen verwalten“.