Mit einer Teilnehmererklärung (oft auch Haftungsausschluss genannt) können Sie von Kunden verlangen, dass sie vor der Buchung wichtige Informationen bestätigen und digital unterschreiben (z. B. Gesundheitszustand, informierte Einwilligung, Kenntnisnahme der Haftungsregeln). Dieser Artikel führt Sie durch den gesamten Ablauf — von der Erstellung einer Erklärung über den Umgang mit Situationen, in denen ein Kunde die aktuelle Version noch nicht unterschrieben hat, bis zu der Frage, wo Sie die Antworten der Kunden finden. Es geht nicht um Ihre Teilnahmebedingungen, denen Kunden per Kontrollkästchen zustimmen, und nicht um zusätzliche Fragen im Buchungsformular (siehe Eigene Felder im Buchungsformular).
Was ist eine Teilnehmererklärung und wann wird sie verwendet
Eine Teilnehmererklärung ist eine eigenständige Erklärung, die ein Kunde einmal pro Version der Erklärung unterschreibt. Die Unterschrift wird beim Kunden gespeichert, nicht bei einer Buchung. Sie gilt daher von da an für die Buchungen dieses Kunden, bis Sie eine neue Version veröffentlichen.
Sie kann sowohl bei Online-Buchungen als auch bei Buchungen aus dem Adminbereich verlangt werden.
Hat ein Kunde die aktuelle Version nicht unterschrieben, kann seine Buchung blockiert werden.
Teilnehmererklärungen sind in den Plänen Expert und Ultimate sowie während der Testphase verfügbar.
Vorlage einrichten
Öffnen Sie Einstellungen › Stundenplan-Seite und wechseln Sie zum Reiter Teilnehmererklärung.
Klicken Sie auf Erklärung erstellen und füllen Sie Formulartitel, Text der Erklärung und Formularfelder aus (mindestens ein Feld). Ein Feld für die Unterschrift wird automatisch hinzugefügt.
Fügen Sie alle Pflichtfelder hinzu, die vor der Unterschrift ausgefüllt werden müssen.
Prüfen Sie mit Vorschau, ob Text und Felder aus Kundensicht verständlich sind, und klicken Sie dann auf Speichern.
Schalten Sie auf demselben Reiter Ausfüllen durch Kunden erforderlich ein. Der Schalter ist verfügbar, sobald eine Erklärung existiert.
Testen Sie den Ablauf mit einer tatsächlichen Buchung.
Tipp: Halten Sie Ihre Teilnehmererklärung kurz und verständlich. Ein langer oder unklarer Text erhöht die Abbruchquote bei Buchungen.
Versionen der Teilnehmererklärung und warum der Änderungsgrund wichtig ist
Wenn Sie eine bestehende Erklärung bearbeiten (Erklärung bearbeiten), wird eine neue Version erstellt. Zuvor unterschriebene Erklärungen bleiben erhalten, aber alle Kunden — auch jene, die eine ältere Version unterschrieben haben — müssen bei ihrer nächsten Buchung die aktuelle Version unterschreiben.
Füllen Sie bei der Bearbeitung das Pflichtfeld Grund für die Änderung aus (für die interne Nachverfolgung).
Informieren Sie Ihre Kunden vorab über wesentliche Änderungen.
Prüfen Sie nach der Veröffentlichung einer neuen Version das öffentliche Buchungsformular.
Unterschrift während der Buchung
Ist eine Teilnehmererklärung aktiv, bestätigt der Kunde seine Einwilligung und füllt die erforderlichen Daten einschließlich Unterschrift während des Buchungsvorgangs aus.
Kunde hat eine aktuelle Unterschrift
Die Buchung läuft normal weiter, ohne Unterbrechung.
Kunde hat keine aktuelle Unterschrift
Das System fordert ihn auf, die Teilnehmererklärung auszufüllen und zu unterschreiben. Die Buchung kann erst nach Abschluss fortgesetzt werden.
Wer unterschreibt die Teilnehmererklärung, wenn ein Elternteil für ein Kind bucht?
Bucht ein Elternteil für sein Kind, unterschreibt der Elternteil die Teilnehmererklärung. Die Erklärung gehört zu dem Kunden, der die Buchung vornimmt: Die Unterschrift wird bei diesem Kunden und bei der jeweiligen Version der Erklärung gespeichert, nicht bei einer Buchung oder einem Kind. Eine Unterschrift gilt für die Buchungen des Elternteils für sich selbst und für jedes seiner Kinder, bis Sie eine neue Version veröffentlichen. Aus der unterschriebenen Erklärung geht nicht hervor, für welches Kind eine Buchung ist.
Wenn Sie sehen möchten, für welches Kind eine Buchung ist, oder zu jedem Kind etwas abfragen möchten, nutzen Sie zusätzlich zur Erklärung eine dieser Möglichkeiten:
Buchungen für Kinder erlauben: Schalten Sie die Option in den Einstellungen der Stunde, der Kursreihe oder des Events ein. Der Elternteil wählt dann bei der Buchung das Kind aus, und der Name des Kindes erscheint auf der Bestellung, in der Buchungsbestätigung und auf dem Zahlungsbeleg (siehe Kinderstunden und Kinderbuchungen).
Benutzerdefinierte Felder im Buchungsformular: Öffnen Sie Einstellungen › Buchungen und Regeln, wechseln Sie zum Reiter Benutzerdefinierte Felder im Buchungsformular und fügen Sie dem Formular für Buchungen von Stunden, Kursreihen oder Events eine Frage hinzu, zum Beispiel nach Name und Alter des Kindes. Kunden beantworten sie bei jeder Buchung. Die Antworten finden Sie in der Teilnehmerliste der Stunde, der Kursreihe oder des Events und im Bestelldetail (siehe Eigene Felder im Buchungsformular).
Buchungen für Kinder sind wie Teilnehmererklärungen in den Plänen Expert und Ultimate sowie während der Testphase verfügbar. Benutzerdefinierte Felder im Buchungsformular gibt es in allen Plänen (im kostenlosen Plan Erste Schritte nur für neue Kunden und für Buchungen von Stunden).
Ausnahme im Adminbereich — Buchung im Namen eines Kunden erstellen
Wenn Sie eine Buchung aus dem Adminbereich erstellen, kann es vorkommen, dass der Kunde die aktuelle Teilnehmererklärung noch nicht unterschrieben hat. In diesem Fall zeigt das Buchungsformular Der Kunde hat die aktuelle Teilnehmererklärung nicht unterschrieben. Geben Sie im Textfeld einen Grund ein und klicken Sie auf Ausnahme bestätigen, um fortzufahren. Die Schaltfläche bleibt inaktiv, bis Sie einen Grund eingegeben haben.
Wann eine Ausnahme sinnvoll ist
In betrieblichen Ausnahmesituationen (z. B. eine kurzfristige telefonische Buchung).
Der Kunde hat seine Einwilligung bereits auf anderem Weg gegeben und die Unterschrift wird nachgeholt.
Wann Sie keine Ausnahme machen sollten
Als routinemäßige Abkürzung anstelle der tatsächlichen Unterschrift.
Wenn Sie sich über die rechtlichen oder betrieblichen Auswirkungen nicht sicher sind.
Wichtig: Eine Ausnahme bedeutet, dass Sie die Buchung bewusst ohne aktuelle Unterschrift der Teilnehmererklärung durchführen.
Wo sehe ich die Antworten der Kunden in der Teilnehmererklärung? Kann ich sie exportieren?
Die unterschriebene Teilnehmererklärung eines Kunden einschließlich der Antworten auf Ihre Formularfelder finden Sie an zwei Stellen:
Kunden › Spalte Teilnehmererklärung: Klicken Sie auf das Augensymbol neben einem Kunden, der die aktuelle Version unterschrieben hat.
Kundendetail › Status der Teilnehmererklärung: die aktuelle unterschriebene Erklärung und ältere Versionen unter Historie.
Das Fenster Unterschriebene Erklärung zeigt die Antworten unter Übermittelte Angaben zusammen mit der Unterschrift. Mit PDF herunterladen speichern Sie diese eine unterschriebene Erklärung. Die Spalte und der Bereich erscheinen nur, solange Ausfüllen durch Kunden erforderlich eingeschaltet ist.
Antworten aus Teilnehmererklärungen lassen sich nicht gesammelt filtern oder exportieren. Die Kundenliste zeigt nur, ob ein Kunde die aktuelle Version unterschrieben hat, und weder der Kundenexport (CSV-Datei herunterladen) noch der Teilnehmerexport einer Stunde enthält Antworten aus der Teilnehmererklärung. Wenn Sie Ihrer Erklärung also ein Newsletter-Kontrollkästchen hinzufügen, erhalten Sie keine Liste der Kunden, die es angehakt haben. Verwenden Sie für die Newsletter-Einwilligung stattdessen die eingebaute Marketing-Einwilligung, die Sie filtern und exportieren können (siehe Laden Sie Ihre Kontakte in Zenamu als CSV-Datei herunter).
Häufige Probleme und Lösungen
„Die Buchung lässt sich nicht abschließen“
Prüfen Sie, ob der Kunde die aktuelle Version der Teilnehmererklärung unterschrieben hat und ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
„Der Kunde hat bereits unterschrieben, aber das System verlangt erneut eine Unterschrift“
Wahrscheinlich wurde eine neue Version der Vorlage veröffentlicht. Eine Unterschrift auf einer älteren Version gilt nicht als Unterschrift auf der aktuellen.
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