Es kann vorkommen, dass die Zahlen in Ihren Umsatz-Statistiken nicht mit den Summen in der Bestellungen-Übersicht übereinstimmen. In den meisten Fällen handelt es sich dabei nicht um einen Fehler — die beiden Ansichten verwenden unterschiedliche Filterlogik. Hier finden Sie die häufigsten Ursachen und wie Sie den Unterschied prüfen können.
Wie die Umsatzstatistiken funktionieren
In den Umsatzstatistiken werden nur Bestellungen mit dem Zahlungsstatus Bezahlt berücksichtigt. Bestellungen mit einem anderen Status fließen nicht in den Gesamtumsatz ein:
Bestellungen mit dem Status Nicht bezahlt und Zahlung ausstehend werden separat als erwarteter Umsatz angezeigt, sind aber nicht im Gesamtumsatz enthalten.
Bestellungen mit dem Status Storniert zählen nicht zum Gesamtumsatz. Wurde bei der Stornierung jedoch eine Stornogebühr einbehalten, erscheint dieser Betrag separat im Umsatz — in den Tabellen für Kurse, Kursreihen und Workshops.
Bestellungen mit dem Status Blockiert (Warteliste) werden ebenfalls ausgeschlossen.
Wartelisten-Bestellungen, die per Karte oder PayPal bezahlt wurden, haben den Status Bezahlt und sind im Umsatz enthalten. Wird kein Platz frei und die Zahlung automatisch erstattet, wechselt die Bestellung auf Storniert und fällt aus dem Umsatz heraus. Das kann zu einer vorübergehenden Abweichung führen.
Die Liste unter Bestellungen ist dagegen nicht auf bezahlte Bestellungen beschränkt. Ohne Filter zeigt sie Bestellungen in jedem Zahlungsstatus. Wenn Sie im Filter der Spalte Zahlungsstatus bestimmte Status auswählen, zeigt die Liste nur noch Bestellungen mit diesen Status.
Nach welchem Datum der Umsatz gezählt wird
Die zusammenfassenden Statistiken (die Karte Σ Umsatz, das Monatsdiagramm sowie die Übersichten für Mehrfachkarten und Mitgliedschaften) zählen eine Zahlung an dem Tag, an dem sie tatsächlich bezahlt wurde — nicht am Tag der Bestellung. Die Zahlen stimmen dadurch mit Ihren Stripe- oder Kontoauszügen überein, und historische Monate ändern sich nicht mehr rückwirkend, wenn ein Kunde eine ältere Bestellung nachträglich bezahlt.
Die Bestellliste sortiert Bestellungen dagegen nach dem Erstellungsdatum. Eine Bestellung, die Ende eines Monats erstellt und Anfang des nächsten bezahlt wurde, erscheint daher in jeder Ansicht in einem anderen Monat — das ist erwartetes Verhalten, kein Fehler.
Die Tabellen für Kurse, Kursreihen und Workshops zeigen den Umsatz der im gewählten Zeitraum stattgefundenen Termine. Bei Kursreihen und Workshops finden Sie zwei Beträge: Bezahlt (im Zeitraum) — was im gewählten Zeitraum eingegangen ist — und Bezahlt (gesamt) — die Gesamtbilanz der ganzen Kursreihe bzw. des Workshops.
Häufige Gründe für Abweichungen
Zahlungsdatum vs. Bestelldatum — der Umsatz wird nach dem Zahlungsdatum gezählt, die Bestellliste nach dem Erstellungsdatum der Bestellung. Eine Bestellung, die in einem anderen Monat bezahlt wurde, als sie erstellt wurde, erscheint in jeder Ansicht in einem anderen Zeitraum.
Stornierte oder erstattete Bestellungen — sie erscheinen in der ungefilterten Liste unter Bestellungen, werden aber in den Umsatzstatistiken nicht berücksichtigt.
Unbezahlte oder ausstehende Bestellungen — sie sind in der ungefilterten Liste unter Bestellungen sichtbar, zählen aber nicht zum Gesamtumsatz.
Unterschiedliche Zeiträume — prüfen Sie, ob in beiden Ansichten derselbe Zeitraum eingestellt ist.
Stornogebühren — wurde eine Buchung mit einer Gebühr storniert, erscheint der Gebührenbetrag als eigenständiger Posten in den Umsatzstatistiken.
So prüfen Sie den Unterschied
Stellen Sie in den Umsatzstatistiken und in der Bestellübersicht den gleichen Zeitraum ein.
Klicken Sie unter Bestellungen in der Spalte Zahlungsstatus auf das Filtersymbol und wählen Sie Storniert, Nicht bezahlt und Zahlung ausstehend. Die Liste zeigt dann nur diese Bestellungen — genau die, die nicht im Gesamtumsatz enthalten sind.
Prüfen Sie Bestellungen mit Stornogebühren — diese werden im Umsatz als separater Posten aufgeführt.
Sobald Sie die Unterschiede identifiziert haben, sollten die Summen zusammenpassen.
Tipp: Wenn die Zahlen auch nach der Prüfung nicht übereinstimmen, exportieren Sie die Bestellungen als CSV oder Excel und vergleichen Sie sie mit der Aufschlüsselung in den Statistiken. So lassen sich die konkreten Bestellungen, die den Unterschied verursachen, leichter finden.