Mit den Zugangshinweisen hinterlegen Sie eine private Nachricht bei einer Stunde, einer Kurseinheit, einem Event oder einer Stundenvorlage. Nur Kunden mit Buchung erhalten sie, und zwar ausschließlich per E-Mail. Nutzen Sie sie für einen Türcode, für den Hinweis, wo der Schlüsselsafe hängt, oder für eine Wegbeschreibung zum Eingang.
Im öffentlichen Stundenplan erscheinen die Hinweise nie, ebenso wenig im Buchungs-Plugin oder an irgendeiner Stelle der App, die Ihre Kunden nutzen. E-Mail ist der einzige Kanal.
So senden Sie Ihren Kunden einen Türcode
Öffnen Sie die Stunde, die Kurseinheit oder das Event und klicken Sie auf Stunde bearbeiten, Kursreihe bearbeiten bzw. Bearbeiten.
Klicken Sie unter Standort auf + Zugangshinweise hinzufügen.
Schreiben Sie die Nachricht, zum Beispiel: Türcode: 4529#. Eingang vom Hof, Klingel rechts.
Entscheiden Sie, ob das Häkchen bei Hinweise erst nach Zahlung anzeigen gesetzt bleibt. Standardmäßig ist es gesetzt.
Speichern Sie die Änderungen. Kunden mit bestehender Buchung erhalten die Hinweise sofort per E-Mail, und alle, die später buchen, bekommen sie ebenfalls. Ist die Option aus dem vorherigen Schritt angehakt, erhalten unbezahlte Buchungen die Hinweise erst nach der Zahlung.
Sie können bis zu 2000 Zeichen schreiben. Um die Nachricht zu löschen, öffnen Sie denselben Abschnitt und klicken auf Entfernen.
Welche E-Mails den Code enthalten
Buchungsbestätigung für eine Stunde, eine Kursreihe oder ein Event
Zahlungsbestätigung, sobald die Buchung bezahlt ist
Erinnerung vor der Stunde oder dem Event
Die E-Mail, die ein Kunde bekommt, wenn ein Platz frei wird und er von der Warteliste nachrückt
Eine Aktualisierungs-E-Mail, immer wenn Sie den Text ändern
In der E-Mail steht die Nachricht in einem hervorgehobenen Kasten mit der Überschrift Zugangshinweise.
Hinweise erst nach Zahlung anzeigen
Ist die Option angehakt, bekommen nur Kunden mit bezahlter Buchung den Code. Wer noch nicht bezahlt hat, sieht stattdessen diesen Satz: Die Zugangshinweise schicken wir Ihnen per E-Mail, sobald Ihre Zahlung bestätigt ist.
Der Code wird dann automatisch versendet:
Karte oder PayPal — in der Zahlungsbestätigung, direkt nachdem die Zahlung erfolgreich war.
Banküberweisung — in der Zahlungsbestätigung, sobald die Buchung bezahlt ist.
Bar vor Ort — als separate E-Mail in dem Moment, in dem Sie die Bestellung als bezahlt markieren.
Kostenlose Stunden, Mitgliedschaften, Eintrittspakete und Guthaben — sofort, weil eine solche Buchung als bezahlt gilt.
Zahlen Ihre Kunden vor Ort? Diese Zahlung bestätigen Sie meist erst, wenn der Kunde eintrifft — dann käme der Code zu spät. Wenn Ihre Kunden bei der Ankunft zahlen, entfernen Sie das Häkchen, damit der Code schon mit der Buchungsbestätigung ankommt.
Was passiert, wenn Sie den Code ändern
Kunden mit Buchung erhalten eine E-Mail mit dem Betreff Aktualisierte Hinweise zu Ihrer Buchung und dem neuen Text. Werden die Hinweise erst nach der Zahlung angezeigt, geht die E-Mail nur an Kunden, die bereits bezahlt haben. Jeder Kunde erhält dabei nur eine E-Mail, auch wenn die Änderung mehrere seiner Termine betrifft — in der E-Mail steht dann, für wie viele Termine sie gilt. Die Kursleiter im Team der Stunde werden ebenfalls benachrichtigt.
Wenn Sie den Text löschen, wird keine E-Mail versendet. Personen auf der Warteliste und Kunden, die storniert haben, werden nicht benachrichtigt. Wenn Sie das Häkchen bei der Zahlungsoption später entfernen, bekommen auch Kunden, die noch nicht bezahlt haben, die E-Mail.
Ein Code für die ganze Kursreihe oder ein anderer pro Einheit
Bei einer Kursreihe ist beides möglich — genau das, was Sie brauchen, wenn der Code wechselt:
Beim Anlegen einer Kursreihe wird das Feld bei jeder Einheit mit Ihrer Nachricht vorausgefüllt. Jede Einheit hat in der Liste der Einheiten ein eigenes Feld, sodass Sie einzelne vor dem Speichern ändern können.
Wenn Sie eine einzelne Einheit bearbeiten, ändert sich nur diese Einheit. Das Feld finden Sie im Bereich Ich möchte diese konkrete Einheit bearbeiten.
Wenn Sie die ganze Kursreihe bearbeiten, werden alle kommenden Einheiten überschrieben. Das Feld befindet sich im Bereich Ich möchte die gesamte Kursreihe bearbeiten und bleibt leer, bis Sie es ausfüllen. Allein das Aufklappen des Bereichs ändert also nichts.
Wenn Sie einer laufenden Kursreihe eine Einheit hinzufügen, wird das Feld mit dem Code einer bestehenden Einheit vorausgefüllt. Prüfen Sie ihn vor dem Speichern und ändern Sie ihn bei Bedarf.
Denselben Code mehrfach verwenden
Hinterlegen Sie die Hinweise in einer Stundenvorlage, dann übernimmt jede Stunde, die Sie aus dieser Vorlage erstellen, denselben Text. Beim Duplizieren eines Events über Als Vorlage verwenden werden die Hinweise ebenfalls übernommen.
Wenn Ihr Code oft wechselt, schalten Sie die Erinnerung ein
Eine Buchungsbestätigung kann schon Wochen im Voraus versendet werden und hilft bei einem wechselnden Code deshalb wenig. Die Erinnerungs-E-Mail wird vor der Stunde zu dem Zeitpunkt versendet, den Sie in den Benachrichtigungseinstellungen festgelegt haben, und enthält den aktuellen Code.
Erinnerungen an Präsenzstunden sind standardmäßig ausgeschaltet. Aktivieren Sie Erinnerung an Präsenzstunde unter Einstellungen → Benachrichtigungen.
Warteliste und stornierte Buchungen
Kunden auf der Warteliste bekommen den Code nicht, weil sie noch keinen Platz haben. Sie erhalten ihn, sobald ein Platz frei wird und sie in die Stunde nachrücken.
Wer storniert, behält den Code, den er bereits erhalten hat. Wenn Ihnen das wichtig ist, ändern Sie den Code für den nächsten Termin.
E-Mail ist kein sicherer Kanal. Überlegen Sie selbst, was Sie in die Nachricht schreiben, und ändern Sie Türcodes regelmäßig, wenn Ihre Räumlichkeiten das erfordern.
Ein Kunde sagt, der Code sei nicht angekommen
Prüfen Sie, ob die Buchung aktiv ist. Buchungen auf der Warteliste und stornierte Buchungen bekommen den Code nicht.
Sehen Sie nach, ob Hinweise erst nach Zahlung anzeigen angehakt ist und ob die Buchung bezahlt ist. Eine unbezahlte Buchung bekommt den Code erst, wenn sie bezahlt ist.
Prüfen Sie, ob die Hinweise genau bei diesem Termin ausgefüllt sind. In einer Kursreihe kann jede Einheit einen anderen Code haben.
Erwartet der Kunde den Code kurz vor der Stunde, prüfen Sie, ob Erinnerung an Präsenzstunde unter Einstellungen → Benachrichtigungen eingeschaltet ist. Wer erst bucht, nachdem die Erinnerung versendet wurde, erhält keine mehr.
Bitten Sie den Kunden, seinen Spam-Ordner zu prüfen, und schicken Sie den Code dann erneut. Ändern Sie dazu entweder den Text oder nutzen Sie die Schaltfläche Sammelnachricht.