Ein Kunde möchte in eine andere Kursreihe wechseln: ein anderer Wochentag, ein anderes Niveau oder einfach der nächste Durchlauf. Früher mussten Sie dafür die Teilnahme stornieren und eine neue Bestellung anlegen. Jetzt verschieben Sie den Kunden mit einer einzigen Aktion: die verbleibenden Einheiten wechseln in die neue Kursreihe, die bereits stattgefundenen bleiben in der Historie der ursprünglichen, Zahlung, Preis und Beleg bleiben unverändert, und der Kunde erhält eine einzige E-Mail.
Wann Sie das Verschieben nutzen
In eine andere Kursreihe verschieben — der Kunde wechselt mit dem ganzen Rest der Kursreihe in eine andere Kursreihe. Sie wählen die Zielkursreihe aus, und der Kunde ist dort ab der ersten verbleibenden Einheit dabei.
Nachholtermin — der Kunde muss nur einzelne Einheiten nachholen und wählt sie selbst aus dem Stundenplan. Wie Nachholtermine funktionieren, beschreibt der Artikel Wie man Nachholtermine über die Verwaltung nutzt.
Einzelne Einheit einer Kursreihe in eine einzelne Stunde — einen Kunden, der nur eine Einheit einer Kursreihe gekauft hat, verschieben Sie genauso wie eine Buchung für eine Stunde, siehe Kunden ohne Storno und Rückerstattung in eine andere Stunde verschieben.
So verschieben Sie einen Kunden
Öffnen Sie das Detail der Kursreihe und den Tab Teilnehmer. Dieselbe Aktion finden Sie auch im Detail jeder Einheit der Kursreihe im Abschnitt Teilnehmer der Kursreihe.
Klicken Sie beim Kunden auf das Menü mehr (⋮) und dann auf In eine andere Kursreihe verschieben.
Prüfen Sie oben im Fenster den Kunden, die ursprüngliche Kursreihe mit der Anzahl der verbleibenden Einheiten und den Preis der Bestellung.
Wählen Sie die neue Kursreihe. Die Liste enthält kommende und laufende veröffentlichte Kursreihen Ihres Studios, die dieselbe Teilnahmeform (vor Ort oder online) zulassen wie die ursprüngliche Buchung. Unter der Auswahl sehen Sie, für wie viele Einheiten der neuen Kursreihe der Kunde angemeldet wird und ab wann.
Lassen Sie Kunden per E-Mail benachrichtigen angehakt und schreiben Sie bei Bedarf eine Nachricht an den Kunden, die in der E-Mail erscheint.
In die Notiz für den Änderungsverlauf der Bestellung können Sie den Grund schreiben; der Kunde sieht sie nicht.
Klicken Sie auf Anmeldung verschieben.
Welche Einheiten verschoben werden
Verschoben werden die Einheiten, die den Kunden in der ursprünglichen Kursreihe noch erwarten: die, die noch nicht stattgefunden haben und nicht abgesagt wurden. Bereits stattgefundene Einheiten bleiben samt Anwesenheit bei der ursprünglichen Kursreihe. Einheiten, von denen sich der Kunde abgemeldet hat, werden nicht verschoben, und die dafür vergebenen Nachholtermine behält der Kunde.
In der neuen Kursreihe wird der Kunde für alle verbleibenden Einheiten angemeldet, unabhängig davon, wie viele Einheiten ihm in der ursprünglichen Kursreihe geblieben sind:
Die neue Kursreihe hat mehr Einheiten — der Kunde bekommt sie zum gleichen Preis, der Preis der Bestellung ändert sich nicht.
Die neue Kursreihe hat weniger Einheiten — die überzähligen Einheiten aus der ursprünglichen Kursreihe verfallen. Das Fenster weist Sie auf den Unterschied hin; möchten Sie den Preis ändern, passen Sie ihn auf der Bestellung an.
Tipp: Die neue Kursreihe darf schon laufen. Der Kunde bekommt dann nur die Einheiten, die darin noch nicht stattgefunden haben.
Was mit Zahlung und Beleg passiert
Das Verschieben rührt das Geld nie an: bezahlt bleibt bezahlt in der ursprünglichen Höhe, unbezahlt bleibt unbezahlt. Es entsteht weder eine Nachzahlung noch eine Rückerstattung, auch dann nicht, wenn die neue Kursreihe einen anderen Preis hat. Möchten Sie den Preis ändern, passen Sie ihn auf der Bestellung an.
Eine bezahlte Bestellung hat einen Beleg, und der ändert sich durch das Verschieben nicht; Name der Kursreihe und Datum auf dem Beleg bleiben die ursprünglichen. Die Bestellung selbst erscheint nun bei der neuen Kursreihe, genauso wie in der Kursreihenübersicht des Kunden.
Eine unbezahlte Bestellung wechselt vollständig in die neue Kursreihe, samt Name und Datum. Zahlt der Kunde per Banküberweisung, wird das Fälligkeitsdatum anhand der ersten Einheit der neuen Kursreihe neu berechnet.
Worauf das Fenster Sie hinweist
Die folgenden Situationen blockieren das Verschieben nicht, es erscheint nur ein Hinweis, damit Sie bewusst entscheiden:
Einige Einheiten der neuen Kursreihe sind ausgebucht. Die Buchung wird über die Kapazitätsgrenze hinaus angelegt, genauso wie wenn Sie einen Teilnehmer manuell hinzufügen.
Der Kunde ist für die neue Kursreihe bereits angemeldet. Nach dem Verschieben hat er für dieselben Einheiten zwei Buchungen.
Der Kunde steht in der neuen Kursreihe auf der Warteliste für eine der Einheiten. Sein Platz auf der Warteliste bleibt unverändert; wenn er ihn nicht behalten soll, stornieren Sie ihn separat.
Die neue Kursreihe hat weniger verbleibende Einheiten als die ursprüngliche (siehe oben).
Die Bestellung ist mit einem Eintrittspaket, Guthaben, einer Mitgliedschaft oder einem Nachholtermin bezahlt. Beim Verschieben wird nicht geprüft, ob Eintrittspaket, Mitgliedschaft oder Nachholtermin auch für die neue Kursreihe gelten und ob ein Limit überschritten wird. Prüfen Sie das im Kundendetail.
Was in der ursprünglichen Kursreihe passiert
Der Kunde verschwindet aus der Teilnehmerliste der ursprünglichen Kursreihe. Seine bereits stattgefundenen Einheiten samt Anwesenheit finden Sie weiterhin im Detail der einzelnen Einheiten, im Detail der Bestellung und im Kundendetail. Bei jeder frei gewordenen Einheit wird ein Platz frei wie bei einer Stornierung: war die Einheit ausgebucht, rückt der erste Kunde von deren Warteliste automatisch nach, andernfalls gehen Benachrichtigungen an alle, die sich für einen frei werdenden Platz vormerken lassen.
Häufige Fragen
Wo sehe ich, dass ein Kunde verschoben wurde?
Im Änderungsverlauf der Bestellung steht ein Eintrag mit der ursprünglichen und der neuen Kursreihe, dem Datum der ersten neuen Einheit, der Anzahl der verschobenen, hinzugefügten und entfernten Einheiten, wer die Anmeldung verschoben hat und wann, sowie Ihre interne Notiz. Die Nachricht an den Kunden wird nicht im Verlauf gespeichert, sie steht nur in der gesendeten E-Mail.
Was bekommt der Kunde?
Eine E-Mail „Kursbuchung verschoben“ mit dem Namen der ursprünglichen und der neuen Kursreihe, der Anzahl der verbleibenden Einheiten und ihrem Zeitraum, den Angaben zur Zahlung, Ihrer Nachricht, dem Veranstaltungsort oder den Online-Zugangsdaten und einer Schaltfläche zum Detail der Bestellung. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, informieren Sie ihn bitte anderweitig.
Wie storniere ich die Teilnahme nach dem Verschieben?
Klicken Sie beim Kunden in der neuen Kursreihe auf Teilnahme an der Kursreihe stornieren. Storniert wird immer die ganze Bestellung, also auch die bereits stattgefundenen Einheiten in der ursprünglichen Kursreihe. Deshalb wird diese Option beim Kunden in der ursprünglichen Kursreihe nicht mehr angeboten.
Kann ich nur eine einzelne Einheit einer Kursreihe verschieben?
Zwischen zwei Kursreihen nicht, es wechselt immer der ganze Rest der Kursreihe. Eine einzelne Einheit einer Kursreihe lässt sich in eine einzelne Stunde verschieben, wie es der Artikel Kunden ohne Storno und Rückerstattung in eine andere Stunde verschieben beschreibt. Für einzelne Einheiten nutzen Sie einen Nachholtermin.