Ein Kunde kann nicht kommen oder ist gar nicht erschienen und möchte stattdessen eine andere Stunde. Früher mussten Sie die Buchung dafür stornieren und eine neue anlegen. Jetzt verschieben Sie den Kunden mit einer einzigen Aktion: Zahlung, Preis und Beleg bleiben unverändert, und der Kunde erhält eine E-Mail mit der neuen Stunde.
Verschieben oder Nachholtermin?
Zenamu bietet zwei Wege, dem Kunden entgegenzukommen. Wählen Sie danach, ob Sie die neue Stunde schon kennen:
In eine andere Stunde verschieben — Sie wählen eine konkrete Stunde aus, und der Kunde wechselt direkt dorthin. Das passt, wenn Sie einen Ersatztermin vereinbaren oder wenn der Kunde nicht erschienen ist und Sie ihm eine andere Stunde geben möchten.
Nachholtermin — Sie geben dem Kunden einen Nachholtermin, und er wählt die Stunde selbst aus dem Stundenplan. Das passt, wenn der neue Termin noch nicht feststeht oder wenn der Kunde mehrere Stunden auf einmal übertragen muss. Wie Nachholtermine funktionieren, beschreibt der Artikel Wie man Nachholtermine über die Verwaltung nutzt.
So verschieben Sie einen Kunden
Öffnen Sie im Kalender die Stunde, für die der Kunde gebucht hat.
Klicken Sie in der Teilnehmerliste beim Kunden auf In eine andere Stunde verschieben (je nach Bildschirmbreite steht die Aktion direkt dort oder im Menü mehr).
Prüfen Sie oben im Fenster den Kunden, die ursprüngliche Stunde und den Preis der Bestellung.
Wählen Sie die neue Stunde. Die Liste zeigt Stunden innerhalb von 30 Tagen ab dem gewählten Datum; verschieben Sie das Datum Stunden anzeigen ab, wenn die neue Stunde weiter in der Zukunft liegt. Sie können nach dem Namen der Stunde suchen.
Lassen Sie Kunden per E-Mail benachrichtigen angehakt und schreiben Sie bei Bedarf eine Nachricht an den Kunden, die in der E-Mail erscheint.
In die Notiz für den Änderungsverlauf der Bestellung können Sie den Grund schreiben; der Kunde sieht sie nicht.
Klicken Sie auf Buchung verschieben.
Nach dem Verschieben hat der Kunde eine Buchung für die neue Stunde mit der Anwesenheit „abwesend“ und erhält Erinnerungen zur neuen Stunde wie bei jeder anderen Buchung.
Tipp: Sie können auch eine Buchung für eine Stunde verschieben, die bereits stattgefunden hat, typischerweise wenn der Kunde nicht erschienen ist. Ist der Kunde bei der ursprünglichen Stunde als anwesend markiert, heben Sie die Anwesenheit zuerst auf.
Was mit Zahlung und Beleg passiert
Das Verschieben rührt das Geld nie an: bezahlt bleibt bezahlt in der ursprünglichen Höhe, unbezahlt bleibt unbezahlt. Es entsteht weder eine Nachzahlung noch eine Rückerstattung, auch dann nicht, wenn die neue Stunde einen anderen Preis hat. Möchten Sie den Preis ändern, passen Sie ihn auf der Bestellung an.
Eine bezahlte Bestellung hat bereits einen Beleg, und dieser ändert sich durch das Verschieben nicht. Die Bestellung bleibt deshalb bei der ursprünglichen Stunde erfasst: Sie finden sie dort in der Bestellübersicht und im Umsatz der Stunde. In die neue Stunde wechselt nur die Teilnahme des Kunden. Das Verschieben wird im Änderungsverlauf der Bestellung festgehalten.
Eine unbezahlte Bestellung wechselt vollständig in die neue Stunde: nach der Bezahlung finden Sie sie in der Bestellübersicht und im Umsatz bei der neuen Stunde. Zahlt der Kunde per Banküberweisung, wird das Fälligkeitsdatum anhand der neuen Stunde neu berechnet.
Worauf das Fenster Sie hinweist
Die folgenden Situationen blockieren das Verschieben nicht, es erscheint nur ein Hinweis, damit Sie bewusst entscheiden:
Die neue Stunde ist ausgebucht. Die Buchung wird über die Kapazitätsgrenze hinaus angelegt, genauso wie wenn Sie einen Teilnehmer manuell hinzufügen.
Der Kunde hat für die neue Stunde bereits eine Buchung. Nach dem Verschieben hat er zwei.
Der Kunde steht bei der neuen Stunde auf der Warteliste. Seine Wartelistenbuchung bleibt unverändert; wenn er sie nicht behalten soll, stornieren Sie sie separat im Detail der neuen Stunde.
Die Buchung ist mit einem Eintrittspaket, Guthaben, einer Mitgliedschaft oder einem Nachholtermin bezahlt. Beim Verschieben wird nicht geprüft, ob Eintrittspaket, Mitgliedschaft oder Nachholtermin auch für die neue Stunde gelten und ob ein Limit überschritten wird. Prüfen Sie das im Kundendetail.
Der Kunde ist nicht erschienen und hat online bezahlt. Nach dem Verschieben ist die Buchung wieder aktiv, und der Kunde kann sie bei der neuen Stunde selbst nach Ihren Stornierungsbedingungen stornieren, bei Online-Zahlung auch mit Rückerstattung. Wenn Sie das nicht zulassen möchten, geben Sie ihm statt des Verschiebens einen Nachholtermin.
Was mit der ursprünglichen Stunde passiert
Das Verschieben macht in der ursprünglichen Stunde einen Platz frei, genauso wie eine Stornierung. War die Stunde ausgebucht und stehen Kunden auf der Warteliste, rückt der erste automatisch nach und erhält eine E-Mail; andernfalls gehen Benachrichtigungen an alle, die sich für einen frei werdenden Platz vormerken ließen. Wenn Sie die ursprüngliche Stunde ganz absagen möchten, verschieben Sie zuerst die Kunden und sagen Sie die Stunde erst danach ab.
Häufige Fragen
Kann ich einen Kunden aus einer Kursreihe verschieben?
Einen Kunden, der nur eine einzelne Einheit einer Kursreihe gekauft hat, verschieben Sie auf dieselbe Weise in jede einzelne Stunde. Das Verschieben in eine andere Einheit derselben Kursreihe oder zwischen zwei Kursreihen ist noch nicht möglich; das Vorgehen für Kursreihen beschreibt der Artikel Kursreihen: Teilnehmer zwischen zwei Kursreihen umbuchen. Kunden mit einer ganzen Kursreihe und Workshop-Teilnehmer lassen sich nicht verschieben.
Wie wird eine Stornierung nach dem Verschieben berechnet?
Anhand der neuen Stunde. Storniert der Kunde die Buchung für die neue Stunde, gelten Ihre Stornierungsbedingungen bezogen auf den Beginn der neuen Stunde.
Wo sehe ich, dass ein Kunde verschoben wurde?
Im Änderungsverlauf der Bestellung steht ein Eintrag mit der ursprünglichen und der neuen Stunde, wer die Buchung verschoben hat und wann, sowie Ihre interne Notiz. Die Nachricht an den Kunden wird nicht im Verlauf gespeichert, sie steht nur in der gesendeten E-Mail.
Was bekommt der Kunde?
Eine E-Mail „Buchung vom Studio verschoben“ mit der ursprünglichen und der neuen Stunde, Ihrer Nachricht, dem Veranstaltungsort oder den Online-Zugangsdaten, einer Schaltfläche zum Buchungsdetail und Links, um die neue Stunde in den Kalender zu übernehmen. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, informieren Sie ihn bitte anderweitig.