Mit der Warteliste können sich Kunden mit einem Zenamu-Konto für eine ausgebuchte Stunde anstellen. Wird eine Buchung storniert, bucht Zenamu automatisch den ersten Kunden auf der Warteliste ein und benachrichtigt ihn per E-Mail. Die Warteliste ist etwas anderes als Benachrichtigen, das nur eine E-Mail über einen freien Platz sendet (siehe unten), und auch etwas anderes als Nachholtermine, die Kunden erhalten, wenn sie sich von einer Einheit einer Kursreihe abmelden.
Wo die Warteliste funktioniert: Die Warteliste gibt es für Gruppenstunden und für einzelne Einheiten einer Kursreihe (die Kursreihe braucht dafür die Preisoption Preis pro Einheit). Für Buchungen der gesamten Kursreihe, für Events und Workshops sowie für Einzeltermine gibt es keine Warteliste. Nur angemeldete Kunden können sich eintragen, Gastkunden ohne Konto nicht. Kostenlose Stunden haben keine Warteliste, sondern nur Benachrichtigen.
Pläne: Die Warteliste ist in den Plänen Expert und Ultimate (einschließlich Expert 2024), während der Testphase und in älteren Plänen wie Professional verfügbar. In den Plänen Free und Standard ist sie nicht verfügbar.
Wie aktiviere ich die Warteliste?
Die Warteliste ist standardmäßig ausgeschaltet. Gehen Sie zu Einstellungen > Buchungen und Regeln > Buchungen, suchen Sie den Bereich Warteliste und aktivieren Sie Kunden können sich auf die Warteliste setzen, wenn die Stunde ausgebucht ist. Bei einer ausgebuchten Stunde sehen Kunden dann die Schaltfläche Warteliste.
Wie bezahlen Kunden, wenn sie sich auf die Warteliste setzen?
Kunden bezahlen im Voraus, wenn sie sich eintragen. Das geht nur, wenn die Stunde eine Preisoption anbietet, die sie mit Guthaben, Eintritten, einer Mitgliedschaft, einem Nachholtermin, einer Kredit-/Debitkarte (Stripe) oder PayPal bezahlen können. Akzeptiert eine Stunde nur Banküberweisung oder Zahlung vor Ort, sehen Kunden statt der Warteliste die Schaltfläche Benachrichtigen.
Jede Zahlungsmethode verhält sich etwas anders:
Guthaben und Eintritte — der Betrag wird als „Kaution“ auf dem Konto des Kunden zurückgehalten, bis ein Platz frei wird oder die Stunde beginnt.
Mitgliedschaften — der Kunde wird ohne zusätzliche Kosten auf die Warteliste gesetzt.
Nachholtermine — der Nachholtermin wird reserviert.
Kredit-/Debitkarte (Stripe) oder PayPal — die Zahlung wird sofort abgebucht. Die Bestellung erhält den Status „Bezahlt“ mit dem Hinweis „Warteliste“.
Der Kunde wird auf die Warteliste gesetzt und wartet darauf, dass ein Platz frei wird.
Was passiert, wenn ein Platz frei wird?
Ein Platz wird frei, wenn ein gebuchter Kunde seine Buchung storniert oder wenn Sie die Buchung eines Kunden stornieren, bevor die Stunde beginnt. Die Warteliste funktioniert nach dem Prinzip „First In, First Out“:
Erster freier Platz: geht an den Ersten auf der Liste.
Weitere Plätze: gehen an die nächsten Personen in der Reihenfolge.
Zenamu erledigt das vollständig automatisch. Sobald ein Platz frei wird, wird der erste Kunde auf der Warteliste in die Stunde eingebucht und per E-Mail benachrichtigt. Das zurückgehaltene Guthaben, die Eintritte, die Mitgliedschaft oder der Nachholtermin werden für die Buchung verwendet.
Wenn Sie zusätzlich eine SMS senden möchten, aktivieren Sie Wartelistenkunde in Stunde gebucht unter Einstellungen > Benachrichtigungen > SMS-Benachrichtigungen an Kunden. Der Kunde braucht dafür eine gültige Telefonnummer.
Was, wenn kein Platz frei wird?
Wenn kein Platz frei wird und die Stunde beginnt:
Guthaben und Eintritte — der zurückgehaltene Betrag wird automatisch auf das Konto des Kunden zurückerstattet.
Mitgliedschaften — die Mitgliedschaft bleibt ohne Änderung aktiv.
Nachholtermine — die Reservierung wird aufgehoben.
Karte (Stripe) und PayPal — die Zahlung wird automatisch erstattet und die Bestellung storniert. Es wird sowohl eine Zahlungsbestätigung als auch eine Stornobestätigung erstellt.
Wann schließt die Warteliste?
Bei einer ausgebuchten Stunde verschwinden die Schaltflächen Warteliste und Benachrichtigen aus Ihrem öffentlichen Stundenplan, sobald die Stornierungsfrist für diese Stunde abgelaufen ist. Auch nach dem Buchungsschluss sind sie nicht mehr sichtbar. Beispiel: Bei einer Stornierungsfrist von 24 Stunden können sich Kunden bis 24 Stunden vor Beginn der Stunde auf die Warteliste setzen.
Soll die Warteliste länger offen bleiben, legen Sie unter Einstellungen > Buchungen und Regeln > Stornierung von Buchungen > Termine > Stornierungsfrist eine kürzere Frist fest. Beachten Sie, dass Kunden ihre Buchungen dann auch später selbst stornieren können. Einstellungen für Einzeltermine wie die Mindestvorlaufzeit haben keinen Einfluss auf die Warteliste.
Was ist der Unterschied zwischen der Warteliste und „Benachrichtigen“?
Benachrichtigen ist eine E-Mail-Benachrichtigung, keine Buchung. Bei einer ausgebuchten Stunde kann jeder, auch Gastkunden ohne Konto, auf Benachrichtigen klicken und seine E-Mail-Adresse eingeben. Sie müssen dafür nichts einrichten, und die Funktion gibt es in jedem Plan.
Wird eine Buchung storniert und steht niemand auf der Warteliste, erhalten alle Eingetragenen gleichzeitig eine E-Mail. Den Platz bekommt, wer zuerst bucht. Nichts wird automatisch gebucht oder bezahlt.
Stehen Kunden auf der Warteliste, haben sie Vorrang, und die E-Mail von Benachrichtigen wird nicht gesendet.
Die Eingetragenen bleiben nach der E-Mail eingetragen und erhalten eine weitere, wenn später wieder ein Platz frei wird.
Die Liste der Eingetragenen finden Sie in den Stundendetails im Reiter Benachrichtigen.
Häufig gestellte Fragen
Wann erhält ein Wartelisten-Teilnehmer eine E-Mail — und wann nicht?
Zenamu bucht den nächsten Teilnehmer auf der Warteliste nur in bestimmten Situationen in die Stunde ein und sendet ihm die E-Mail:
Die Buchung eines Kunden wird vor Beginn der Stunde storniert — ✓ die E-Mail wird gesendet und der nächste Teilnehmer auf der Warteliste rückt nach.
Das Studio erhöht die Kapazität der Stunde manuell — ✗ die E-Mail wird NICHT gesendet. Wartelisten-Teilnehmer werden nicht automatisch eingebucht.
Das Studio legt eine neue Stunde an — ✗ die E-Mail wird NICHT gesendet (das gilt als neue Stunde, nicht als frei gewordener Platz in der ursprünglichen).
Wenn Sie die Kapazität erhöhen und Wartelisten-Teilnehmer einbuchen möchten: Verwenden Sie für jeden von ihnen In regulären Teilnehmer umwandeln (siehe Kann ich einen Wartelisten-Teilnehmer manuell einbuchen?).
Ein Platz wurde frei, aber der Wartelisten-Teilnehmer wurde nicht eingebucht. Warum?
Zenamu bucht einen Kunden nur dann automatisch ein, wenn eine Buchung vor Beginn der Stunde storniert wird. Wenn Sie die Kapazität erhöhen oder eine neue Stunde anlegen, rückt niemand nach, und sobald die Stunde begonnen hat, passiert nichts mehr.
Ebenso kann das System die Buchung nicht automatisch abschließen, wenn das Eintrittspaket oder die Mitgliedschaft des Kunden zwischen der Anmeldung auf der Warteliste und dem Freiwerden des Platzes abgelaufen ist.
Warum kann sich ein Kunde nicht auf die Warteliste setzen?
Er ist nicht angemeldet. Gastkunden sehen Um sich auf die Warteliste zu setzen, melden Sie sich an. oder können Benachrichtigen nutzen.
Die Warteliste ist ausgeschaltet oder in Ihrem Plan nicht enthalten.
Die Stornierungsfrist oder der Buchungsschluss für die Stunde ist abgelaufen.
Die Stunde ist kostenlos oder akzeptiert nur Banküberweisung oder Zahlung vor Ort.
Es handelt sich um die Buchung einer gesamten Kursreihe, um ein Event oder um einen Einzeltermin. Dafür gibt es keine Warteliste.
Kann ich einen Wartelisten-Teilnehmer manuell einbuchen?
Ja. Öffnen Sie die Stundendetails im Stundenplan, wechseln Sie zum Reiter Warteliste und wählen Sie beim Kunden In regulären Teilnehmer umwandeln. Ist die Stunde voll, erscheint der Dialog Stunde ist ausgebucht. Klicken Sie auf Ja, umwandeln, und der Kunde wird über die Kapazität hinaus eingebucht. Einen Kunden, dessen Karten- oder PayPal-Zahlung noch nicht abgeschlossen ist, können Sie nicht umwandeln.
Ein Kunde hat sich versehentlich auf die Warteliste gesetzt. Was kann ich tun?
Wählen Sie in den Stundendetails im Reiter Warteliste entweder In regulären Teilnehmer umwandeln, um den Kunden in die Stunde einzubuchen, oder Wartelistenbuchung stornieren, um ihn von der Warteliste zu nehmen.
Kann ich einen Kunden selbst auf die Warteliste setzen?
Nein. Auf die Warteliste setzen können sich nur Kunden selbst. Eine Buchung, die Sie mit Teilnehmer hinzufügen erstellen, ist immer eine reguläre Buchung, auch wenn die Stunde ausgebucht ist.