Problem: Die Stunde, die Einheit einer Kursreihe oder das Event wird als voll angezeigt, es gibt aber mehr Teilnehmer, als die Kapazität erlaubt. Dieser Artikel erklärt, wann Zenamu eine Buchung über der Kapazität zulässt und wie Sie die Situation lösen. Kunden können selbst nie über die Kapazität hinaus buchen; ein zusätzlicher Teilnehmer wird immer von Ihrem Team in der Verwaltung hinzugefügt.
Warum das passieren kann
Zenamu verhält sich je nach Aktivitätstyp unterschiedlich:
Stunden (einmalige und wiederkehrende):
Im öffentlichen Stundenplan können Kunden eine volle Stunde nicht buchen. Ist die Warteliste aktiviert, können sie sich stattdessen auf die Warteliste setzen.
In der Verwaltung erscheint bei Teilnehmer hinzufügen für eine volle Stunde vor Ort eine Warnung: „Die Stunde ist ausgebucht. Möchten Sie wirklich einen weiteren Teilnehmer über das Limit hinaus hinzufügen?“ Die Warnung blockiert die Buchung nicht, der Kunde wird also über die Kapazität hinaus hinzugefügt. Ist dagegen die Online-Kapazität einer Stunde voll, können Sie keinen weiteren Kunden hinzufügen.
Im Tab Warteliste im Detail der Stunde verschiebt In regulären Teilnehmer umwandeln einen Kunden von der Warteliste in die Stunde. Ist die Stunde voll, fragt der Dialog Stunde ist ausgebucht: „Diese Stunde ist derzeit ausgebucht. Möchten Sie diesen Wartelisten-Kunden wirklich über die Kapazitätsgrenze hinaus aufnehmen?“ Nach Ja, umwandeln ist der Kunde regulärer Teilnehmer über der Kapazität.
Events (Workshops):
Über die Verwaltung können Sie einen Teilnehmer über die Kapazität hinaus hinzufügen. Es erscheint eine Warnung: „Dieses Event ist ausgebucht. Möchten Sie wirklich einen weiteren Teilnehmer über die Kapazität hinaus hinzufügen?“ — die Aktion wird aber nicht blockiert.
Kursreihen:
Ist eine der ausgewählten Einheiten voll, lässt sich die gesamte Kursreihe nicht buchen — weder von Kunden noch über die Verwaltung. Kunden sehen „Kursreihe ausgebucht“.
Eine einzelne Einheit einer Kursreihe können Sie über die Verwaltung auch dann hinzufügen, wenn diese Einheit voll ist; es erscheint dieselbe Kapazitätswarnung wie bei Stunden.
Was Sie prüfen sollten
Wer hat die Buchung angelegt — wurde sie über die Verwaltung erstellt, könnte es eine manuelle Hinzufügung über der Kapazität sein oder ein Kunde von der Warteliste, der in einen regulären Teilnehmer umgewandelt wurde.
Aktivitätstyp — bei Stunden, einzelnen Einheiten einer Kursreihe und Events kann man über die Verwaltung nach einer Warnung Teilnehmer über die Kapazität hinaus hinzufügen.
Zwischenzeitliche Stornierung — zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein Platz frei wurde, und dem Abschluss der Buchung kann es zu einer Stornierung und erneuten Buchung gekommen sein.
Aktuelle Teilnehmerliste — vergleichen Sie die tatsächliche Teilnehmerzahl mit der eingestellten Kapazität im Stundendetail.
So lösen Sie die Situation
Wenn die zusätzliche Buchung betrieblich kein Problem darstellt, belassen Sie sie und informieren Sie Ihr Team.
Falls doch, kontaktieren Sie den zusätzlichen Teilnehmer und bieten Sie eine Alternative an.
Erwägen Sie, die Kapazität zu erhöhen, wenn Sie den Platz und einen verfügbaren Kursleiter haben.
Wie können sich Kunden bei einer vollen Stunde auf die Warteliste setzen?
Gehen Sie zu Einstellungen › Buchungen und Regeln, öffnen Sie den Tab Buchungen und setzen Sie im Abschnitt Warteliste das Häkchen bei Kunden können sich auf die Warteliste setzen, wenn die Stunde ausgebucht ist.
Bei einer vollen Stunde sehen Kunden dann: „Diese Stunde ist ausgebucht. Sie können sich auf die Warteliste setzen lassen oder eine E-Mail-Benachrichtigung einrichten, falls ein Platz frei wird.“
Die Warteliste ist in den aktuellen Plänen Expert und Ultimate verfügbar.
Wichtig: Die Wartelisten-Funktion steht angemeldeten Kunden zur Verfügung, die mit Guthaben, Eintritten, einer Mitgliedschaft, Kredit-/Debitkarte (Stripe) oder PayPal bezahlen. Kostenlose Stunden haben keine Warteliste. Mehr dazu im Artikel Warteliste für ausgebuchte Stunden.
FAQ
Kann ein Kunde die Kapazität eigenständig überschreiten?
Nein. Über die öffentliche Seite ist eine Buchung über die Kapazitätsgrenze hinaus nicht möglich. Eine Überbuchung kann nur über die Verwaltung erfolgen.
Wie verhindere ich versehentliche Überbuchungen?
Zenamu hindert Ihr Team nicht daran, einen Teilnehmer zu einer vollen Stunde, einer vollen Einheit einer Kursreihe oder einem vollen Event hinzuzufügen; es zeigt nur eine Warnung an. Achten Sie darauf, dass alle, die Teilnehmer hinzufügen, die Kapazitätswarnung lesen, bevor sie bestätigen.
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