Guthaben sind ein vorausbezahlter Betrag, mit dem Ihre Kunden ihre Buchungen bezahlen. Kunden kaufen Guthabenpakete, und bei jeder Buchung wird der Preis in Guthaben abgezogen, den Sie bei der Stunde, der Kursreihe, dem Event oder dem Einzeltermin festgelegt haben. Dieser Artikel behandelt das Guthabensystem unter Einstellungen › Eintrittspakete und Mitgliedschaften › Guthabensystem. Um Eintrittspakete, Mitgliedschaften oder Geschenkgutscheine geht es hier nicht, ebenso wenig um das Guthaben in der fortlaufenden Mitgliedschaft eines Kunden — das ist Geld, das bei Stripe verwahrt wird.
Guthaben sind in allen kostenpflichtigen Plänen verfügbar, nicht im kostenlosen Plan Erste Schritte. So funktioniert das Guthabensystem und so profitieren sowohl Sie als auch Ihre Kunden davon:
Nutzung
Mit Guthaben lassen sich Stunden, Kursreihen, Events und Einzeltermine bezahlen, überall dort, wo Sie einen Preis in Guthaben hinzugefügt haben.
Abbuchung
Wenn ein Kunde eine Stunde bucht, wird der Preis (z. B. 170 Guthaben) automatisch von seinem Guthabenkonto abgezogen.
Vorteile des Guthabensystems
Einfach für Kunden und für Sie
Alles im Voraus bezahlt
Guthaben werden bei der Buchung automatisch abgezogen
Transparente und faire Stornogebühren
Automatische Anmeldung von der Warteliste
1) Kunden können Guthaben im Voraus kaufen
Kunden können Guthaben bereits vorab erwerben und damit Stunden buchen, ohne jedes Mal ihre Kreditkarte zücken oder Überweisungen tätigen zu müssen.
2) Sie erhalten Zahlungen im Voraus
Jede Buchung ist automatisch vorausbezahlt – das vereinfacht Ihre Buchhaltung erheblich.
3) Begrenzte Gültigkeit motiviert zur Nutzung
Guthaben haben ein Ablaufdatum, was Kunden dazu anregt, sie innerhalb des festgelegten Zeitraums zu verwenden.
4) Automatische Anmeldung von der Warteliste
Funktion: Wenn aktiviert, werden Kunden automatisch von der Warteliste in die Stunde eingetragen – ihre Guthaben werden dafür genutzt.
Reservierung: Die Guthaben werden temporär für den Kunden reserviert.
Freigabe: Wird kein Platz frei, gehen die Guthaben automatisch zurück auf das Konto der Kunden.
Einstellungen: Diese Funktion aktivieren Sie unter Einstellungen > Buchungen und Regeln.
5) Faire und transparente Stornogebühren
Erstattungen: Bei Stornierungen werden Guthaben automatisch und sofort zurückgebucht.
Strafen: Bei Stornierungen innerhalb des von Ihnen festgelegten Zeitfensters (z. B. 4 Stunden vor Stundenbeginn) erhalten Kunden nur einen Teil ihrer Guthaben zurück.
Keine Gebühren: Anders als bei Kreditkarten fallen bei der Rückerstattung von Guthaben keine Transaktionsgebühren an. Für weitere Informationen siehe „Wie Zenamu Gebühren bei stornierten Buchungen minimiert".
Automatische Rückerstattung: Alle Rückbuchungen erfolgen automatisch – es sind keine manuellen Überweisungen nötig.
6) Marketing-Möglichkeiten
Rabattierte Guthabenpakete: Bieten Sie Guthaben vergünstigt an, um Kunden anzuziehen – z. B. 100 Guthaben, 6 Monate gültig, für nur 90 €, was einer „Gratisstunde" im Wert von 10 € entspricht.
Kombinierte Zahlungsmodelle: Bieten Sie Guthaben günstiger als Barzahlungen an, um Kreditkartengebühren auszugleichen.
Wie erstelle ich ein Guthabenpaket?
Gehen Sie zu Einstellungen › Eintrittspakete und Mitgliedschaften und öffnen Sie den Tab Guthabensystem. Klicken Sie auf Guthabenpaket hinzufügen.
2. Füllen Sie das Guthabenpaket aus und klicken Sie auf Speichern:
Anzahl Guthaben
Preis in Ihrer Währung: Für einen Rabatt setzen Sie den Preis niedriger als den Gegenwert der Guthaben.
Beschreibung
Gültigkeit ab Kaufdatum: wie lange die Guthaben ab dem Kaufdatum gültig sind.
3. Das Guthabenpaket wird dann automatisch auf Ihrem öffentlichen Stundenplan angezeigt.
Stornierungsbedingungen für Guthaben festlegen
Erstattungen: Guthaben werden gemäß Ihren Stornierungsbedingungen automatisch zurückerstattet.
Richtlinien: Definieren Sie Ihre Stornierungsbedingungen in Zenamu; sie erscheinen im Bereich Regeln und Bedingungen Ihres öffentlichen Stundenplans.
Beispiel: Wenn ein Kunde 5 Stunden vor Stundenbeginn storniert, bekommt er 50 % des Guthabens zurück.
Wie werden Guthaben nach einer Stornierung angepasst?
Kunden erhalten eine anteilige Guthabenrückerstattung gemäß Ihren Stornierungsbedingungen. Dabei wird zugunsten des Kunden aufgerundet (z. B. werden bei einer Stunde mit 101 Guthaben und 50 % Stornogebühr 51 Guthaben zurückerstattet).
Wie akzeptiere ich für eine Stunde nur Guthaben?
Das legen Sie bei jeder Stunde, Kursreihe, jedem Event oder Einzeltermin im Abschnitt Preis fest. Fügen Sie mit Weitere Preisoption hinzufügen › Guthaben einen Preis in Guthaben hinzu und löschen Sie dann den Preis in Geld mit dem Papierkorb-Symbol. Kunden können dann nur mit Guthaben bezahlen.
Fügen Sie zusätzlich einen Preis in Eintritten oder eine Mitgliedschaft hinzu, können Kunden auch diese wählen.
Wie können Ihre Kunden Guthaben kaufen?
Bargeldlose Zahlungen: Guthaben können direkt im System per Kreditkarte oder Banküberweisung gekauft werden. (Anleitungen finden Sie in den Hilfeseiten Kartenzahlungen einrichten und Banküberweisungen konfigurieren.)
Barzahlungen: Kunden können Guthaben auch vor Ort im Studio kaufen.
Kunden benötigen ein Konto im Buchungssystem
Um Guthaben zu kaufen und zu nutzen, benötigen Kunden ein eigenes Konto. Ohne Konto kann das System keine Guthaben verwalten, Kontostände anzeigen oder Guthaben bei Stornierungen zurückerstatten.
Guthabenpakete verwalten
Die Guthaben eines Kunden verwalten Sie unter Kunden, im Detail des Kunden, im Abschnitt Guthaben. Klicken Sie auf + (Aufladen), um eines Ihrer Guthabenpakete hinzuzufügen, oder setzen Sie das Häkchen bei Individuelle Anzahl Guthaben hinzufügen, um eine eigene Anzahl Guthaben und einen eigenen Preis einzugeben (geben Sie 0 ein, um die Guthaben kostenlos zu vergeben). Mit − (Verringern) ziehen Sie Guthaben ab.
Wenn ein Kunde ohne Buchung an einer Stunde teilnimmt, tragen Sie ihn manuell in die Stunde ein und wählen Guthaben als Zahlungsart. Das System bucht die Guthaben automatisch ab.
Sie können Kunden auch direkt aus Ihrem Stundenplan hinzufügen (Option Teilnehmer hinzufügen).
Gültigkeit von Guthaben verstehen
Jedes Guthabenpaket ist so lange gültig, wie Sie unter Gültigkeit ab Kaufdatum festlegen. Ein Kunde hat ein Guthabenkonto mit einem Ablaufdatum. Kauft er ein weiteres Paket, werden die neuen Guthaben zum Kontostand addiert. Als Ablaufdatum gilt dann das spätere von zwei Daten: das bisherige Ablaufdatum oder das Kaufdatum plus die Gültigkeit des neuen Pakets.
Was beim Ablauf passiert, hängt vom Schalter Ungenutztes Guthaben nach Ablauf automatisch entfernen unter Einstellungen › Eintrittspakete und Mitgliedschaften › Guthabensystem ab. Standardmäßig ist er ausgeschaltet.
Schalter aus: Abgelaufene Guthaben bleiben im Konto des Kunden, lassen sich aber nicht verwenden. Kauft der Kunde erneut Guthaben, ist der alte Kontostand zusammen mit den neuen Guthaben wieder nutzbar.
Schalter an: Nach dem Ablauf wird der Guthabenstand des Kunden auf 0 gesetzt.
Details und wie Sie die Guthaben eines Kunden verlängern, finden Sie in Abgelaufenes Guthaben und abgelaufene Eintritte: automatisch entfernen und Gültigkeit verlängern.
Wo sehe ich den Guthabenverlauf eines Kunden?
Zenamu führt für jeden Kunden einen Verlauf seiner Guthaben. Gehen Sie zu Kunden, öffnen Sie den Kunden und klicken Sie im Abschnitt Guthaben auf Guthabenverlauf. Die Liste zeigt Aufladungen, mit Guthaben bezahlte Buchungen, auf der Warteliste blockierte Guthaben, nach einer Stornierung zurückgebuchte Guthaben sowie entfernte oder abgelaufene Guthaben. Mit einem Klick auf eine Bestellnummer öffnen Sie die Bestellung.
Eine Buchung, die 0 Guthaben gekostet hat, erscheint nicht im Guthabenverlauf, weil keine Guthaben abgezogen wurden. Im Abschnitt Aktivität des Kunden sind außerdem vom Studio hinzugefügte oder abgezogene Guthaben und nach dem Ablauf entfernte Guthaben protokolliert.
Warum hat ein Kunde eine Stunde für 0 Guthaben gebucht?
Manchmal zeigt eine Buchung 0 Guthaben, obwohl die Stunde Guthaben kostet. Jede Buchung behält den Preis, zu dem der Kunde gebucht hat. Prüfen Sie deshalb zuerst, welcher Preis und welche Zahlungsmethode für die Buchung verwendet wurden.
Wie prüfe ich, zu welchem Preis ein Kunde gebucht hat?
Öffnen Sie die Stunde im Stundenplan. Bei Kursreihen und Events funktioniert es genauso.
Suchen Sie den Kunden in der Teilnehmerliste. Neben seinem Namen sehen Sie den bezahlten Preis (zum Beispiel 0 Guthaben) und ein Symbol für die Zahlungsmethode.
Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen des Kunden, um die Buchung aufzuklappen. Sie sehen den Namen des gewählten Preises (zum Beispiel Preis pro Stunde in Guthaben oder den Namen eines ermäßigten Preises), den Preis, die Zahlungsmethode und das Bestelldatum. Wurde ein Rabattcode verwendet, steht der ursprüngliche Preis durchgestrichen neben dem Preis.
Alle Details sehen Sie in der Bestellung: Gehen Sie zu Bestellungen, klicken Sie in der Zeile der Bestellung auf die drei Punkte und wählen Sie Bestelldetails. Die Bestellung zeigt Zahlungsmethode, Preis, Ursprünglicher Preis (wenn ein Rabatt den Preis verändert hat), den Rabattcode mit Prozentsatz oder Betrag und die Bestellnummer.
Wodurch kann eine Buchung 0 Guthaben kosten?
Die Stunde hatte bei der Buchung einen Preis in Guthaben von 0. Ein Preis in Guthaben von 0 (zum Beispiel Preis pro Stunde in Guthaben, Preis in Guthaben bei einem Event oder Ermäßigter Preis in Guthaben) lässt Kunden mit Guthaben buchen, ohne dass Guthaben abgezogen werden. Zenamu speichert einen Preis in Guthaben von 0 inzwischen nicht mehr und zeigt „Der Preis in Guthaben kann nicht 0 sein. Geben Sie die Anzahl Guthaben ein oder entfernen Sie den Guthabenpreis.“ Eine Stunde, die früher mit 0 gespeichert wurde, behält diesen Preis, bis Sie ihn ändern. Haben Sie den Preis später geändert, zeigen Buchungen von vor der Änderung weiterhin 0 Guthaben.
Der Kunde hat einen prozentualen Rabattcode verwendet. Ein Code mit 100 % senkt jeden Preis in Guthaben auf 0. Der Rabatt wird auf ganze Guthaben gerundet, daher senkt ein Code ab 50 % eine Stunde für 1 Guthaben auf 0 Guthaben. Codes mit festem Betrag lassen sich bei einem Preis in Guthaben nicht verwenden. In der Buchung steht der ursprüngliche Preis durchgestrichen.
Sie haben den Kunden mit einem individuellen Preis hinzugefügt. Wenn Sie einen Teilnehmer hinzufügen und Individueller Stundenpreis wählen (bei Kursreihen und Events Individueller Preis), hat die Buchung den eingegebenen Geldbetrag, zum Beispiel 0. Ein individueller Preis verwendet nie Guthaben, daher werden keine Guthaben abgezogen.
Der Kunde hat anders bezahlt. Eine Buchung, die mit einer Mitgliedschaft, mit Eintritten aus einem Eintrittspaket oder mit einem Nachholtermin bezahlt wurde, zieht keine Guthaben ab. Die Zahlungsmethode in der Buchung zeigt, was verwendet wurde.
Guthaben, die Sie einem Kunden kostenlos gegeben haben, führen nicht zu einer Buchung für 0 Guthaben. Haben Sie Guthaben zum Preis von 0 hinzugefügt, zieht jede Buchung trotzdem den Preis der Stunde in Guthaben ab, und der Guthabenverlauf zeigt sowohl die kostenlose Aufladung als auch den Abzug.
Was, wenn keiner dieser Gründe die Buchung für 0 Guthaben erklärt?
Schreiben Sie dem Zenamu-Support über den Chat und senden Sie uns Name, Datum und Uhrzeit der Stunde, den Namen des Kunden und die Bestellnummer. Wir prüfen die Buchung für Sie.