Manchmal müssen Kunden ihre Buchung für eine Stunde stornieren. Mit Stornobedingungen schützen Sie sich vor kurzfristigen Stornierungen und vermeiden Umsatzverluste.
So legen Sie fest, welche Gebühren bei kurzfristigen Stornierungen anfallen – z. B. wenn ein Kunde wenige Stunden vor Beginn der Stunde absagt.
Einstellung der Stornobedingungen
Gehen Sie zum Bereich Einstellungen (Zahnradsymbol im linken Seitenmenü)
Wählen Sie im oberen Menü die Option Buchungen und Regeln aus
Die Stornobedingungen finden Sie am unteren Ende der Seite im Bereich Stornierung von Buchungen
Hinzufügen von Stornobedingungen
Neue Stornobedingungen können Sie hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche + Hinzufügen klicken.
Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Bedingung definieren. Beispiel: Bei Stornierung 3 Stunden oder weniger vor Beginn der Stunde werden 25 % Stornogebühr fällig.
Die von Ihnen erstellte Stornobedingung wird nun in der Liste angezeigt (siehe Bild unten). Wenn Sie möchten, können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche + Hinzufügen eine weitere Bedingung erstellen, z. B. eine Gebühr von 50 %, wenn die Buchung 2 Stunden vor Beginn der Stunde storniert wird.
Die Wahl liegt bei Ihnen.
Wofür diese Bedingungen gelten (und in welchen Zeiteinheiten)
Die Einstellung Stornogebühren für einzelne Einheiten deckt einzelne (offene) Stunden und Buchungen Ihrer Dienstleistungen bei Einzelterminen gemeinsam ab. Es gibt nur eine gemeinsame Bedingung — getrennte Regeln für Dienstleistungen und Stunden lassen sich nicht festlegen.
Die Zeitfenster für Gebühren und die Stornierungsfrist geben Sie hier nur in Stunden an — Tage und Wochen stehen nicht zur Auswahl. Wenn Sie in Tagen denken, rechnen Sie vorher um: 1 Tag = 24 Stunden, 1 Woche = 168 Stunden.
Für Kursreihen und Events gelten andere Regeln, und prozentuale Stornogebühren gibt es dort gar nicht. Siehe Stornobedingungen und Nachholtermine einrichten.
Fehlerbehebung: Stornobedingung lässt sich nicht speichern
Wenn Sie Ihre Stornobedingung nicht speichern können, liegt das meistens an einem Konflikt zwischen einer Stornogebühr und der Stornierungsfrist. Das System zeigt dann folgende Fehlermeldung an:
Eine Ihrer Stornogebühren überschneidet sich mit der Stornierungsfrist (die Frist muss immer früher liegen). Bitte passen Sie die Frist an oder entfernen Sie die betroffene Gebühr.
So beheben Sie das Problem
Prüfen Sie die Einstellung Stornierungsfrist — sie legt fest, bis wann ein Kunde seine Buchung vor Beginn der Stunde stornieren kann.
Stellen Sie sicher, dass keine Stornogebühr in ein Zeitfenster nach der Stornierungsfrist fällt. Die Stornierungsfrist muss immer früher liegen als jede Stornogebühr.
Passen Sie entweder die Stornierungsfrist an oder entfernen Sie die betreffende Stornogebühr.
Beispiel: Wenn Ihre Stornierungsfrist auf 2 Stunden vor der Stunde gesetzt ist, können Sie keine Stornogebühr festlegen, die „1 Stunde vor der Stunde“ greift — zu diesem Zeitpunkt kann der Kunde bereits nicht mehr stornieren.
So richten Sie „bis X kostenlos, danach mit Gebühr“ ein
Angenommen, Stornierungen sollen bis 72 Stunden vor der Stunde kostenlos sein und danach 25 % kosten. Dabei gilt eine Einschränkung: Jedes Gebührenfenster muss weiter vom Beginn der Stunde entfernt liegen als die Stornierungsfrist — ab der Frist können Kunden ohnehin nicht mehr selbst stornieren. Zwei Einstellungen führen zum Ziel:
Ohne Frist — lassen Sie die Stornierungsfrist auf 0 (oder nutzen Sie sie gar nicht) und legen Sie eine Gebühr von 25 % für ein Zeitfenster von 72 Stunden an. Wer mehr als 72 Stunden vorher storniert, zahlt nichts, alles darunter kostet 25 %, und Kunden können jederzeit selbst stornieren.
Mit einer Frist von 48 Stunden — setzen Sie die Frist auf 48 Stunden und legen Sie dieselbe Gebühr von 25 % für ein Zeitfenster von 72 Stunden an. Mehr als 72 Stunden vorher ist die Stornierung kostenlos, zwischen 72 und 48 Stunden fallen 25 % an, und unter 48 Stunden können Kunden nicht mehr selbst stornieren.
Nicht möglich ist die Kombination aus beidem, also etwa „bis 72 Stunden kostenlos, 25 % zwischen 72 und 48 Stunden und eine andere Gebühr unter 48 Stunden“. Diese letzte Gebühr läge hinter der Frist — das System speichert sie nicht und Sie sehen die oben beschriebene Fehlermeldung.