Dieser Artikel beschreibt die Stornoregeln für Kunden bei Kursreihen (Nachholtermine für eine verpasste Einheit und Stornierung der gesamten Kursreihe) sowie bei Events und Workshops. Für einzelne Stunden und Einzeltermine gelten andere Regeln, nämlich die Stornierungsfrist und die Stornogebühren; siehe Stornierungsfrist und Stornogebühren für Buchungen von Stunden und Einzelterminen.
Wie richte ich Nachholtermine für Kursreihen ein?
Gehen Sie zu Einstellungen > Buchungen und Regeln > Stornierung von Buchungen und wählen Sie Kursreihen.
Aktivieren Sie im Bereich Nachholtermine die Option Sammeln von Nachholterminen erlauben.
Füllen Sie das Feld Anspruch auf einen Nachholtermin: Wie lange vor Beginn der Einheit muss sich der Kunde abmelden, um einen Nachholtermin zu erhalten? aus. Der Wert 0 bedeutet, dass der Kunde bei einer Abmeldung jederzeit bis zum Beginn der Einheit einen Nachholtermin erhält. Auch nach Ablauf dieser Frist kann sich der Kunde noch abmelden, bekommt dann aber keinen Nachholtermin.
Wählen Sie die Standard-Gültigkeit der Nachholtermine für Kursreihen: Für eine festgelegte Anzahl an Tagen (gezählt ab dem Datum der verpassten Einheit) oder Bis zum Ende der Kursreihe (optional mit Nachfrist nach Kursende (Tage)).
Nachholtermine gelten nur für Einheiten einer Kursreihe, die der Kunde als Ganzes gebucht hat. Hat ein Kunde eine einzelne Einheit zum Preis pro Einheit gebucht, gelten für diese Buchung die Stornierungsfrist und die Stornogebühren für einzelne Stunden, und sie bringt keinen Nachholtermin. Wenn sich ein Kunde von einer Einheit der Kursreihe abmeldet, wird kein Geld erstattet; der Nachholtermin ist die Entschädigung.
Warum vergibt meine bestehende Kursreihe keine Nachholtermine, obwohl ich die Einstellung geändert habe?
Sammeln von Nachholterminen erlauben und Standard-Gültigkeit der Nachholtermine für Kursreihen sind Standardwerte für neu erstellte Kursreihen. Eine bestehende Kursreihe behält ihre eigenen Einstellungen. Um sie zu ändern, bearbeiten Sie die Kursreihe und öffnen deren Bereich Nachholtermine: Nachholtermine erlauben, Maximale Anzahl an Nachholterminen und Gültigkeit der Nachholtermine für diese Kursreihe.
Diese Einstellungen pro Kursreihe sind in den Plänen Expert und Ultimate sowie während der Testphase verfügbar. In anderen Plänen sind sie deaktiviert, sodass jede Kursreihe die Einstellung behält, die sie beim Erstellen erhalten hat.
Wie meldet sich ein Kunde von einer Einheit der Kursreihe ab und nutzt den Nachholtermin?
Der Kunde muss ein Konto im Buchungssystem haben
Damit Ihre Kunden das Nachholtermin-System nutzen können, müssen sie ein eigenes Konto im Buchungssystem haben. Ohne dieses kann das System keine Nachholtermine verwalten, Guthaben anzeigen oder Ablaufdaten darstellen.
Der Kunde meldet sich in seinem Konto an. Dann öffnet er entweder Meine Kursreihen und klickt bei der Einheit auf Absagen, oder er klickt unter Meine Buchungen auf das Papierkorb-Symbol neben der Einheit. Kunden erledigen das in ihrem Konto, nicht auf der Seite der Kursreihe in Ihrem öffentlichen Stundenplan.
Nach der Bestätigung wird auf der Hauptseite angezeigt, dass der Kunde Anspruch auf einen Nachholtermin hat. Zusätzlich erhält er eine Informations-E-Mail.
Der Kunde kann den Nachholtermin dann bei jeder Stunde oder Einheit einer Kursreihe einlösen, die die Bezahlung mit Nachholterminen erlaubt: Er klickt auf Buchen und wählt Buchung mit Nachholtermin erstellen. Die Bezahlung mit Nachholterminen ist bei jeder Stunde standardmäßig ausgeschaltet. Sie aktivieren sie mit Bezahlung mit Nachholterminen erlauben im Bereich Erweiterte Buchungseinstellungen der Stunde oder mit Einheit – Bezahlung mit einem Nachholtermin erlauben im Bereich Nachholtermine einer Kursreihe. Mehr dazu unter Nachholtermine: erhalten, einlösen und Gültigkeit.
Stornobedingungen für Events und Workshops
Kunden können eine Event-Buchung selbst stornieren, sofern Sie das erlauben. Gehen Sie zu Einstellungen > Buchungen und Regeln > Stornierung von Buchungen, wählen Sie Events / Workshops und aktivieren Sie „Selbststornierung erlauben“. Tragen Sie anschließend bei „Stornofrist: wie lange vor dem Beginn?“ einen Wert ein — bei 0 können Kunden jederzeit bis zum Beginn des Events stornieren. Die Frist geben Sie in Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen an.
Was Sie hier einstellen, gilt als Standard für alle Events, die Sie ab jetzt anlegen, und jedes Event kann diesen Wert in seinen eigenen Einstellungen überschreiben. Für ein einzelnes Event mit strengerer Frist müssen Sie die allgemeine Regel also nicht ändern.
Prozentuale Stornogebühren gibt es bei Events nicht. Vor Ablauf der Stornofrist bekommt der Kunde alles zurück. Ist die Selbststornierung deaktiviert, sieht der Kunde einen Hinweis, dass er sich an das Studio wenden soll. Nach Ablauf der Stornofrist lässt sich eine per Karte oder PayPal bezahlte Buchung nicht mehr online stornieren; auch dann wird der Kunde gebeten, sich an das Studio zu wenden. Eine mit Guthaben, Eintritten, einer Mitgliedschaft oder einem Nachholtermin bezahlte Buchung kann der Kunde auch nach Ablauf der Frist stornieren, erhält aber nichts zurück. Per Banküberweisung oder bar bezahlte Buchungen müssen immer Sie stornieren und erstatten.
Die Buchung eines Kunden können Sie jederzeit selbst über die Event-Detailseite im Adminbereich stornieren. Beim Stornieren werden Sie gefragt, wie die Rückerstattung erfolgen soll (Guthaben zurückgeben, Eintritte zurückgeben, als unbezahlt markieren usw.).
Stornierung der gesamten Kursreihe durch Kunden
Sich von einer einzelnen Einheit abzumelden ist das eine — die Buchung der gesamten Kursreihe zu stornieren das andere. Dafür gibt es eine eigene Einstellung, an derselben Stelle: Einstellungen > Buchungen und Regeln > Stornierung von Buchungen, Bereich Kursreihen. Aktivieren Sie „Stornierung der gesamten Kursreihe erlauben“ und tragen Sie bei „Stornofrist für die Kursreihe: wie lange vor dem Beginn der Kursreihe?“ einen Wert ein. Bei 0 können Kunden die gesamte Kursreihe jederzeit bis zu deren Beginn stornieren. Jede Kursreihe hat außerdem eine eigene Kopie dieser Einstellung im Formular der Kursreihe.
Ein Kunde, der die gesamte Kursreihe vor Ablauf der Frist storniert, erhält den vollen Betrag zurück. Ist die Einstellung deaktiviert oder die Frist abgelaufen, müssen Kunden die Stornierung direkt mit Ihnen klären. Eine per Banküberweisung oder bar bezahlte Kursreihe müssen immer Sie stornieren und erstatten.
Prozentuale Stornogebühren gibt es auch bei Kursreihen nicht. Eine einzelne verpasste Einheit läuft über Nachholtermine, wie oben beschrieben.