Dieser Artikel beschreibt die Stornoregeln für Kunden bei Kursreihen (Nachholtermine für eine rechtzeitig abgesagte Einheit und Stornierung der gesamten Kursreihe) sowie bei Events und Workshops. Für einzelne Stunden und Einzeltermine gelten andere Regeln, nämlich die Stornierungsfrist und die Stornogebühren unter Termine; siehe Stornierungsfrist und Stornogebühren für Buchungen von Stunden und Einzelterminen.
Von einer einzelnen Einheit einer Kursreihe meldet sich ein Kunde in seinem eigenen Konto ab, nicht auf der Seite der Kursreihe in Ihrem öffentlichen Stundenplan: Unter Meine Kursreihen klickt er neben der Einheit auf Absagen und bestätigt mit Absagen (oder er nutzt das Papierkorbsymbol unter Meine Buchungen). Das geht nur bei einer bezahlten Einheit, die noch nicht begonnen hat. Für Events und Workshops gibt es keine prozentualen Stornogebühren; Kunden können eine Event-Buchung nur dann selbst stornieren, wenn Selbststornierung erlauben eingeschaltet ist, und zwar bis zu der von Ihnen festgelegten Frist.
Wie richte ich Nachholtermine für Kursreihen ein?
Gehen Sie zu Einstellungen > Buchungen und Regeln > Stornierung von Buchungen und wählen Sie Kursreihen.
Aktivieren Sie im Bereich Nachholtermine die Option Nachholtermine in neuen Kursreihen gewähren. Neue Kursreihen haben dann Nachholtermine erlauben bereits aktiviert. Eine bestehende Kursreihe behält ihre eigene Einstellung; um sie zu ändern, bearbeiten Sie die Kursreihe und aktivieren in deren Bereich Nachholtermine die Option Nachholtermine erlauben.
Tragen Sie auf der Karte Wann ein Nachholtermin entsteht die Absagefrist für Nachholtermine ein: wie lange vor Beginn der Einheit sich ein Kunde spätestens abmelden muss, um einen Nachholtermin zu erhalten. Bei 0 gilt jede Absage bis zum Beginn der Einheit als rechtzeitig. Auch eine rechtzeitige Absage bringt nur dann einen Nachholtermin, wenn die Kursreihe Nachholtermine erlaubt und der Kunde das Nachholtermin-Limit der Kursreihe noch nicht erreicht hat. Die Frist geben Sie in Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen an. Auch nach Ablauf dieser Frist kann sich der Kunde noch abmelden, bekommt dann aber keinen Nachholtermin. Die Frist gilt für alle Kursreihen mit Nachholterminen und ist unabhängig von der Stornierungsfrist für einzelne Stunden unter Termine.
Wählen Sie auf der Karte Wie lange Nachholtermine gültig sind unter Gültigkeitsregel: Für eine festgelegte Anzahl an Tagen (tragen Sie die Anzahl der Tage ein, gezählt ab dem Datum der Einheit, die der Kunde abgesagt hat, nicht ab dem Tag der Absage) oder Bis zum Ende der Kursreihe (optional mit Zusätzliche Tage nach der letzten Einheit der Kursreihe).
Im Bereich Weitere Vorgaben für neue Kursreihen können Sie Max. Nachholtermine pro Kunde festlegen (in den Plänen Expert und Ultimate sowie während der Testphase verfügbar) und Einzelne Einheiten einer Kursreihe mit einem Nachholtermin bezahlen lassen aktivieren (dafür braucht die Kursreihe die Preisoption Preis pro Einheit). Beides gilt nur als Vorgabe für neue Kursreihen.
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Nachholtermine gelten nur für Einheiten einer Kursreihe, die der Kunde als Ganzes gebucht hat. Hat ein Kunde eine einzelne Einheit zum Preis pro Einheit gebucht, gelten für diese Buchung die Stornierungsfrist und die Stornogebühren für einzelne Stunden, und sie bringt keinen Nachholtermin. Wenn sich ein Kunde von einer Einheit der Kursreihe abmeldet, wird kein Geld erstattet; der Nachholtermin ist die Entschädigung.
Warum vergibt meine bestehende Kursreihe keine Nachholtermine, obwohl ich die Einstellung geändert habe?
Nachholtermine in neuen Kursreihen gewähren (unter Einstellungen > Buchungen und Regeln > Stornierung von Buchungen > Kursreihen) gilt nur als Vorgabe für neu erstellte Kursreihen. Eine bestehende Kursreihe behält ihre eigene Einstellung. Um sie zu ändern, bearbeiten Sie die Kursreihe und aktivieren in deren Bereich Nachholtermine die Option Nachholtermine erlauben. Dasselbe gilt für Weitere Vorgaben für neue Kursreihen (Max. Nachholtermine pro Kunde und Einzelne Einheiten einer Kursreihe mit einem Nachholtermin bezahlen lassen). Eine Kursreihe, die Sie mit Als Vorlage verwenden erstellen, übernimmt diese Einstellungen aus der ursprünglichen Kursreihe statt der Vorgaben. In den Plänen Expert und Ultimate sowie während der Testphase übernimmt sie auch die Gültigkeit der Nachholtermine der ursprünglichen Kursreihe. Anders als diese Vorgaben gelten die beiden Karten auch für bestehende Kursreihen: Die Absagefrist für Nachholtermine auf der Karte Wann ein Nachholtermin entsteht gilt für alle Kursreihen mit Nachholterminen, neue wie bestehende. Die Gültigkeit auf der Karte Wie lange Nachholtermine gültig sind gilt für neue Kursreihen und für alle Kursreihen, bei denen im Bereich Nachholtermine unter Gültigkeit der Nachholtermine die Option Standardeinstellung verwenden gewählt ist. Kursreihen mit der Option Für diese Kursreihe festlegen behalten ihre eigene Gültigkeit. Beide Karten können Sie auch dann bearbeiten, wenn Nachholtermine in neuen Kursreihen gewähren deaktiviert ist.
Die Option Nachholtermine erlauben können Sie bei einer Kursreihe in jedem Plan ändern. Maximale Anzahl an Nachholterminen und die Option Für diese Kursreihe festlegen bei der Gültigkeit der Nachholtermine sind in den Plänen Expert und Ultimate sowie während der Testphase verfügbar. In anderen Plänen sind diese Einstellungen deaktiviert. Eine Kursreihe, die bereits eine eigene Gültigkeit hat, zeigt diese schreibgeschützt an, und Sie können sie auf Standardeinstellung verwenden umstellen.
Wie meldet sich ein Kunde von einer Einheit der Kursreihe ab und nutzt den Nachholtermin?
Der Kunde muss ein Konto im Buchungssystem haben
Damit Ihre Kunden das Nachholtermin-System nutzen können, müssen sie ein eigenes Konto im Buchungssystem haben. Ohne dieses kann das System keine Nachholtermine verwalten, Guthaben anzeigen oder Ablaufdaten darstellen.
Der Kunde meldet sich in seinem Konto an. Dann öffnet er entweder Meine Kursreihen, klickt neben der Einheit auf Absagen und bestätigt mit Absagen, oder er klickt unter Meine Buchungen auf das Papierkorbsymbol neben der Einheit. Kunden erledigen das in ihrem Konto, nicht auf der Seite der Kursreihe in Ihrem öffentlichen Stundenplan.
Nach der Bestätigung erhält der Kunde eine Informations-E-Mail. Wenn er sich vor Ablauf der Absagefrist für Nachholtermine in Ihren Einstellungen abgemeldet hat, die Kursreihe Nachholtermine erlaubt und er das Nachholtermin-Limit der Kursreihe noch nicht erreicht hat, wird auf der Hauptseite angezeigt, dass er Anspruch auf einen Nachholtermin hat. Andernfalls wird er ohne Nachholtermin von der Einheit abgemeldet.
Der Kunde kann den Nachholtermin dann bei jeder Stunde oder Einheit einer Kursreihe einlösen, die die Bezahlung mit Nachholterminen erlaubt: Er klickt auf Buchen und wählt Buchung mit Nachholtermin erstellen. Die Bezahlung mit Nachholterminen ist bei neuen Stunden standardmäßig aktiviert; Sie können sie mit Bezahlung mit Nachholterminen erlauben im Bereich Erweiterte Buchungseinstellungen der Stunde deaktivieren. Bei einer Kursreihe nutzen Sie Einheit – Bezahlung mit einem Nachholtermin erlauben im Bereich Nachholtermine; neue Kursreihen übernehmen die Vorgabe aus Einzelne Einheiten einer Kursreihe mit einem Nachholtermin bezahlen lassen unter Einstellungen > Buchungen und Regeln > Stornierung von Buchungen > Kursreihen. Mehr dazu unter Nachholtermine: erhalten, einlösen und Gültigkeit.
Stornobedingungen für Events und Workshops
Kunden können eine Event-Buchung selbst stornieren, sofern Sie das erlauben. Gehen Sie zu Einstellungen > Buchungen und Regeln > Stornierung von Buchungen, wählen Sie Events / Workshops und aktivieren Sie „Selbststornierung erlauben“. Tragen Sie anschließend bei „Stornofrist vor Beginn des Events“ einen Wert ein — bei 0 können Kunden jederzeit bis zum Beginn des Events stornieren. Die Frist geben Sie in Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen an.
Was Sie hier einstellen, gilt als Standard für alle Events, die Sie ab jetzt anlegen, und jedes Event kann diesen Wert in seinen eigenen Einstellungen überschreiben, im Bereich Erweiterte Buchungseinstellungen („Selbststornierung erlauben“ und „Stornofrist: wie lange vor dem Beginn?“). Für ein einzelnes Event mit strengerer Frist müssen Sie die allgemeine Regel also nicht ändern.
Prozentuale Stornogebühren gibt es bei Events nicht. Vor Ablauf der Stornofrist bekommt der Kunde alles zurück. Ist die Selbststornierung deaktiviert, sieht der Kunde einen Hinweis, dass er sich an das Studio wenden soll. Nach Ablauf der Stornofrist lässt sich eine per Karte oder PayPal bezahlte Buchung nicht mehr online stornieren; auch dann wird der Kunde gebeten, sich an das Studio zu wenden. Eine mit Guthaben, Eintritten, einer Mitgliedschaft oder einem Nachholtermin bezahlte Buchung kann der Kunde auch nach Ablauf der Frist stornieren, erhält aber nichts zurück. Per Banküberweisung oder bar bezahlte Buchungen müssen immer Sie stornieren und erstatten.
Die Buchung eines Kunden können Sie jederzeit selbst über die Event-Detailseite im Adminbereich stornieren. Beim Stornieren werden Sie gefragt, wie die Rückerstattung erfolgen soll (Guthaben zurückgeben, Eintritte zurückgeben, als unbezahlt markieren usw.).
Stornierung der gesamten Kursreihe durch Kunden
Sich von einer einzelnen Einheit abzumelden ist das eine — die Buchung der gesamten Kursreihe zu stornieren das andere. Dafür gibt es eine eigene Einstellung, an derselben Stelle: Einstellungen > Buchungen und Regeln > Stornierung von Buchungen, Bereich Kursreihen. Aktivieren Sie „Stornierung der gesamten Kursreihe erlauben“ und tragen Sie bei „Stornofrist vor Beginn der Kursreihe“ einen Wert ein. Bei 0 können Kunden die gesamte Kursreihe jederzeit bis zu deren Beginn stornieren. Was Sie hier einstellen, gilt als Vorgabe für neue Kursreihen; bestehende Kursreihen behalten ihre Einstellungen. Jede Kursreihe hat eine eigene Kopie dieser Einstellungen im Formular der Kursreihe, im Bereich Erweiterte Buchungseinstellungen („Stornierung der gesamten Kursreihe erlauben“ und „Stornofrist für die Kursreihe: wie lange vor dem Beginn der Kursreihe?“).
Ein Kunde, der die gesamte Kursreihe vor Ablauf der Frist storniert, erhält den vollen Betrag zurück. Ist die Einstellung deaktiviert oder die Frist abgelaufen, müssen Kunden die Stornierung direkt mit Ihnen klären. Eine per Banküberweisung oder bar bezahlte Kursreihe müssen immer Sie stornieren und erstatten.
Prozentuale Stornogebühren gibt es auch bei Kursreihen nicht. Meldet sich ein Kunde rechtzeitig von einer einzelnen Einheit ab, läuft das über Nachholtermine, wie oben beschrieben.