Ein Nachholtermin ersetzt eine verpasste Einheit: Der Kunde bucht damit eine andere Stunde oder eine Einheit einer Kursreihe. Automatisch erhalten Kunden Nachholtermine nur, wenn sie sich von einer Einheit einer Kursreihe abmelden, die sie als Ganzes gebucht haben. Einzelne Stunden, Events und Einzeltermine bringen nie automatisch einen Nachholtermin. Sie können aber jedem Kunden manuell einen Nachholtermin hinzufügen.
Um sich abzumelden, öffnet der Kunde in seinem eigenen Konto Meine Kursreihen, klickt neben der Einheit auf Absagen und bestätigt mit Absagen (oder er nutzt das Papierkorbsymbol unter Meine Buchungen). Das geht nur bei einer bezahlten Einheit, die noch nicht begonnen hat. Einen Nachholtermin erhält er nur, wenn er sich vor Ablauf der Absagefrist für Nachholtermine in Ihren Einstellungen abmeldet, die Kursreihe Nachholtermine erlaubt und er das Nachholtermin-Limit der Kursreihe noch nicht erreicht hat.
Nachholtermine sind nicht die Warteliste (die Warteschlange für eine ausgebuchte Stunde). Die Absagefrist für Nachholtermine ist außerdem unabhängig von der Stornierungsfrist und den Stornogebühren für einzelne Stunden, die Sie unter Termine festlegen.
Wie bekommen Kunden einen Nachholtermin?
Durch Abmeldung von einer Einheit der Kursreihe: Ein Kunde, der eine gesamte Kursreihe gebucht hat, erhält einen Nachholtermin, wenn er sich rechtzeitig von einer bezahlten Einheit abmeldet, die Kursreihe Nachholtermine erlaubt und er das Nachholtermin-Limit der Kursreihe noch nicht erreicht hat. Das richten Sie unter Einstellungen > Buchungen und Regeln > Stornierung von Buchungen > Kursreihen im Bereich Nachholtermine ein. „Rechtzeitig“ bedeutet vor Ablauf der Absagefrist für Nachholtermine auf der Karte Wann ein Nachholtermin entsteht; diese Frist gilt für alle Kursreihen mit Nachholterminen. Nachholtermine in neuen Kursreihen gewähren gilt nur als Vorgabe für neue Kursreihen; jede Kursreihe hat in ihrem Bereich Nachholtermine eine eigene Option Nachholtermine erlauben. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Kursreihen und Events: Nachholtermine und Stornierung durch Kunden einstellen.
Manuelle Vergabe von Nachholterminen: Sie können einem bestimmten Kunden im Kundendetail im Bereich Nachholtermine einen Nachholtermin als Entschädigung hinzufügen. Das ist z. B. sinnvoll, wenn Sie eine einmalige Stunde absagen oder wenn ein Kunde vorab per Überweisung bezahlt und seine Buchung später storniert. Wenn Sie im Admin-Bereich die Buchung eines Kunden für eine Kursreihe stornieren, können Sie außerdem Buchung stornieren und 1 Nachholtermin gutschreiben wählen.
Für welche Stunden kann ein Nachholtermin eingelöst werden?
Ein Kunde kann einen Nachholtermin nur bei Stunden und Einheiten von Kursreihen einlösen, bei denen Sie das erlauben. Sie entscheiden bei jeder Stunde und jeder Kursreihe selbst:
Stunde: Bezahlung mit Nachholterminen erlauben im Bereich Erweiterte Buchungseinstellungen ist bei neuen Stunden standardmäßig aktiviert. Bestehende Stunden behalten ihre aktuelle Einstellung. Wenn Nachholtermine für eine Stunde nicht eingelöst werden sollen, deaktivieren Sie die Option beim Erstellen oder Bearbeiten der Stunde.
Kursreihe: Öffnen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten der Kursreihe den Bereich Nachholtermine und aktivieren Sie Einheit – Bezahlung mit einem Nachholtermin erlauben. Dafür braucht die Kursreihe die Preisoption Preis pro Einheit. Neue Kursreihen übernehmen die Vorgabe aus Einzelne Einheiten einer Kursreihe mit einem Nachholtermin bezahlen lassen unter Einstellungen > Buchungen und Regeln > Stornierung von Buchungen > Kursreihen im Bereich Weitere Vorgaben für neue Kursreihen.
Bei einer Stunde, die aus dem öffentlichen Stundenplan ausgeblendet ist oder die Kunden nicht selbst buchen dürfen, steht die Option nicht zur Verfügung.
Beispiel: Wenn reguläre Stunden 10 € kosten und Spezialstunden 50 €, deaktivieren Sie bei den Spezialstunden Bezahlung mit Nachholterminen erlauben. So wird dort kein Nachholtermin aus einer günstigeren Stunde eingelöst.
Wie bucht ein Kunde mit einem Nachholtermin?
Kundenkonto erforderlich: Um Nachholtermine zu nutzen, brauchen Kunden ein eigenes Zenamu-Konto (mit E-Mail und Passwort). Nach der Anmeldung können sie einen Nachholtermin bei jeder Stunde einlösen, die die Bezahlung mit Nachholterminen erlaubt. Dazu klicken sie auf Buchen und wählen Buchung mit Nachholtermin erstellen.
Preisoptionen der Kursreihe: Damit Kunden Nachholtermine für einzelne Einheiten einer Kursreihe nutzen können, muss die Kursreihe die Preisoption Preis pro Einheit haben. Fehlt diese Option, haben Sie nur die Bezahlung der gesamten Kursreihe eingerichtet, und Kunden können keinen Nachholtermin für eine einzelne Einheit einlösen.
Wie lange ist ein Nachholtermin gültig?
Die Gültigkeit von Nachholterminen aus Kursreihen legen Sie unter Einstellungen > Buchungen und Regeln > Stornierung von Buchungen > Kursreihen auf der Karte Wie lange Nachholtermine gültig sind fest. Unter Gültigkeitsregel gibt es zwei Optionen:
Für eine festgelegte Anzahl an Tagen (standardmäßig 30 Tage): Tragen Sie die Anzahl der Tage ein. Die Tage werden ab dem Datum der Einheit, von der sich der Kunde abgemeldet hat, gezählt, nicht ab dem Tag der Abmeldung.
Bis zum Ende der Kursreihe: Der Nachholtermin bleibt bis zur letzten Einheit der Kursreihe gültig, zuzüglich der Tage, die Sie bei Zusätzliche Tage eintragen, mindestens aber 5 Tage ab der Abmeldung des Kunden.
Beispiel: Die Gültigkeit ist auf 14 Tage eingestellt. Ein Kunde meldet sich am 1. Mai von einer Einheit ab, die am 22. Mai stattfindet. Der Nachholtermin gilt 14 Tage ab dem 22. Mai, also bis zum 5. Juni.
Jede Kursreihe hat in ihrem Bereich Nachholtermine die Option Gültigkeit der Nachholtermine. Standardeinstellung verwenden bedeutet, dass die Kursreihe die Standard-Gültigkeit aus den Buchungseinstellungen verwendet, auch wenn Sie diese später ändern. Für diese Kursreihe festlegen bedeutet, dass die Kursreihe eine eigene Gültigkeit hat, die von Änderungen an der Standardeinstellung nicht betroffen ist. Wenn Sie einem Kunden im Kundendetail manuell einen Nachholtermin hinzufügen, legen Sie die Gültigkeit direkt beim Hinzufügen fest.
Welche Pläne enthalten Nachholtermine?
Nachholtermine schalten Sie standardmäßig für neue Kursreihen mit Nachholtermine in neuen Kursreihen gewähren unter Einstellungen > Buchungen und Regeln > Stornierung von Buchungen > Kursreihen ein und für einzelne Kursreihen mit Nachholtermine erlauben in deren Bereich Nachholtermine. Beides ist an keinen Plan gebunden. Maximale Anzahl an Nachholterminen in einer Kursreihe, Max. Nachholtermine pro Kunde in den Buchungseinstellungen und die Option Für diese Kursreihe festlegen bei der Gültigkeit der Nachholtermine sind in den Plänen Expert und Ultimate sowie während der Testphase verfügbar. In anderen Plänen sind diese Einstellungen deaktiviert. Eine Kursreihe, die bereits eine eigene Gültigkeit hat (zum Beispiel aus der Zeit, als Sie einen höheren Plan hatten), zeigt diese schreibgeschützt an, und Sie können sie auf Standardeinstellung verwenden umstellen.