Dieser Artikel behandelt Buchungen von Einzelterminen (1:1-Dienstleistungen) unter Einzeltermine › Buchungen: ihre Status, die manuelle Buchungsbestätigung, nicht erschienene Kunden und das Stornieren einer Buchung. Für Gruppenstunden, Kursreihen und Events gilt er nicht — deren Teilnehmer verwalten Sie im Detail der Stunde, der Kursreihe oder des Events.
Die manuelle Buchungsbestätigung gibt es nur für Einzeltermine, und Sie aktivieren sie für jeden Experten einzeln. Gruppenstunden, Kursreihen und Events haben keinen Bestätigungsschritt: Wer einen freien Platz bucht, bekommt ihn sofort. Wenn Sie bei einer Gruppenstunde selbst entscheiden möchten, wer einen Platz bekommt, lesen Sie unten den Abschnitt Kann ich Buchungen für eine Gruppenstunde bestätigen?
Buchungsübersicht
Alle Buchungen von Einzelterminen finden Sie im Seitenmenü unter Einzeltermine › Buchungen. Die Seite zeigt diese Zahlen:
Heute — Für heute geplante Termine.
Bevorstehend — Zukünftige Buchungen, die nicht storniert sind.
Wartet auf Bestätigung — Ausstehende Buchungen, die auf Ihre Entscheidung warten (nur bei aktivierter manueller Buchungsbestätigung).
Diesen Monat — Termine im aktuellen Monat.
Darunter können Sie zwischen der Ansicht Tabelle und Kalender wechseln und mit Buchung hinzufügen selbst eine Buchung anlegen.
Buchungsstatus
Jede Buchung eines Einzeltermins hat einen dieser Status:
Ausstehend
Die Buchung wurde erstellt, wartet aber auf Bestätigung. Dieser Status wird nur verwendet, wenn beim Experten die Manuelle Buchungsbestätigung aktiviert ist (siehe unten). Der Kunde erfährt, dass die Buchung auf die Bestätigung durch den Experten wartet.
Bestätigt
Die Buchung ist gültig und der Termin ist geplant. Ist die manuelle Buchungsbestätigung deaktiviert, werden Buchungen direkt in diesem Status erstellt. Buchungen, die Sie selbst mit Buchung hinzufügen anlegen, sind immer bestätigt.
Abgeschlossen
Der Beginn des Termins liegt in der Vergangenheit und die Buchung wurde weder storniert noch als nicht erschienen markiert.
Storniert
Die Buchung wurde storniert — vom Kunden, von Ihrem Studio oder automatisch von Zenamu (zum Beispiel eine ausstehende Buchung, die vor Terminbeginn nicht bestätigt wurde).
Nicht erschienen
Der Kunde ist nicht erschienen und hat nicht bezahlt. Diesen Status setzen Sie selbst, nachdem der Termin begonnen hat (siehe Nicht erschienen markieren).
Manuelle Buchungsbestätigung
Wenn Sie jeden Einzeltermin bestätigen möchten, bevor er verbindlich wird, aktivieren Sie beim Experten die Manuelle Buchungsbestätigung. Neue Buchungen bei diesem Experten werden dann als ausstehend statt als bestätigt erstellt.
Wie aktiviere ich die manuelle Buchungsbestätigung?
Gehen Sie zu Einzeltermine › Experten.
Klicken Sie auf der Karte des Experten auf Dienstleistungen (bei einem neuen Experten auf Experten hinzufügen).
Aktivieren Sie den Schalter Manuelle Buchungsbestätigung.
Klicken Sie auf Speichern. Die Einstellung gilt für alle Dienstleistungen dieses Experten.
Wie die Bestätigung funktioniert
Ein Kunde bucht einen Einzeltermin → der Status ist Ausstehend. Das Zeitfenster ist reserviert, niemand sonst kann es buchen.
Der Experte erhält eine E-Mail über die neue Anfrage.
Öffnen Sie unter Einzeltermine › Buchungen die Buchung (Details anzeigen) und wählen Sie:
Bestätigen — Die Buchung wird bestätigt und der Kunde erhält eine Bestätigungs-E-Mail.
Anfrage ablehnen — Die Buchung wird storniert und der Kunde per E-Mail benachrichtigt. Sie können einen Ablehnungsgrund angeben (optional). Die Zahlung des Kunden wird vollständig erstattet.
Wird eine ausstehende Buchung nicht vor Terminbeginn bestätigt, storniert Zenamu sie automatisch und erstattet dem Kunden den vollen Betrag.
Nutzer mit der Berechtigung Manager oder Administrator können jede Buchung bestätigen und ablehnen, ein Experte seine eigenen Buchungen. Mehr dazu im Artikel „Einzeltermine: ausstehende Buchungen — Bestätigung, Ablehnung und automatische Stornierung“.
Wann zahlt der Kunde, wenn die manuelle Bestätigung aktiviert ist?
Die manuelle Bestätigung verschiebt die Zahlung nicht. Der Kunde zahlt bei der Buchung, genauso wie ohne Bestätigung — zum Beispiel wird eine Karten- oder PayPal-Zahlung abgewickelt oder Guthaben bzw. Eintritte werden abgezogen. Beim Bezahlen sieht der Kunde den Hinweis, dass er den vollen Betrag zurückerhält, wenn der Experte die Buchung nicht vor Terminbeginn bestätigt.
Lehnen Sie die Anfrage ab oder wird sie automatisch storniert, werden Karten- und PayPal-Zahlungen automatisch erstattet, und Guthaben oder Eintritte werden dem Kunden wieder gutgeschrieben. Eine Banküberweisung müssen Sie selbst zurücküberweisen.
Kann ich Buchungen für eine Gruppenstunde bestätigen?
Nein. Gruppenstunden, Kursreihen und Events haben keine manuelle Bestätigung — diese Option gibt es nur für Einzeltermine. Wenn Sie selbst auswählen möchten, wer einen Platz in einer Gruppenstunde bekommt, nutzen Sie stattdessen eine dieser Möglichkeiten:
Stunde sichtbar lassen, Anmeldungen aber selbst annehmen: Öffnen Sie im Formular der Stunde den Bereich Erweiterte Buchungseinstellungen und setzen Sie das Häkchen bei Kunden dürfen diese Stunde nicht buchen. Die Stunde bleibt in Ihrem öffentlichen Stundenplan, aber niemand kann sie online buchen. Schreiben Sie in die Beschreibung, wie Kunden um einen Platz bitten können (E-Mail, Telefon), und tragen Sie die angenommenen Kunden im Detail der Stunde mit Teilnehmer hinzufügen ein.
Stunde komplett ausblenden: Setzen Sie unter Erweiterte Buchungseinstellungen das Häkchen bei Stunde ist nicht öffentlich sichtbar. Die Stunde erscheint nicht im öffentlichen Stundenplan, und nur Sie können mit Teilnehmer hinzufügen Kunden eintragen.
Bei Kursreihen heißen diese Optionen Kunden dürfen diese Stunde nicht buchen und Kursreihe ist nicht öffentlich sichtbar.
Nicht erschienen markieren
Die Schaltfläche Nicht erschienen erscheint in den Buchungsdetails nur, wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind:
Die Buchung hat den Status Bestätigt.
Der Beginn des Termins liegt in der Vergangenheit.
Die Buchung ist noch nicht bezahlt — ihre Zahlung steht noch auf Zahlung ausstehend (zum Beispiel, weil der Kunde vor Ort zahlen sollte).
Nach Ihrer Bestätigung erhält die Buchung den Status Nicht erschienen und ihre Zahlung wird als Nicht bezahlt markiert. Der Kunde wird dann als Kunde mit unbezahlten Bestellungen hervorgehoben, was Ihnen hilft, unzuverlässige Kunden zu erkennen. Eine im Voraus bezahlte Buchung lässt sich nicht als nicht erschienen markieren; sie wird als Abgeschlossen angezeigt. Mehr dazu im Artikel „Unentschuldigte Fehltage (No-Shows)“.
Buchung im Adminbereich stornieren
Eine bestätigte Buchung können Sie jederzeit stornieren, auch wenn der Kunde sie online nicht mehr stornieren kann. Öffnen Sie die Buchung und klicken Sie auf Buchung stornieren (in der Tabelle wählen Sie im Aktionsmenü Abbrechen). Bei einer ausstehenden Buchung heißt die Schaltfläche stattdessen Anfrage ablehnen. Im Dialog:
Zenamu zeigt an, ob gemäß Ihren Stornoregeln eine Stornogebühr anfällt. Gibt es mehrere Möglichkeiten, wählen Sie aus, wie storniert wird, zum Beispiel mit voller Rückerstattung.
Sie können eine Bemerkung mit dem Grund der Stornierung hinzufügen.
Wenn Sie unter E-Mail-Nachricht an den Kunden eine Nachricht eingeben, erhält der Kunde sie per E-Mail. Je nach Ihren Einstellungen für SMS-Benachrichtigungen sehen Sie eventuell auch ein Feld für eine SMS.
Buchungen im Kalender
Einzeltermine erscheinen auch im Stundenplan neben Ihren Gruppenstunden. Unter Einzeltermine › Buchungen können Sie zwischen der Ansicht Tabelle und Kalender wechseln.
Mehr über Zahlungseinstellungen und Stornierungsbedingungen erfahren Sie im Artikel „Einzeltermine (1:1-Termine): Zahlungsmethoden und Stornoregeln“.