Este artículo trata de la cancelación automática por baja ocupación: Zenamu cancela por sí mismo una sesión de clase o un evento cuando, a una hora fijada antes del inicio, se han apuntado muy pocas personas. Las horas que configura en esta función indican cuándo se hace esa comprobación. No son un plazo de cancelación para los clientes ni cambian hasta cuándo pueden cancelar su propia reserva. Para configurar eso, consulte Plazo de cancelación y tarifas de cancelación para reservas de clases y citas.
Cuando reservan una sesión de clase o un evento menos personas de las que necesita, el sistema lo cancela automáticamente a una hora fijada antes del inicio, reembolsa a todos los que reservaron y les envía un aviso. Usted recibe un correo informativo. No tiene que cancelar la clase a mano en el último momento. Este artículo explica qué hace la función y cómo activarla para todo su estudio.
Qué hace la función
A la hora que elija (por ejemplo, 24 horas antes del inicio), Zenamu cuenta cuántas personas están inscritas en la sesión y lo compara con el mínimo que haya definido:
Si hay menos del mínimo, la sesión se cancela automáticamente. Todos los que reservaron reciben un reembolso y el mismo aviso que recibirían por cualquier otra sesión cancelada.
Si hay al menos el mínimo, no pasa nada y la sesión se celebra con normalidad.
La comprobación se realiza una sola vez. Si alguien cancela su reserva después, eso no activa una nueva comprobación.
A qué se aplica la función
La cancelación automática funciona con las sesiones de clase (clases) y con los eventos (eventos y talleres puntuales). No la encontrará para los cursos ni para las citas.
Las sesiones de clase y los eventos se configuran por separado, cada uno con sus propias reglas. Así puede, por ejemplo, cancelar las clases con pocas reservas pero dejar que los eventos se celebren siempre.
Qué plan necesita
La cancelación automática por baja ocupación está disponible en los planes actuales Expert y Ultimate, y durante el período de prueba. No encontrará la función en los demás planes, como el plan gratuito Primeros Pasos o los planes Lite, Standard y Professional.
¿Tiene un plan antiguo? Los planes sustituidos no incluyen esta función, aunque el nombre le resulte familiar. El caso más habitual es Expert 2024: el interruptor se queda en gris en sus ajustes. Para usar la cancelación automática, cambie al plan Expert o Ultimate actual (consulte ¿Cómo cambiar a un plan superior?).
Dónde activarla
Encontrará los ajustes para todo el estudio en Ajustes → Reservas y reglas → pestaña Cancelación de reservas. En la parte superior, elija para qué tipo de reservas está configurando las reglas: las Sesiones o los Eventos / Talleres. Debajo aparece la tarjeta Cancelación automática por baja ocupación, donde:
activa el interruptor Cancelar automáticamente las sesiones con pocas reservas (para los eventos, Cancelar automáticamente los eventos con pocas reservas),
define la antelación en Cuántas horas antes del inicio realizar la comprobación,
introduce qué porcentaje de la capacidad debe estar cubierto en Ocupación mínima.
Rellene los ajustes de las sesiones de clase y de los eventos por separado, cada uno en su propia tarjeta. Después haga clic en Guardar al final de la página.
Cuántas horas antes del inicio realizar la comprobación solo decide cuándo cuenta Zenamu las reservas. El Plazo de cancelación, en la misma tarjeta Sesiones, es un ajuste distinto que limita hasta cuándo pueden los clientes cancelar su propia reserva.
Cómo se calcula el número mínimo de personas
El mínimo se obtiene de la capacidad de la sesión y el porcentaje que defina, y se redondea hacia arriba. Con un 50 % y una capacidad de 5 personas, el mínimo es 3 reservas. En una sesión con una capacidad de 1, el mínimo resulta ser 1, así que solo se cancela una sesión completamente vacía.
Así, el mínimo se adapta a la capacidad: si sus clases tienen un número distinto de plazas, un único porcentaje las cubre todas.
Fije una antelación mayor que la de los recordatorios a los clientes
Recomendamos configurar la comprobación con una antelación mayor que la de los recordatorios que envía antes de una clase (Ajustes → Notificaciones). Si la comprobación se realiza antes que el recordatorio, un cliente no recibirá un recordatorio de una sesión que para entonces ya se haya cancelado.
Ajustes de una sesión o un evento concreto
Además de los ajustes para todo el estudio, puede dar a cualquier sesión de clase o evento su propia regla, o excluirlo por completo de la cancelación automática. El artículo Cancelación automática por baja ocupación: configuración personalizada para una sesión o un evento se lo explica paso a paso.