A veces, pueden surgir circunstancias imprevistas que lleven a sus clientes a cancelar su reserva. Con Zenamu, no tiene que preocuparse por perder tiempo y dinero debido a cancelaciones de última hora.
Con la función de política de cancelación, puede establecer fácilmente las reglas y las tarifas que se deducirán del pago del cliente si cancela su reserva, incluso unas pocas horas o minutos antes de que comience la clase.
¿Cómo establecer tarifas de cancelación?
Siga estos pasos para configurar sus tarifas de cancelación:
Vaya a la sección Ajustes (icono de rueda dentada en el menú lateral izquierdo).
En la barra de menú superior, seleccione Reservas y reglas.
Desplácese hacia abajo hasta encontrar la sección Cancelación de reservas.
Añadir una política de cancelación
Para crear una nueva política de cancelación, haga clic en + Añadir.
Aparecerá un cuadro de diálogo donde podrá definir sus condiciones de cancelación. Por ejemplo, puede crear una condición que especifique que si un cliente cancela su reserva dentro de las 3 horas previas al inicio de la clase, se le cobrará una tarifa de cancelación del 25% del importe pagado.
Su nueva política de cancelación aparecerá en la lista (como se muestra en la imagen a continuación). Si lo desea, haga clic nuevamente en el botón + Añadir para crear otra condición; por ejemplo, una tarifa del 50% para cancelaciones realizadas 2 horas antes de la clase.
La elección es suya.
A qué se aplica esta política (y en qué unidades de tiempo)
Esta política cubre las sesiones individuales, es decir, las clases abiertas y las reservas de sus servicios de citas a la vez. Solo hay una política compartida, así que no puede definir reglas distintas para los servicios y para las clases.
Las ventanas de las tarifas y el Plazo de cancelación de las sesiones se introducen solo en horas; aquí no se ofrecen días ni semanas. Si piensa en días, conviértalos antes: 1 día = 24 horas, 1 semana = 168 horas.
Los cursos y los eventos funcionan de otra manera y no tienen tarifas porcentuales. Consulte Configuración de políticas de cancelación y sesiones de recuperación.
Solución de problemas: no se puede guardar la política de cancelación
Si no puede guardar su política de cancelación, la causa más frecuente es un conflicto entre una tarifa de cancelación y el plazo de cancelación. El sistema mostrará el siguiente error:
Una de sus tarifas de cancelación definidas se superpone con el plazo de cancelación (el plazo siempre debe ser anterior). Por favor, ajuste la opción del plazo de cancelación o elimine la tarifa de cancelación conflictiva.
Cómo solucionarlo
Revise la configuración del plazo de cancelación — define el último momento en que un cliente puede cancelar su reserva antes de la clase.
Asegúrese de que ninguna tarifa de cancelación se aplique a un período que caiga después del plazo de cancelación. El plazo siempre debe ser anterior a cualquier tarifa de cancelación.
Puede ajustar el plazo de cancelación o eliminar la tarifa de cancelación en conflicto.
Ejemplo: Si su plazo de cancelación está configurado en 2 horas antes de la clase, no puede tener una tarifa de cancelación que se aplique "1 hora antes de la clase" — en ese momento el cliente ya no puede cancelar.
Cómo configurar «gratis hasta X y con tarifa a partir de ahí»
Supongamos que quiere que cancelar sea gratuito hasta 72 horas antes de la clase y que a partir de ahí se cobre un 25%. La regla con la que hay que contar es esta: toda ventana de tarifa tiene que quedar más lejos del inicio de la clase que el plazo de cancelación, porque el plazo marca el momento en que el cliente ya no puede cancelar por su cuenta. Hay dos maneras de conseguirlo:
Sin plazo de cancelación: deje el plazo en 0 (o no lo utilice) y añada una tarifa del 25% para una ventana de 72 horas. Cancelar con más de 72 horas de antelación sale gratis, a partir de ahí cuesta un 25% y el cliente puede cancelar siempre que lo necesite.
Con un plazo de 48 horas: ponga el plazo en 48 horas y añada esa misma tarifa del 25% para una ventana de 72 horas. Con más de 72 horas de antelación es gratis, entre 72 y 48 horas se cobra el 25% y por debajo de 48 horas el cliente ya no puede cancelar por su cuenta.
Lo que no puede hacer es combinar las dos, por ejemplo «gratis hasta 72 horas, 25% entre 72 y 48 horas y otra tarifa por debajo de 48 horas». Esa última tarifa quedaría por detrás del plazo, así que el sistema no la guardará y verá el error que hemos descrito antes.