Este artículo trata las reglas de cancelación por parte del cliente para los cursos (sesiones de recuperación cuando el cliente cancela a tiempo su asistencia a una sesión del curso, y cancelación del curso completo) y para los eventos y talleres. Las clases sueltas y las citas siguen otra regla, el plazo de cancelación y las tarifas de cancelación de la tarjeta Sesiones; consulte Plazo de cancelación y tarifas de cancelación para reservas de clases y citas.
El cliente cancela su asistencia a una sesión del curso desde su propia cuenta, no en la página del curso de su horario público: en Mis cursos hace clic en Cancelar junto a la sesión y lo confirma con Cancelar asistencia (o usa el icono de la papelera en Mis reservas), y solo puede hacerlo con una sesión pagada que aún no haya empezado. Los eventos y talleres no tienen tarifas porcentuales; los clientes solo pueden cancelar por su cuenta la reserva de un evento cuando Permitir la autocancelación está activado, y hasta el cierre de cancelaciones que usted haya fijado.
¿Cómo configuro las sesiones de recuperación para cursos?
Vaya a Ajustes > Reservas y reglas > Cancelación de reservas y elija Cursos.
En Recuperaciones, active Permitir que los clientes obtengan recuperaciones en los cursos nuevos. Los cursos que cree a partir de ahora tendrán activada la opción Permitir obtener sesiones de recuperación. Un curso existente conserva su propia configuración; para cambiarla, edite el curso y active Permitir obtener sesiones de recuperación en su sección Recuperaciones.
En Cuándo obtiene el cliente una recuperación, indique el Plazo para cancelar con recuperación: con cuánta antelación al inicio de la sesión tiene que cancelar el cliente su asistencia para obtener una recuperación. Puede indicar el plazo en minutos, horas, días o semanas. Con 0, cualquier cancelación hasta el comienzo de la sesión se considera a tiempo. Una cancelación a tiempo da derecho a una recuperación solo si el curso permite recuperaciones y el cliente todavía no ha alcanzado el límite de recuperaciones del curso. Un cliente también puede cancelar después de ese plazo, pero ya no obtendrá una recuperación. Este plazo se aplica a todos los cursos con recuperaciones y es independiente del plazo de cancelación de las clases sueltas de la tarjeta Sesiones.
En Cuánto tiempo es válida una recuperación, elija el Tipo de validez: Durante un número fijo de días (indique el Número de días; la validez se cuenta desde la fecha de la sesión a la que el cliente canceló su asistencia, no desde el día de la cancelación) o Hasta que termine el curso (con Días adicionales opcionales tras la última sesión del curso).
En Otras opciones predeterminadas para cursos nuevos puede fijar el Máx. de recuperaciones por cliente (disponible en los planes Expert y Ultimate y durante el periodo de prueba) y activar Permitir pagar sesiones sueltas de un curso con una recuperación (el curso necesita la opción de precio Precio por sesión). Ambas opciones solo definen el valor inicial de los cursos nuevos.
Haga clic en Guardar.
Las recuperaciones solo se aplican a las sesiones de un curso que el cliente reservó entero. Si un cliente reservó una sesión suelta del curso con el Precio por sesión, esa reserva sigue el plazo de cancelación y las tarifas de las clases sueltas y no da derecho a recuperación. Cuando un cliente cancela su asistencia a una sesión de curso, no se le devuelve dinero: la recuperación es la compensación.
¿Por qué mi curso existente no da recuperaciones después de cambiar el ajuste?
Permitir que los clientes obtengan recuperaciones en los cursos nuevos (en Ajustes > Reservas y reglas > Cancelación de reservas > Cursos) solo define el valor inicial de los cursos que cree a partir de ahora. Un curso que ya existe conserva su propia configuración. Para cambiarla, edite el curso y active Permitir obtener sesiones de recuperación en su sección Recuperaciones. Lo mismo vale para Otras opciones predeterminadas para cursos nuevos (Máx. de recuperaciones por cliente y Permitir pagar sesiones sueltas de un curso con una recuperación). Un curso creado con Usar como plantilla toma estos ajustes del curso de origen en lugar de las opciones predeterminadas. En los planes Expert y Ultimate y durante el periodo de prueba, también toma la Validez de las recuperaciones del curso de origen. A diferencia de estas opciones predeterminadas, las dos tarjetas se aplican también a los cursos existentes: el Plazo para cancelar con recuperación de la tarjeta Cuándo obtiene el cliente una recuperación se aplica a todos los cursos con recuperaciones, nuevos y existentes. La validez de la tarjeta Cuánto tiempo es válida una recuperación se aplica a los cursos nuevos y a todos los cursos que tienen seleccionada la opción Usar la configuración predeterminada en Validez de las recuperaciones, dentro de su sección Recuperaciones. Los cursos con la opción Configurar para este curso conservan su propia validez. Puede cambiar ambas tarjetas aunque la opción Permitir que los clientes obtengan recuperaciones en los cursos nuevos esté desactivada.
Puede cambiar la opción Permitir obtener sesiones de recuperación de un curso en cualquier plan. El campo Número máximo de recuperaciones y la opción Configurar para este curso de la validez de las recuperaciones están disponibles en los planes Expert y Ultimate y durante el periodo de prueba. En los demás planes, estos ajustes están desactivados. Un curso que ya tiene su propia validez la muestra en modo de solo lectura, y puede cambiarlo a Usar la configuración predeterminada.
¿Cómo cancela un cliente su asistencia a una sesión de curso y usa la recuperación?
El cliente debe tener una cuenta en el sistema de reservas
Para que sus clientes usen el sistema de recuperación, deben tener su propia cuenta en el sistema de reservas. Sin ella, el sistema no puede gestionar las recuperaciones, mostrar saldos ni fechas de vencimiento.
El cliente inicia sesión en su cuenta y, o bien abre Mis cursos, hace clic en Cancelar junto a la sesión y lo confirma con Cancelar asistencia, o bien hace clic en el icono de papelera junto a la sesión en Mis reservas. Los clientes lo hacen desde su cuenta, no desde la página del curso en su horario público.
Después de confirmar, el cliente recibe un correo electrónico de notificación. Si canceló dentro del Plazo para cancelar con recuperación de los ajustes de recuperaciones, el curso permite recuperaciones y el cliente todavía no ha alcanzado el límite de recuperaciones del curso, la página principal muestra que tiene derecho a una sesión de recuperación. De lo contrario, su asistencia se cancela sin recuperación.
El cliente puede entonces usar la sesión de recuperación en cualquier clase o sesión de curso que permita el pago con recuperaciones: hace clic en Reservar y selecciona Reservar con una recuperación. El pago con recuperaciones está activado de forma predeterminada en las clases nuevas; puede desactivarlo con Permitir pago con sesiones de recuperación en los Ajustes avanzados de reserva de la clase. En un curso, use Sesión – permitir pagar con una recuperación en su sección Recuperaciones; los cursos nuevos toman el valor predeterminado de Permitir pagar sesiones sueltas de un curso con una recuperación en Ajustes > Reservas y reglas > Cancelación de reservas > Cursos. Más información en Sesiones de recuperación: obtención, uso y validez.
Políticas de cancelación para talleres y eventos
Los clientes pueden cancelar por su cuenta la reserva de un evento, siempre que usted lo permita. Vaya a Ajustes > Reservas y reglas > Cancelación de reservas, elija Eventos / Talleres y active "Permitir la autocancelación". Después rellene "Antelación para cancelar el evento"; un valor de 0 permite que el cliente cancele en cualquier momento hasta que el evento empiece. El plazo puede indicarse en minutos, horas, días o semanas.
Lo que configure aquí será el valor predeterminado de los eventos que cree a partir de ahora, y cada evento puede sobrescribirlo en sus propios ajustes. Así, un evento concreto con un plazo más estricto no le obliga a cambiar la regla de todos los demás.
Los eventos no tienen tarifas de cancelación porcentuales. Antes del cierre de cancelaciones, el cliente recupera todo lo que pagó. Cuando la autocancelación está desactivada, el cliente ve un mensaje que le pide que se ponga en contacto con el estudio. Después del cierre, una reserva pagada con tarjeta o PayPal no se puede cancelar en línea y se le pide al cliente que contacte con el estudio. Una reserva pagada con créditos, entradas, una membresía o una recuperación todavía se puede cancelar después del cierre, pero no se devuelve nada. Las reservas pagadas por transferencia bancaria o en efectivo siempre tiene que cancelarlas y reembolsarlas usted.
Usted siempre puede cancelar la reserva de un cliente desde el detalle del evento en el panel de administración. Al cancelar, el sistema le preguntará cómo gestionar el reembolso (devolver créditos, devolver entradas, marcar como no pagado, etc.).
Cancelación del curso completo por parte del cliente
Una cosa es que un cliente cancele su asistencia a una sola sesión del curso y otra distinta es cancelar su inscripción al curso completo: eso tiene su propio ajuste. Lo encontrará en el mismo sitio, en Ajustes > Reservas y reglas > Cancelación de reservas, dentro de Cursos. Active "Permitir la cancelación del curso completo" y rellene "Antelación para cancelar el curso". Un valor de 0 significa que el cliente puede cancelar el curso completo en cualquier momento hasta que este empiece. Lo que configure aquí será el valor predeterminado de los cursos nuevos; los cursos existentes conservan sus ajustes. Cada curso tiene su propia copia de estos ajustes en el formulario del curso, en Ajustes avanzados de reserva.
Un cliente que cancela el curso completo antes del cierre recibe el reembolso íntegro. Con este ajuste desactivado, o después del cierre, el cliente tendrá que acordar la cancelación directamente con usted. Un curso pagado por transferencia bancaria o en efectivo siempre tiene que cancelarlo y reembolsarlo usted.
Los cursos tampoco tienen tarifas de cancelación porcentuales. Si un cliente cancela a tiempo su asistencia a una sola sesión del curso, esto se resuelve con las sesiones de recuperación, tal como se explica más arriba.