Este artículo trata de las reservas de citas (servicios 1:1) en Citas › Reservas: sus estados, la aprobación manual de reservas, las ausencias y la cancelación de una reserva. No se aplica a clases grupales, cursos ni eventos: sus participantes se gestionan en el detalle de la clase, del curso o del evento.
La aprobación manual de reservas solo existe para las citas y se activa para cada profesional. Las clases grupales, los cursos y los eventos no tienen un paso de aprobación: el cliente que reserva una plaza libre la obtiene al instante. Si quiere decidir usted quién obtiene plaza en una clase grupal, consulte ¿Puedo aprobar las reservas de una clase grupal? más abajo.
Vista general de reservas
Todas las reservas de citas se encuentran en Citas › Reservas, en el menú lateral. La página muestra estas cifras:
Hoy — Citas programadas para hoy.
Próximas — Reservas futuras que no están canceladas.
Pendientes de aprobación — Reservas pendientes que esperan su decisión (solo si la aprobación manual de reservas está activada).
Este mes — Citas del mes actual.
Debajo puede cambiar entre la vista Tabla y Calendario y crear usted mismo una reserva con Añadir reserva.
Estados de las reservas
Cada reserva de cita tiene uno de estos estados:
Pendiente
La reserva se ha creado, pero espera aprobación. Este estado solo se utiliza cuando la Aprobación manual de reservas está activada para el profesional (ver más abajo). El cliente ve que su reserva está pendiente de confirmación por parte del profesional.
Confirmada
La reserva es válida y la cita está programada. Si la aprobación manual de reservas está desactivada, las reservas se crean directamente en este estado. Las reservas que usted crea con Añadir reserva siempre están confirmadas.
Completada
Ya ha pasado la hora de inicio de la cita y la reserva no se canceló ni se marcó como No se presentó.
Cancelada
La reserva se ha cancelado: la canceló el cliente, su estudio o Zenamu automáticamente (por ejemplo, una reserva pendiente que no se aprobó antes del inicio de la cita).
No se presentó
El cliente no se presentó y no pagó. Usted asigna este estado después de que la cita haya empezado (consulte Marcar a un cliente como no presentado).
Aprobación manual de reservas
Si quiere confirmar cada cita antes de que sea definitiva, active la Aprobación manual de reservas para el profesional. Las nuevas reservas con ese profesional se crearán entonces como pendientes en lugar de confirmadas.
¿Cómo activo la aprobación manual de reservas?
Vaya a Citas › Profesionales.
En la tarjeta del profesional, haga clic en Servicios (para un profesional nuevo, haga clic en Añadir profesional).
Active el interruptor Aprobación manual de reservas.
Haga clic en Guardar. El ajuste se aplica a todos los servicios de ese profesional.
Cómo funciona la aprobación
Un cliente reserva una cita → el estado es Pendiente. La franja horaria queda reservada, así que nadie más puede reservarla.
El profesional recibe un correo electrónico sobre la nueva solicitud.
En Citas › Reservas, abra la reserva (Ver detalles) y elija:
Aprobar — La reserva se confirma y el cliente recibe un correo de confirmación.
Rechazar solicitud — La reserva se cancela y se avisa al cliente por correo electrónico. Puede añadir un Motivo del rechazo (opcional). Al cliente se le reembolsa el pago completo.
Si una reserva pendiente no se aprueba antes de que empiece la cita, Zenamu la cancela automáticamente y reembolsa al cliente el importe completo.
Los gestores y los administradores pueden aprobar y rechazar cualquier reserva; un profesional puede hacerlo con sus propias reservas. Más información en Citas: reservas pendientes — aprobación, rechazo y cancelación automática.
¿Cuándo paga el cliente si la aprobación manual está activada?
La aprobación manual no aplaza el pago. El cliente paga al hacer la reserva, igual que sin aprobación: por ejemplo, se cobra el pago con tarjeta o PayPal, o se descuentan los créditos o las entradas. Al pagar, el cliente ve que recibirá un reembolso completo si el profesional no confirma la reserva antes del inicio de la cita.
Si usted rechaza la solicitud o la reserva se cancela automáticamente, los pagos con tarjeta y PayPal se reembolsan automáticamente, y los créditos o las entradas vuelven al saldo del cliente. Una transferencia bancaria tiene que devolverla usted.
¿Puedo aprobar las reservas de una clase grupal?
No. Las clases grupales, los cursos y los eventos no tienen aprobación manual: esta opción solo existe para las citas. Si quiere elegir quién obtiene plaza en una clase grupal, use una de estas opciones:
Mantener la clase visible, pero gestionar usted las inscripciones: en el formulario de la clase, abra Ajustes avanzados de reserva y marque No permitir a los clientes reservar esta clase. La clase sigue en su horario público, pero nadie puede reservarla en línea. Indique en la descripción cómo pueden pedir plaza los clientes (correo electrónico, teléfono) y añada a los clientes que acepte con Añadir participante en el detalle de la clase.
Ocultar la clase por completo: marque La clase no es visible públicamente en Ajustes avanzados de reserva. La clase no aparecerá en el horario público y solo usted podrá añadir clientes con Añadir participante.
En los cursos, estas mismas opciones se llaman No permitir a los clientes reservar esta clase y El curso no es visible públicamente.
Marcar a un cliente como no presentado
El botón No se presentó aparece en el detalle de la reserva solo cuando se cumplen todas estas condiciones:
La reserva está Confirmada.
Ya ha pasado la hora de inicio de la cita.
La reserva aún no se ha pagado: su pago sigue Pendiente de pago (por ejemplo, el cliente iba a pagar en el local).
Cuando lo confirma, la reserva pasa al estado No se presentó y su pago se marca como No pagado. A partir de ese momento, el cliente aparece destacado como cliente con pedidos sin pagar, lo que le ayuda a identificar clientes problemáticos. Una reserva pagada por adelantado no se puede marcar como no presentada; aparece como Completada. Más información en "Ausencias injustificadas (No-show)".
Cancelar una reserva desde la administración
Puede cancelar una reserva confirmada en cualquier momento, incluso cuando el cliente ya no puede cancelarla en línea. Abra la reserva y haga clic en Cancelar reserva (en la tabla, elija Cancelar en el menú de acciones). En una reserva pendiente, el botón es Rechazar solicitud. En el diálogo:
Zenamu indica si se aplica una tarifa de cancelación según sus reglas de cancelación. Si hay varias opciones, elija cómo cancelar, por ejemplo con reembolso completo.
Puede añadir una Nota con el motivo de la cancelación.
Si escribe un mensaje en Mensaje de correo electrónico para el cliente, el cliente lo recibe por correo electrónico. Según su configuración de notificaciones por SMS, también puede ver un campo para un SMS.
Reservas en el calendario
Las citas también aparecen en el Horario de clases junto a sus clases grupales. En Citas › Reservas puede cambiar entre la vista Tabla y Calendario.
Más información sobre la configuración de pagos y las reglas de cancelación en "Citas (sesiones 1:1): métodos de pago y reglas de cancelación".