Tässä artikkelissa kerrotaan kahdesta säännöstä, jotka koskevat asiakkaan omien tunti- ja ajanvarausten peruuttamista: Peruutuksen takaraja (kuinka myöhään asiakas voi perua) ja Peruutusmaksut (prosenttiosuus, jonka pidät, kun asiakas peruu myöhään). Artikkeli ei käsittele vajaaksi jääneiden tuntien automaattista peruutusta (katso Automaattinen peruutus vähäisellä osallistujamäärällä), kurssien ja tapahtumien peruutussääntöjä (katso Kurssit ja tapahtumat: korvauskerrat ja asiakkaan peruutusasetukset) eikä ajanvarausten maksutapoja (katso Ajanvaraukset (1:1 sessiot): maksutavat ja peruutussäännöt).
Saatat tuntea nämä säännöt myös nimillä peruutusikkuna, peruutusehdot, myöhäisen peruutuksen maksu tai viime hetken peruutusten rajoitus.
Mistä löydät peruutusasetukset
Siirry kohtaan Asetukset (hammasrataskuvake vasemmassa sivupalkissa).
Valitse ylävalikosta Varaukset ja säännöt.
Avaa välilehti Varausten peruutus.
Valitse kohdassa Minkä tyyppisille varauksille asetat sääntöjä? kortti Kerrat. Sen alta löydät kohdat Peruutusmaksut ja Peruutuksen takaraja.
Kuinka myöhään asiakas voi perua oman varauksensa? (peruutuksen takaraja)
Peruutuksen takaraja on viimeinen hetki ennen tunnin tai ajanvarauksen alkua, jolloin asiakas voi vielä perua oman varauksensa. Se on yksi koko studion yhteinen asetus, joka koskee yksittäisiä tunteja, yksitellen varattuja kurssikertoja ja ajanvarauksia. Yksittäiselle tunnille tai palvelulle ei voi asettaa omaa peruutuksen takarajaa.
Aseta peruutuksen takaraja näin:
Siirry kohtaan Asetukset › Varaukset ja säännöt › välilehti Varausten peruutus ja valitse kortti Kerrat.
Valitse kohdassa Peruutuksen takaraja toinen vaihtoehdoista:
Milloin tahansa — asiakkaat voivat perua varauksensa tunnin alkuun asti.
Tai aseta tarkka määräaika — kirjoita luku kenttään Kuinka paljon ennen tunnin alkua? Takaraja annetaan kokonaisina tunteina, vähintään 1.
Klikkaa sivun alareunassa Tallenna.
Esimerkki: jos haluat, että asiakkaat voivat perua varauksensa 12 tuntiin asti ennen tunnin alkua, valitse Tai aseta tarkka määräaika ja kirjoita 12. Kahden päivän takarajaa varten kirjoita 48.
Mitä tapahtuu peruutuksen takarajan jälkeen?
Asiakas, jolla on maksettu tuntivaraus, voi yhä perua sen ja vapauttaa paikan, mutta ei saa rahojaan takaisin.
Maksamatonta tuntivarausta ei voi perua verkossa. Asiakasta pyydetään ottamaan sinuun yhteyttä.
Ajanvarausta ei voi perua verkossa peruutuksen takarajan jälkeen. Asiakasta pyydetään ottamaan sinuun yhteyttä.
Täydellä tunnilla jonotuslistalle liittymisen mahdollisuus poistuu, kun peruutuksen takaraja on ohitettu.
Peruutuksen takaraja rajoittaa vain asiakkaita. Voit edelleen itse perua minkä tahansa asiakkaan varauksen.
Onko peruutuksen takaraja sama kuin tunnin lisäasetusten kohta "Tuntia ennen alkua"?
Ei. Tunnin kohdassa Varausten lisäasetukset oleva kenttä Tuntia ennen alkua kuuluu automaattiseen peruutukseen vähäisellä osallistujamäärällä. Se määrittää, milloin Zenamu tarkistaa, onko tunnille ilmoittautunut tarpeeksi osallistujia. Se ei muuta sitä, kuinka myöhään asiakkaat voivat perua oman varauksensa. Lue lisää artikkelista Automaattinen peruutus vähäisellä osallistujamäärällä: mukautetut asetukset yhdelle ajankohdalle tai tapahtumalle.
Myös Varauksen takaraja välilehdellä Varaukset on eri asetus. Se estää uudet varaukset, ei peruutuksia.
Näin veloitat maksun myöhäisestä peruutuksesta (peruutusmaksut)
Peruutusmaksut ovat prosenttiosuuksia maksetusta hinnasta, jotka pidät, kun asiakas peruu varauksensa lähellä alkua. Lisää peruutusmaksu näin:
Siirry Kerrat-kortilla kohtaan Peruutusmaksut ja klikkaa + Lisää.
Kirjoita Uusi peruutusmaksu -ikkunassa kenttään Kuinka suuri prosenttiosuus tunnin hinnasta? arvo 1–100 %.
Kirjoita kenttään Kuinka paljon ennen tunnin alkua? aika kokonaisina tunteina.
Klikkaa Tallenna.
Alla olevassa esimerkissä luodaan ehto: jos asiakas peruu varauksensa 3 tuntia tai vähemmän ennen tunnin alkua, häneltä veloitetaan 25 %:n peruutusmaksu maksetusta summasta.
Uusi peruutusmaksu näkyy nyt listassa (katso kuva alla). Voit halutessasi klikata + Lisää uudelleen ja luoda toisen ehdon – esimerkiksi 50 %:n maksun peruutuksille, jotka tehdään alle 2 tuntia ennen tunnin alkua.
Mihin nämä säännöt pätevät (ja missä aikayksiköissä)
Kerrat-kortin peruutuksen takaraja ja peruutusmaksut koskevat yksittäisiä tunteja ja henkilökohtaisia aikoja: erillisiä (avoimia) tunteja, kurssikertoja, jotka asiakkaat varaavat yksitellen, sekä ajanvarauspalvelujesi varauksia. Säännöt ovat yhteiset, joten palveluille ja tunneille ei voi asettaa omia sääntöjä.
Peruutusmaksujen aikaikkunat ja peruutuksen takaraja annetaan vain tunteina — päiviä tai viikkoja ei voi valita. Jos ajattelet päivinä, muunna ensin: 1 päivä = 24 tuntia, 1 viikko = 168 tuntia.
Kurssit ja tapahtumat toimivat eri tavalla, eikä niissä ole prosenttiperusteisia peruutusmaksuja lainkaan. Lue lisää artikkelista Kurssit ja tapahtumat: korvauskerrat ja asiakkaan peruutusasetukset.
Vianmääritys: peruutusmaksuja ei voi tallentaa (peruutusehdot)
Jos peruutusmaksuja ei pysty tallentamaan, syynä on yleensä ristiriita peruutusmaksun ja peruutuksen takarajan välillä. Järjestelmä näyttää seuraavan virheilmoituksen:
Yksi peruutusmaksuistasi menee päällekkäin peruutuksen takarajan kanssa (takarajan täytyy aina olla aikaisemmin). Muuta takarajaa tai poista ristiriitainen peruutusmaksu.
Näin korjaat ongelman
Tarkista Peruutuksen takaraja -asetus — se määrittää, mihin asti asiakas voi perua oman varauksensa ennen tunnin alkua.
Vertaa tuntimääriä. Jokaisessa peruutusmaksussa on oltava enemmän tunteja kuin peruutuksen takarajassa. Esimerkiksi 48 tunnin takarajalla 72 tunnin peruutusmaksu toimii, mutta 48 tai 24 tunnin maksu ei.
Joko muuta peruutuksen takarajaa tai poista ristiriitainen peruutusmaksu.
Esimerkki: Jos peruutuksen takaraja on 2 tuntia ennen tunnin alkua, et voi asettaa peruutusmaksua, joka koskee aikaa "1 tunti ennen tunnin alkua" — siinä vaiheessa asiakas ei enää saa rahojaan takaisin peruessaan.
Näin teet mallin "ilmainen X tuntiin asti, sen jälkeen maksu"
Haluat esimerkiksi, että peruutus on ilmainen 72 tuntiin asti ennen tuntia ja sen jälkeen siitä veloitetaan 25 %. Kierrettävä sääntö on tämä: jokaisen peruutusmaksun aikaikkunan on oltava kauempana tunnin alusta kuin peruutuksen takarajan, koska takarajan jälkeen asiakas ei enää saa rahojaan takaisin peruessaan. Kaksi tapaa vie perille:
Ilman takarajaa — valitse Peruutuksen takaraja -kohdassa Milloin tahansa ja lisää 25 %:n maksu 72 tunnin ikkunalle. Yli 72 tuntia etukäteen peruminen on ilmaista, sitä lähempänä maksu on 25 %, ja asiakas voi silti perua tunnin alkuun asti.
48 tunnin takarajalla — valitse Tai aseta tarkka määräaika, kirjoita 48 tuntia ja lisää sama 25 %:n maksu 72 tunnin ikkunalle. Yli 72 tuntia etukäteen peruminen on ilmaista, välillä 72–48 tuntia maksu on 25 %, ja alle 48 tuntia ennen alkua asiakas ei enää saa rahojaan takaisin peruessaan.
Näitä kahta ei voi yhdistää, esimerkiksi "ilmainen 72 tuntiin asti, 25 % välillä 72–48 tuntia ja eri maksu alle 48 tunnin päässä". Viimeinen maksu osuisi takarajan jälkeen, joten järjestelmä ei tallenna sitä ja saat yllä kuvatun virheilmoituksen.