Tämä artikkeli koskee automaattista peruutusta vähäisellä osallistujamäärällä: Zenamu peruuttaa tunnin ajankohdan tai tapahtuman itse, jos siihen on asetettuna aikana ennen alkua varannut liian vähän ihmisiä. Tälle toiminnolle asettamasi tuntimäärä kertoo tarkistuksen hetken. Se ei ole asiakkaiden peruutuksen takaraja, eikä se muuta sitä, kuinka myöhään asiakkaat voivat perua oman varauksensa. Asiakkaiden peruutuksen takarajasta kerrotaan artikkelissa Peruutuksen takaraja ja peruutusmaksut tunti- ja ajanvarauksille.
Kun tunnin ajankohdan tai tapahtuman varaa vähemmän ihmisiä kuin tarvitset, järjestelmä peruuttaa sen automaattisesti asetettuna aikana ennen alkua, hyvittää kaikille varanneille ja lähettää heille ilmoituksen. Sinä saat tiedotesähköpostin. Sinun ei tarvitse peruuttaa tuntia käsin viime hetkellä. Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä toiminto tekee ja miten se otetaan käyttöön koko studiollesi.
Mitä toiminto tekee
Valitsemanasi aikana (vaikkapa 24 tuntia ennen alkua) Zenamu laskee, kuinka monta ihmistä ajankohtaan on varannut, ja vertaa sitä asettamaasi vähimmäismäärään:
Jos varanneita on vähemmän kuin vähimmäismäärä, ajankohta perutaan automaattisesti. Kaikki varanneet saavat hyvityksen ja saman ilmoituksen kuin mistä tahansa muusta perutusta tunnista.
Jos varanneita on vähintään vähimmäismäärä, mitään ei tapahdu ja ajankohta toteutuu tavalliseen tapaan.
Tarkistus tehdään vain kerran. Jos joku peruuttaa varauksensa jälkeenpäin, se ei käynnistä uutta tarkistusta.
Mihin toiminto pätee
Automaattinen peruutus toimii yksittäisille ajankohdille (tunneille) ja tapahtumille (kertaluonteisille tapahtumille ja työpajoille). Kursseille tai ajanvarauksille sitä ei ole.
Ajankohdat ja tapahtumat määritetään erikseen, kummallakin omat sääntönsä. Voit siis esimerkiksi peruuttaa vajaaksi jääneet tunnit mutta antaa tapahtumien aina toteutua.
Minkä paketin tarvitset
Automaattinen peruutus vähäisellä osallistujamäärällä on saatavilla nykyisissä Expert- ja Ultimate-paketeissa sekä kokeilujakson aikana. Muissa paketeissa, kuten ilmaisessa Aloittelijapaketissa sekä Lite-, Standard- ja Professional-paketeissa, toimintoa ei ole.
Onko sinulla vanha paketti? Korvatut paketit eivät sisällä tätä toimintoa, vaikka nimi näyttäisi tutulta. Tavallisin tapaus on Expert 2024 — kytkin pysyy asetuksissasi harmaana. Ota automaattinen peruutus käyttöön vaihtamalla nykyiseen Expert- tai Ultimate-pakettiin (katso Kuinka päivittää tilausta?).
Mistä se otetaan käyttöön
Studionlaajuiset asetukset löydät kohdasta Asetukset → Varaukset ja säännöt → Varausten peruutus -välilehdeltä. Valitse ylhäältä, minkä tyyppisille varauksille asetat sääntöjä — kortti Kerrat vai kortti Tapahtumat. Sen alle ilmestyy kortti Automaattinen peruutus vähäisellä osallistujamäärällä, jossa:
otat käyttöön kytkimen Peru automaattisesti vajaaksi jääneet ajankohdat (tapahtumissa Peru automaattisesti vajaaksi jääneet tapahtumat),
asetat varoitusajan kohdassa Kuinka monta tuntia ennen alkua tarkistus tehdään,
syötät kohtaan Vähimmäistäyttöaste, kuinka suuri prosenttiosuus kapasiteetista on täytyttävä.
Täytä asetukset ajankohdille ja tapahtumille erikseen, kummallekin omalla kortillaan. Napsauta sitten sivun alareunassa Tallenna.
Kuinka monta tuntia ennen alkua tarkistus tehdään määrittää vain sen, milloin Zenamu laskee varaukset. Saman Kerrat-kortin Peruutuksen takaraja on erillinen asetus, joka rajoittaa, kuinka myöhään asiakkaat voivat perua oman varauksensa.
Miten vähimmäishenkilömäärä lasketaan
Vähimmäismäärä lasketaan ajankohdan kapasiteetista ja asettamastasi prosentista, ja se pyöristetään ylöspäin. 50 %:lla ja 5 henkilön kapasiteetilla vähimmäismäärä on 3 varausta. Ajankohdalle, jonka kapasiteetti on 1, vähimmäismääräksi tulee 1, joten vain täysin tyhjä ajankohta perutaan.
Näin vähimmäismäärä mukautuu kapasiteettiin: jos tunneillasi on eri määrä paikkoja, yksi prosentti kattaa ne kaikki.
Aseta varoitusaika pidemmäksi kuin asiakasmuistutukset
Suosittelemme asettamaan tarkistukselle pidemmän varoitusajan kuin muistutuksille, jotka lähetät ennen tuntia (Asetukset → Ilmoitukset). Jos tarkistus tehdään ennen muistutusta, asiakas ei saa muistutusta ajankohdasta, joka on sittemmin peruttu.
Yksittäisen ajankohdan tai tapahtuman asetukset
Studionlaajuisten asetusten lisäksi voit antaa mille tahansa tunnin ajankohdalle tai tapahtumalle oman sääntönsä tai jättää sen kokonaan automaattisen peruutuksen ulkopuolelle. Artikkeli Automaattinen peruutus vähäisellä osallistujamäärällä: mukautetut asetukset yhdelle ajankohdalle tai tapahtumalle opastaa sinut sen läpi.