Etkö halua vetää tuntia yhdelle henkilölle ja sitten peruuttaa sitä käsin viime hetkellä? Zenamu voi tehdä sen puolestasi. Kun ajankohdan tai tapahtuman varaa vähemmän ihmisiä kuin tarvitset, järjestelmä peruuttaa sen automaattisesti asetettuna aikana ennen alkua, hyvittää kaikille varanneille ja lähettää heille ilmoituksen. Sinä saat tiedotesähköpostin. Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä toiminto tekee ja miten se otetaan käyttöön koko studiollesi.
Mitä toiminto tekee
Valitsemanasi aikana (vaikkapa 24 tuntia ennen alkua) Zenamu laskee, kuinka monta ihmistä ajankohtaan on varannut, ja vertaa sitä asettamaasi vähimmäismäärään:
Jos varanneita on vähemmän kuin vähimmäismäärä, ajankohta perutaan automaattisesti. Kaikki varanneet saavat hyvityksen ja saman ilmoituksen kuin mistä tahansa muusta perutusta ajankohdasta.
Jos varanneita on vähintään vähimmäismäärä, mitään ei tapahdu ja ajankohta toteutuu tavalliseen tapaan.
Tarkistus tehdään vain kerran. Jos joku peruuttaa varauksensa jälkeenpäin, se ei käynnistä uutta tarkistusta.
Mihin toiminto pätee
Automaattinen peruutus toimii yksittäisille ajankohdille (tunneille) ja tapahtumille (kertaluonteisille tapahtumille ja työpajoille). Kursseille sitä ei ole.
Ajankohdat ja tapahtumat määritetään erikseen, kummallakin omat sääntönsä. Voit siis esimerkiksi peruuttaa vajaaksi jääneet tunnit mutta antaa tapahtumien aina toteutua.
Minkä paketin tarvitset
Automaattinen peruutus vähäisellä osallistujamäärällä on käytettävissä Expert-paketista ja sitä ylemmistä (Expert, Ultimate) sekä kokeilujakson aikana. Alemmissa paketeissa toimintoa ei ole.
Mistä se otetaan käyttöön
Studionlaajuiset asetukset löydät kohdasta Asetukset → Varaukset ja säännöt → Varausten peruutus -välilehdeltä. Valitse ylhäältä, minkä tyyppisille varauksille asetat sääntöjä — kortti Kerrat vai kortti Tapahtumat. Sen alle ilmestyy kortti Automaattinen peruutus vähäisellä osallistujamäärällä, jossa:
otat käyttöön kytkimen Peru automaattisesti vajaaksi jääneet ajankohdat (tapahtumissa Peru automaattisesti vajaaksi jääneet tapahtumat),
asetat varoitusajan kohdassa Kuinka monta tuntia ennen alkua tarkistus tehdään,
syötät kohtaan Vähimmäistäyttöaste, kuinka suuri prosenttiosuus kapasiteetista on täytyttävä.
Täytä asetukset ajankohdille ja tapahtumille erikseen, kummallekin omalla kortillaan.
Miten vähimmäishenkilömäärä lasketaan
Vähimmäismäärä lasketaan ajankohdan kapasiteetista ja asettamastasi prosentista, ja se pyöristetään ylöspäin. 50 %:lla ja 5 henkilön kapasiteetilla vähimmäismäärä on 3 varausta. Ajankohdalle, jonka kapasiteetti on 1, vähimmäismääräksi tulee 1, joten vain täysin tyhjä ajankohta perutaan.
Näin vähimmäismäärä mukautuu kapasiteettiin: jos tunneillasi on eri määrä paikkoja, yksi prosentti kattaa ne kaikki.
Aseta varoitusaika pidemmäksi kuin asiakasmuistutukset
Suosittelemme asettamaan tarkistukselle pidemmän varoitusajan kuin muistutuksille, jotka lähetät ennen tuntia (Asetukset → Ilmoitukset). Jos tarkistus tehdään ennen muistutusta, asiakas ei saa muistutusta ajankohdasta, joka on sittemmin peruttu.
Yksittäisen ajankohdan asetukset
Studionlaajuisten asetusten lisäksi voit antaa mille tahansa ajankohdalle tai tapahtumalle oman sääntönsä tai jättää sen kokonaan automaattisen peruutuksen ulkopuolelle. Artikkeli Mukautetut asetukset ajankohdille ja tapahtumille opastaa sinut sen läpi.