Joskus asiakkaat joutuvat perumaan varauksensa yllättävien tilanteiden takia. Zenamun peruutuskäytännöillä voit määrittää säännöt ja maksut, jotka vähentävät viime hetken peruutusten vaikutusta tuloihisi ja aikatauluihisi.
Peruutusmaksujen määrittäminen
Toimi näin:
Siirry kohtaan Asetukset (hammasrataskuvake vasemmassa sivupalkissa).
Valitse ylhäältä Varaukset ja säännöt.
Selaa alas kohtaan Varausten peruutus.
Peruutusikkunan lisääminen
Klikkaa + Lisää, jotta voit luoda uuden peruutusehdon.
Näkyviin tulee lomake, jossa voit määrittää peruutusikkunan. Esimerkiksi: jos asiakas peruuttaa alle 3 tuntia ennen tunnin alkua, häneltä veloitetaan 25 % peruutusmaksu maksetusta summasta.
Kun ehto on tallennettu, se näkyy listassa. Voit lisätä lisää ehtoja – esimerkiksi 50 % maksu, jos peruutus tehdään alle 2 tuntia ennen tuntia.
Mukauta ehdot omien tarpeidesi mukaan.
Mihin nämä ehdot pätevät (ja missä aikayksiköissä)
Ehdot koskevat yksittäisiä tunteja ja henkilökohtaisia aikoja — siis erillisiä (avoimia) tunteja ja ajanvarauspalvelujesi varauksia yhdessä. Ehdot ovat yhteiset, joten palveluille ja tunneille ei voi asettaa omia sääntöjä.
Peruutusmaksujen aikaikkunat ja peruutuksen takaraja annetaan vain tunteina — päiviä tai viikkoja ei voi valita. Jos ajattelet päivinä, muunna ensin: 1 päivä = 24 tuntia, 1 viikko = 168 tuntia.
Kurssit ja tapahtumat toimivat eri tavalla, eikä niissä ole prosenttiperusteisia peruutusmaksuja lainkaan. Lue lisää artikkelista Peruutusehtojen ja korvauskertojen määrittäminen.
Vianmääritys: peruutusehtoa ei voi tallentaa
Jos peruutusehtoa ei pysty tallentamaan, syynä on yleensä ristiriita peruutusmaksun ja peruutuksen takarajan välillä. Järjestelmä näyttää seuraavan virheilmoituksen:
Yksi peruutusmaksuista menee päällekkäin peruutuksen takarajan kanssa (takarajan on aina oltava aikaisempi). Muuta peruutuksen takarajaa tai poista ristiriitainen peruutusmaksu.
Näin korjaat ongelman
Tarkista peruutuksen takaraja -asetus — se määrittää, mihin asti asiakas voi perua varauksensa ennen tunnin alkua.
Varmista, ettei yksikään peruutusmaksu kohdistu aikaikkunaan, joka on takarajan jälkeen. Takarajan on aina oltava aikaisemmin kuin minkään peruutusmaksun.
Joko muuta peruutuksen takarajaa tai poista ristiriitainen peruutusmaksu.
Esimerkki: Jos peruutuksen takaraja on 2 tuntia ennen tuntia, et voi asettaa peruutusmaksua, joka koskee aikaa "1 tunti ennen tuntia" — asiakas ei voi enää perua varaustaan siinä vaiheessa.
Näin teet mallin "ilmainen X tuntiin asti, sen jälkeen maksu"
Haluat esimerkiksi, että peruutus on ilmainen 72 tuntiin asti ennen tuntia ja sen jälkeen siitä veloitetaan 25 %. Kierrettävä sääntö on tämä: jokaisen peruutusmaksun aikaikkunan on oltava kauempana tunnin alusta kuin peruutuksen takarajan, koska takarajan jälkeen asiakas ei enää pysty perumaan itse. Kaksi tapaa vie perille:
Ilman takarajaa — jätä peruutuksen takaraja nollaan (tai älä käytä sitä ollenkaan) ja lisää 25 %:n maksu 72 tunnin ikkunalle. Yli 72 tuntia etukäteen peruminen on ilmaista, sitä lähempänä hinta on 25 %, ja asiakas voi silti perua aina kun tarve tulee.
48 tunnin takarajalla — aseta takarajaksi 48 tuntia ja lisää sama 25 %:n maksu 72 tunnin ikkunalle. Yli 72 tuntia etukäteen peruminen on ilmaista, välillä 72–48 tuntia maksu on 25 %, ja alle 48 tunnin päässä asiakas ei enää voi perua itse.
Näitä kahta ei voi yhdistää, esimerkiksi "ilmainen 72 tuntiin asti, 25 % välillä 72–48 tuntia ja eri maksu alle 48 tunnin päässä". Viimeinen maksu osuisi takarajan jälkeen, joten järjestelmä ei tallenna sitä ja saat yllä kuvatun virheilmoituksen.