Zenamu lähettää automaattisesti sähköposti-ilmoituksia asiakkaille, ammattilaisille ja studion ylläpitäjille varauksen elinkaaren eri vaiheissa. Tässä artikkelissa löydät yleiskatsauksen kaikista sähköpostityypeistä ja niiden lähetysajankohdista.
Sähköpostit asiakkaille
Varausvahvistus
Lähetetään heti varauksen luomisen jälkeen. Sisältää tapaamisen täydelliset tiedot — palvelun nimi, päivämäärä ja aika, ammattilaisen nimi, sijainti ja maksutiedot. Jos manuaalinen hyväksyntä on käytössä, sähköposti ilmoittaa selkeästi, että varaus odottaa vahvistusta.
Varaus vahvistettu
Lähetetään, kun ammattilainen tai ylläpitäjä hyväksyy odottavan varauksen. Asiakas saa tiedon, että hänen tapaamisensa on vahvistettu, sekä kaikki oleelliset tiedot.
Varauspyyntö hylätty
Jos odottava varaus hylätään, asiakas saa sähköpostin hylkäyksestä. Jos ylläpitäjä antoi hylkäysperusteen, se näytetään sähköpostissa. Mukana on linkki uuden varauksen tekemiseen.
Tapaamisen muistutus
Automaattinen muistutus ennen tulevaa tapaamista. Sisältää varauksen yhteenvedon — palvelu, päivämäärä, aika, ammattilainen ja sijainti.
Peruutus (ilman maksua)
Vahvistus varauksen peruutuksesta, kun se tapahtuu maksuttoman peruutusajan puitteissa.
Peruutus (maksulla)
Peruutussähköposti, joka sisältää lisäksi peruutusmaksun määrän ja mahdollisen palautetun summan.
Studion peruuttama
Jos tapaamisen peruuttaa studio/ammattilainen, asiakas saa sähköpostin peruutustiedoilla ja valinnaisella syyllä.
Maksuvahvistus
Onnistuneen maksun käsittelyn jälkeen asiakas saa vahvistuksen tapahtumatiedoilla.
Ilmoitus vapautuneesta ajasta
Jos asiakas seuraa täyteen varattua aikaa ja se vapautuu (esim. toinen asiakas peruuttaa), hän saa ilmoituksen mahdollisuudesta varata se.
Sähköpostit ammattilaisille
Hyväksymispyyntö
Kun manuaalinen hyväksyntä on käytössä, ammattilainen saa sähköpostin uudesta varauspyynnöstä asiakkaan ja tapaamisen tiedoilla. Mukana on linkki nopeaan hyväksymiseen tai hylkäämiseen.
Päivittäinen tapaamiskooste
Automaattinen päivittäinen yhteenveto, joka muistuttaa ammattilaista päivän tulevista tapaamisista.
Sähköpostit studiolle / ylläpidolle
Ilmoitus uudesta varauksesta
Studio saa ilmoituksen jokaisesta uudesta yksilöajan varauksesta.
Peruutusilmoitus
Jos asiakas peruuttaa varauksensa, studio saa sähköpostin peruutuksen tiedoilla.
Mukautettu viesti asiakkaalle
Hallintapaneelista voit lähettää asiakkaalle mukautetun sähköpostiviestin hänen varaukseensa liittyen.
Ilmoitusasetukset
Studion asetuksissa voit hallita, mitkä ilmoitukset lähetetään. Ilmoitusten konfigurointi tapahtuu studiotasolla ja koskee kaikkia palveluita.
Suositukset
Pidä kaikki asiakasilmoitukset käytössä — asiakkaat arvostavat tiedon saamista varauksensa tilasta.
Tapaamisen muistutukset vähentävät merkittävästi poissaolojen määrää.
Jos käytät manuaalista hyväksyntää, vastaa pyyntöihin mahdollisimman nopeasti — odottava asiakas on epävarma asiakas.
Viimeisessä artikkelissa tarkastelemme, miltä varausprosessi näyttää asiakkaan näkökulmasta — "Julkinen varaussivu".