Osallistumisvakuutuksella (arkikielessä usein vastuuvapauslomake) voit edellyttää, että asiakkaat vahvistavat tärkeät tiedot ja allekirjoittavat ne sähköisesti ennen varausta (esim. terveydentila, tietoinen suostumus, vastuunrajoitus). Tämä artikkeli opastaa sinut koko prosessin läpi: osallistumisvakuutuksen luomisesta tilanteisiin, joissa asiakas ei ole allekirjoittanut voimassa olevaa versiota, sekä siihen, mistä löydät asiakkaiden antamat vastaukset. Artikkeli ei koske käyttöehtojasi, jotka asiakkaat hyväksyvät valintaruudulla, eikä varauslomakkeen lisäkysymyksiä (katso Mukautetut kentät varauslomakkeessa).
Mikä on osallistumisvakuutus ja milloin sitä käytetään
Osallistumisvakuutus on erillinen ilmoitus, joka liittyy varaukseen.
Se voidaan vaatia sekä verkkovarauksissa että hallintapaneelista tehdyissä varauksissa.
Jos asiakas ei ole allekirjoittanut nykyistä versiota, hänen varauksensa voidaan estää.
Osallistumisvakuutukset ovat käytettävissä Expert- ja Ultimate-paketeissa sekä kokeilujakson aikana.
Lomakemallin luominen
Siirry kohtaan Asetukset › Aikataulusivu ja avaa Osallistumisvakuutus-välilehti.
Napsauta Luo osallistumisvakuutus ja täytä Lomakkeen otsikko, Osallistumisvakuutuksen teksti ja Lomakekentät (vähintään yksi kenttä). Sähköisen allekirjoituksen kenttä lisätään automaattisesti.
Lisää kaikki vaaditut kentät, jotka asiakkaan tulee täyttää ennen allekirjoitusta.
Tarkista painikkeella Esikatselu, että teksti ja kentät ovat järkeviä asiakkaan näkökulmasta, ja napsauta sitten Tallenna.
Ota samalla välilehdellä käyttöön Edellytä asiakkaan täyttävän tämä lomake. Kytkin on käytettävissä, kun osallistumisvakuutus on luotu.
Testaa koko prosessi oikealla varauksella.
Vinkki: Lomakkeen tulisi olla tiivis ja ymmärrettävä. Liian pitkä tai epäselvä teksti lisää keskeytettyjä varauksia.
Lomakkeen versiot ja muutossyyn merkitys
Kun muokkaat olemassa olevaa osallistumisvakuutusta (Muokkaa osallistumisvakuutusta), luodaan uusi versio. Aiemmin allekirjoitetut osallistumisvakuutukset säilyvät tallessa, mutta jokaisen asiakkaan, myös aiemman version allekirjoittaneiden, on allekirjoitettava voimassa oleva versio.
Täytä muokatessasi pakollinen kenttä Muutoksen syy (sisäistä muutosten seurantaa varten).
Ilmoita asiakkaille merkittävistä muutoksista etukäteen.
Uuden version julkaisun jälkeen tarkista julkinen varauslomake.
Lomakkeen allekirjoittaminen varauksen yhteydessä
Jos lomake on aktiivinen, asiakas vahvistaa suostumuksensa ja täyttää vaaditut tiedot, mukaan lukien allekirjoituksen, varausprosessin aikana.
Asiakkaalla on voimassa oleva allekirjoitus
Varaus etenee normaalisti ilman esteitä.
Asiakkaalla ei ole voimassa olevaa allekirjoitusta
Järjestelmä pyytää häntä täyttämään ja allekirjoittamaan lomakkeen. Varausta ei voi suorittaa loppuun ennen tätä.
Vaatimuksen ohitus hallintapaneelissa — varauksen luominen asiakkaan puolesta
Kun luot varauksen hallintapaneelista, saatat kohdata tilanteen, jossa asiakas ei ole allekirjoittanut nykyistä lomaketta. Tällöin varauslomakkeessa näkyy ilmoitus Asiakas ei ole allekirjoittanut voimassa olevaa osallistumisvakuutusta. Kirjoita ohituksen syy tekstikenttään ja jatka napsauttamalla Vahvista ohitus. Painiketta ei voi napsauttaa ennen kuin olet kirjoittanut syyn.
Milloin ohittaa vaatimus
Poikkeuksellisissa operatiivisissa tilanteissa (esim. viime hetken puhelinvaraus).
Asiakas on antanut suostumuksen toisella tavalla ja allekirjoitus täydennetään myöhemmin.
Milloin ei ohittaa
Rutiininomaisena oikaisuna asianmukaisen allekirjoituksen hankkimisen sijaan.
Kun et ole varma oikeudellisista tai operatiivisista seurauksista.
Tärkeää: Vaatimuksen ohitus tarkoittaa, että jatkat tietoisesti varausta ilman voimassa olevaa osallistumisvakuutuksen allekirjoitusta.
Mistä näen asiakkaiden osallistumisvakuutukseen antamat vastaukset? Voinko viedä ne?
Voit katsoa kunkin asiakkaan allekirjoitetun osallistumisvakuutuksen ja hänen vastauksensa lomakekenttiin kahdessa paikassa:
Asiakkaat › sarake Osallistumisvakuutus: napsauta silmäkuvaketta sellaisen asiakkaan kohdalla, joka on allekirjoittanut voimassa olevan version.
Asiakastiedot › Osallistumisvakuutuksen tila: voimassa oleva allekirjoitettu osallistumisvakuutus ja aiemmat versiot kohdassa Historia.
Ikkunassa Allekirjoitettu osallistumisvakuutus vastaukset näkyvät kohdassa Lähetetyt tiedot yhdessä allekirjoituksen kanssa. Tallenna kyseinen allekirjoitettu osallistumisvakuutus napsauttamalla Lataa PDF. Sarake ja osio näkyvät vain silloin, kun Edellytä asiakkaan täyttävän tämä lomake on käytössä.
Osallistumisvakuutusten vastauksia ei voi suodattaa eikä viedä kerralla. Asiakaslistassa näkyy vain, onko asiakas allekirjoittanut voimassa olevan version, eikä asiakkaiden vienti (Lataa CSV-tiedosto) tai tunnin osallistujien vienti sisällä vastauksia. Jos siis lisäät osallistumisvakuutukseen uutiskirjeen valintaruudun, et saa listaa asiakkaista, jotka valitsivat sen. Käytä uutiskirjeluvalle sen sijaan sisäänrakennettua markkinointilupaa, jonka voi suodattaa ja viedä (katso Lataa Zenamu-yhteystietosi CSV-tiedostona).
Tyypilliset ongelmat ja ratkaisut
"En pysty viimeistelemään varausta"
Tarkista, onko asiakas allekirjoittanut lomakkeen nykyisen version ja ovatko kaikki vaaditut kentät täytetty.
"Asiakas allekirjoitti lomakkeen aiemmin, mutta järjestelmä pyytää allekirjoitusta uudelleen"
Todennäköisesti on julkaistu uusi versio mallista. Vanhemman version allekirjoitusta ei hyväksytä nykyisen version allekirjoituksena.
Liittyvät artikkelit