Tämä artikkeli käsittelee asiakkaidesi tilauksia hallinnan Tilaukset-osiossa: mitä kukin tilaustoiminto tekee (Kirjaa maksu, Merkitse maksamattomaksi, Vahvista hyvitys, Muokkaa summaa ja asiakirjojen lataaminen), milloin sitä käytetään ja miten luot tilauksen asiakkaalle itse. Artikkeli ei koske Zenamu-pakettisi kuukausittaista tilausrajaa (katso Mitä tapahtuu, kun Zenamu-pakettini tilausraja tai kurssien ja tapahtumien raja täyttyy?) eikä laskuja, jotka Zenamu lähettää sinulle paketistasi (katso Mistä löydän laskun Zenamu-varausjärjestelmästä?).
Mistä löydät tilaustoiminnot
Napsauta hallinnan vasemmassa sivupalkissa Tilaukset. Tämä kohta näkyy käyttäjille, joilla on Vastaava- tai Ylläpitäjä-oikeudet.
Napsauta listassa tilauksen vieressä olevia kolmea pistettä (⋯) sarakkeessa Toiminnot. Valikossa näkyvät tilaukselle käytettävissä olevat toiminnot sekä Tilaustiedot.
Tai avaa Tilaustiedot. Siellä Kirjaa maksu, Vahvista hyvitys ja Lataa maksukuitti ovat painikkeina ylhäällä, ja muut toiminnot löytyvät niiden vieressä olevasta lisää (⋯) -valikosta.
Näkyvissä ovat vain ne toiminnot, jotka sopivat tilauksen maksutapaan ja maksun tilaan. Jos toiminto puuttuu, tarkista ensin nämä kaksi saraketta.
Päätoiminnot ja milloin niitä käytetään
Muokkaa summaa
Käytä toimintoa Muokkaa summaa tilauksen hinnan korjaamiseen (esim. yksilöllinen sopimus, hinnoitteluvirhe). Summaa voi muuttaa vain tilauksissa, jotka maksetaan paikan päällä tai tilisiirrolla. Muilla maksutavoilla (esimerkiksi kortilla tai PayPalilla) vaihtoehto näkyy harmaana. Muutoksen jälkeen tarkista aina liittyvät asiakirjat ja sisäiset muistiinpanot.
Kirjaa maksu / Merkitse maksamattomaksi
Kirjaa maksu merkitsee tilauksen maksetuksi, kun asiakas maksoi paikan päällä tai tilisiirrolla. Toiminto on käytettävissä tilauksille, joiden tila on Odottaa maksua tai Ei maksettu. Anna ikkunassa Muuta tilauksen tila Maksupäivä ja napsauta Maksettu. Kortti- ja PayPal-tilausten tila muuttuu automaattisesti, joten niille tätä toimintoa ei tarjota.
Merkitse maksamattomaksi on käytettävissä vain paikan päällä tai tilisiirrolla maksettaville tilauksille, joiden tila on vielä Odottaa maksua. Ole varovainen "maksamaton"-merkinnän kanssa — varmista, että tila vastaa todellisuutta.
Peruutus ja hyvityksen vahvistaminen
Kun maksettu tilaus perutaan ja sinun täytyy palauttaa rahat itse (tyypillisesti tilisiirrolla maksettu tilaus), tilauksen tila on Odottaa hyvitystä. Zenamu ei lähetä näitä rahoja puolestasi. Kun olet todella lähettänyt rahat takaisin asiakkaalle (esim. tilisiirrolla), napsauta tilauksessa myös Vahvista hyvitys. Vahvista hyvitys tarjotaan vain peruutetuille tilisiirto- ja paikan päällä maksettaville tilauksille, jotka odottavat hyvitystä.
Asiakirjojen lataaminen
Tilauksen tilasta riippuen voit ladata maksukuitin (Lataa maksukuitti) tai peruutuskuitin (Lataa peruutuskuitti). Asiakirjoja voi ladata kaikissa paketeissa paitsi ilmaisessa Aloittelijapaketissa ja Lite-paketissa, ja vain kun Luo maksukuitti on käytössä kohdassa Asetukset › Maksut.
Tyypilliset tilanteet
Asiakas maksoi pankkisiirrolla, mutta tilaus näyttää edelleen maksamattomalta
Jos automaattinen täsmäytys ei tunnistanut maksua, tarkista maksu pankkitililtäsi, avaa sitten tilaus ja napsauta Kirjaa maksu.
Huomio: Automaattinen pankkisiirtotäsmäytys on käytettävissä vain Ultimate-paketissa. Jos sinulla on jokin muu paketti, sinun tulee merkitä tilisiirtotilaukset maksetuiksi manuaalisesti pankkitilisi tapahtumien perusteella.
Tilaus on peruutettu ja odottaa manuaalista hyvitystä
Lähetä rahat Zenamun ulkopuolella (tilisiirto tai käteinen). Napsauta sitten tilauksessa Vahvista hyvitys, jotta tilaus sulkeutuu taloudellisesti.
Tilauksessa on väärä summa
Käytä toimintoa Muokkaa summaa (vain paikan päällä tai tilisiirrolla maksetut tilaukset) ja lisää tarvittaessa sisäinen muistiinpano, jossa kerrotaan muutoksen syy.
Asiakkaan siirtäminen toiselle tunnille ilman hyvitystä
Joskus asiakas haluaa vain vaihtaa varauksensa toiselle tunnille — hän ei pyydä rahoja takaisin. Zenamussa ei ole erillistä "siirrä"-painiketta, mutta voit säilyttää maksun koskemattomana kahdessa vaiheessa:
Avaa alkuperäinen tunti ja peru asiakkaan varaus ilman hyvitystä. Raha jää tilauksen päälle.
Avaa uusi tunti ja luo asiakkaalle varaus hallintapaneelin puolelta painikkeella Lisää osallistuja. Valitse hinnaksi Mukautettu hinta ja syötä 0 — asiakas on jo maksanut alkuperäisellä tilauksella, joten tämä vain kirjaa uuden varauksen veloittamatta uudelleen.
Vinkki: Jos asiakas maksoi sarjakortilla, jäsenyydellä tai krediiteillä, voit kirjata hänet uudelle tunnille suoraan — alkuperäisen varauksen peruessasi käytetty käyntikerta tai krediitti palautuu automaattisesti hänen tililleen ja on uudelleen käytettävissä.
Näin luot tilauksen asiakkaalle itse (esim. jälkikäteen jo pidetylle tunnille)
Zenamussa ei ole tyhjää tilauslomaketta — tilaus syntyy aina varauksesta tai ostosta. Kun asiakas siis tarvitsee tilauksen ja tositteen tunnista, joka on jo pidetty, aloita varauksesta:
Avaa tunti — tämä onnistuu myös menneille tunneille — ja luo asiakkaalle varaus hallintapaneelista painikkeella Lisää osallistuja. Valitse maksutavaksi maksu paikan päällä tai tilisiirto — vain nämä tilaukset voi merkitä maksetuiksi käsin.
Zenamu luo vastaavan tilauksen automaattisesti.
Kirjaa maksu: valitse varauslomakkeessa Merkitse maksetuksi, tai avaa tilaus myöhemmin kohdassa Tilaukset, napsauta Kirjaa maksu, anna Maksupäivä ja napsauta Maksettu.
Lataa tosite tilauksen tiedoista painikkeella Lataa maksukuitti — kuitti tai lasku. Laskut ovat käytettävissä Expert- ja Ultimate-paketeissa sekä kokeilujakson aikana, ja asiakkaan laskutustiedot on täytettävä tilaukselle.
Jos hinnan pitää poiketa vakiohinnasta, käytä tilauksen tiedoissa toimintoa Muokkaa summaa.
Sarjakortit ja jäsenyydet toimivat samalla tavalla, vain eri lähtökohdasta: myönnä ne asiakkaan tiedoista (Lisää jäsenyys tai lisäämällä krediittejä tai käyntikertoja). Voit asettaa siellä oman hinnan, myös 0, ja tilaus syntyy automaattisesti.
UKK
Miten tiedän, käytänkö hyvityksen vahvistusta vai "maksamaton"-merkintää?
Jos olet todella palauttanut rahat asiakkaalle, käytä toimintoa Vahvista hyvitys.
"Maksamaton" palvelee eri tarkoitusta — se merkitsee asiakkaan, jolla oli vahvistettu varaus paikan päällä tai pankkisiirtomaksulla, mutta joka ei saapunut eikä maksanut. Tämän merkinnän jälkeen asiakkaan nimi näkyy järjestelmässä punaisena ja lisätiedot avoimista velvoitteista.
Vahvistin maksun vahingossa — voinko palauttaa tilauksen maksamattomaksi?
Et itse. Kun maksu on kerran vahvistettu, tilausta ei saa sovelluksessa takaisin maksamattomaksi — "maksamaton" on tarkoitettu merkitsemään asiakas, joka on sinulle velkaa, kuten yllä kuvattiin, ei perumaan vahvistettua maksua.
Kirjoita meille sovelluksen chatissa, niin korjaamme asian omalta puoleltamme.
Mistä lataan peruutuskuitin?
Valitse tilaustoiminnoista Lataa peruutuskuitti. Jos vaihtoehto ei ole käytettävissä, tarkista tilauksen tila.
Peruutuskuitti on käytettävissä vain, kun tilaukselle on olemassa maksukuitti.
Vaikuttaako summan muokkaus kirjanpitoon?
Kyllä, se voi vaikuttaa liittyviin asiakirjoihin ja raportteihin. Tee muutoksia vain, kun sinulla on selkeä syy.
Liittyvät artikkelit