Maksutosite laaditaan sillä hetkellä, kun tilaus maksetaan. Vasta silloin se saa numeron numerosarjasta, tositteen päiväyksen ja laskuilla lisäksi toimituspäivän. Nämä kolme arvoa eivät muutu enää jälkeenpäin, eivät silloinkaan, kun muokkaat tai peruutat tilauksen myöhemmin.

Sama pätee kaikkiin maksutapoihin. Kortilla ja PayPalilla tosite on saatavilla lähes heti maksun jälkeen. Tilisiirrossa ja paikan päällä maksettaessa se ilmestyy, kun täsmäytät maksun pankkitililläsi tai kirjaat sen tilaukselle painikkeella Kirjaa maksu.

Zenamu laatii tositteita vain, kun Asetusten osiossa Maksut on käytössä asetus Luo maksukuitti ja pakettisi sallii sen. Ilman tätä asetusta tilaukset toimivat täsmälleen samalla tavalla, niille ei vain synny tositetta.

Ennen kuin tilaus on maksettu, kyseessä ei ole tosite vaan maksupyyntö. Asiakas saa sähköpostin, jossa ovat tilisiirron tiedot, maksuviite ja eräpäivä. Maksupyynnöllä ei ole tositenumeroa eikä se kuulu kirjanpitoosi. Se on pelkkä kehotus maksaa.

Eräpäivä lukee samassa sähköpostissa, ja Zenamu laskee sen tilauksen luontihetkestä. Se ei ole koskaan myöhempi kuin asiakkaan varaaman tunnin alkamisaika. Kun eräpäivä menee umpeen, Zenamu ei peruuta tilausta itsestään. Päätös on sinun.

Jos studiosi laatii tositteita, sähköpostissa kerrotaan asiakkaalle myös, että hän voi ladata tositteen tilauksen tiedoista heti, kun maksu on saapunut.

Laskulla on laskun numero, tositteen päiväys, toimituspäivä ja tilauspäivä.

Tositteen päiväys on se päivä, jona tilaus maksettiin. Tilauspäivä on se päivä, jona tilaus syntyi eli jona asiakas varasi tai osti. Jos varaus maksetaan vasta myöhemmin, nämä kaksi päivämäärää eroavat toisistaan, ja niin kuuluukin olla.

Toimituspäivä voi olla aikaisempi kuin tositteen päiväys, esimerkiksi silloin, kun asiakas käy tunnilla ennen maksun veloitusta. Zenamu laatii tositteen vasta, kun maksu on oikeasti veloitettu, joten tositteen päiväys ei koskaan perustu pelkkään kortin katevaraukseen.

Kuitin laativat studiot, jotka eivät ole ALV-velvollisia, ja siihen tulostuvat kuitin numero, tilauksen päivämäärä ja tilauksen numero. Kuitilla ei ole toimituspäivää, eikä siihen laskusta poiketen tulostu tositteen päiväystä, vaikka näet sen päivämäärän edelleen tilauksen tiedoissa.

Avaa hallintapaneelissa Tilaukset, napsauta tilausta, ja sen tiedoissa näkyvät tositenumero, tositteen päiväys ja toimituspäivä. Asiakas näkee samat tiedot omalla tilillään tilauksen tiedoissa.

Niin kauan kuin tilaus on maksamatta, näitä rivejä ei ole, koska tositetta ei vielä ole olemassa.

Kun muokkaat tilausta, jolle on jo laadittu tosite, Zenamu varoittaa, että muutos näkyy tositteella. Sen numero ja päiväys pysyvät ennallaan.

Maksamattomalla tilauksella ei ole tositetta, joten sen peruuttamisesta ei synny mitään tositetta. Se ei myöskään kuluta numeroa numerosarjasta, joten numerointiin ei jää aukkoa.

Kun rahat palautuvat asiakkaalle, Zenamu laatii peruutusasiakirjan, joka viittaa alkuperäiseen laskuun tai kuittiin. Asiakirjan otsikkona on Hyvityslasku tai Hyvityskuitti, jos alkuperäinen oli kuitti, kun taas tilauksen toiminnoissa painike on nimeltään Lataa peruutuskuitti. Sen päiväys on peruutuspäivä, ja alkuperäinen tosite pysyy muuttumattomana.

Jos asiakkaalle ei palauteta mitään, esimerkiksi kun peruutusmaksu on 100 %, peruutusasiakirjaa ei laadita ja alkuperäinen tosite jää voimaan.

Yksittäisen tositteen lataat tilauksen tiedoista. Koko kuukauden saat kerralla, kun avaat Tilaukset ja sieltä Laaditut asiakirjat, josta voit viedä yhdistetyn PDF:n tai ZIP-paketin, jossa on erilliset PDF-tiedostot. Tšekin ja Slovakian studiot saavat sieltä lisäksi ISDOC- ja Pohoda XML -tiedostot.

Tilausten viennissä on tilauspäivän ja maksupäivän lisäksi Tositteen päiväys -sarake.

ISDOC- ja Pohoda XML -vienti sisältää myös niiden tilausten laskut, jotka on peruutettu myöhemmin, ja niitä vastaavat peruutusasiakirjat. Jos olet jo vienyt vanhemman jakson ja kirjanpitäjäsi on lisännyt joitakin tositteita käsin, tarkista uuden viennin jälkeen, ettei mitään ole kirjattu kahteen kertaan. Jo lataamasi tositteet eivät muutu.

Kun kirjaat maksun jälkikäteen ja annat aikaisemman maksupäivän, tosite saa päiväyksekseen sen päivän, jona kirjasit maksun, ja toimituspäiväksi itse maksun päivämäärän.

Vuodenvaihteessa tämä tarkoittaa, että tosite saa numeron uuden vuoden numerosarjasta, vaikka sen toimituspäivä osuu vielä joulukuulle. Jos tarvitset tositteen vanhaan numerosarjaan, kirjaa maksu ennen vuoden vaihtumista.

Aiemmin lasku sai numeronsa ja päiväyksensä jo tilauksen syntyessä, ja toimituspäivä täydennettiin vasta maksun jälkeen. Myöhemmin maksetuista tilauksista syntyi siis laskuja, joiden päiväys on aikaisempi kuin toimituspäivä. Emme muuta näitä laskuja takautuvasti, koska laadittua tositetta ei numeroida eikä päivätä uudelleen. Tämä artikkeli toimii selityksenä sille, mistä ero johtuu.

Peruutetut maksamattomat tilaukset pitivät silloin saamansa numeron, joten numerosarjassa voi olla käyttämättömiä numeroita. Emme numeroi niitä uudelleen emmekä laadi niistä peruutusasiakirjoja. Lähetämme sinulle pyynnöstä listan studiosi käyttämättömistä numeroista, kirjoita vain asiakastukeen.

Tilaukset, jotka numeroitiin vanhan toimintatavan aikana ja odottavat yhä maksua, pitävät numeronsa. Niiden päiväys ja tositerivit ilmestyvät tilauksen tietoihin sinä päivänä, jona asiakas maksaa.