Asiakas ei pääse paikalle tai jäi kokonaan pois ja haluaa tilalle toisen tunnin. Ennen se tarkoitti varauksen peruuttamista ja uuden luomista. Nyt siirrät asiakkaan yhdellä toiminnolla: maksu, hinta ja kuitti pysyvät ennallaan, ja asiakas saa yhden sähköpostin uudesta tunnista.
Siirto vai korvauskerta?
Zenamussa on kaksi tapaa tulla asiakasta vastaan. Valitse sen mukaan, tiedätkö uuden tunnin jo:
Siirrä toiselle tunnille — valitset tietyn tunnin, ja asiakas siirtyy suoraan sille. Tämä sopii, kun sovitte korvaavan ajankohdan tai kun asiakas jäi pois ja haluat antaa hänelle toisen tunnin.
Korvauskerta — annat asiakkaalle korvauskerran, ja hän valitsee tunnin itse aikataulusta. Tämä sopii, kun uusi ajankohta ei ole vielä tiedossa tai kun asiakkaan pitää siirtää useita tunteja kerralla. Korvauskertojen toiminnan kuvaa artikkeli Korvauskertojen käyttö hallinnasta.
Näin siirrät asiakkaan
Avaa kalenterista se tunti, jolle asiakkaalla on varaus.
Napsauta osallistujalistassa asiakkaan kohdalla Siirrä toiselle tunnille (näytön leveyden mukaan toiminto näkyy suoraan tai valikossa lisää).
Tarkista ikkunan yläosasta asiakas, alkuperäinen tunti ja tilauksen hinta.
Valitse uusi tunti. Listassa näkyvät tunnit 30 päivän ajalta valitusta päivästä; siirrä kohdan Näytä tunnit alkaen päivämäärää, jos uusi tunti on kauempana. Tunteja voi hakea nimellä.
Jätä kohta Ilmoita asiakkaalle sähköpostitse valituksi ja kirjoita halutessasi viesti asiakkaalle, joka näkyy sähköpostissa.
Voit kirjoittaa syyn kenttään Muistiinpano tilaushistoriaan; asiakas ei näe sitä.
Napsauta Siirrä varaus.
Siirron jälkeen asiakkaalla on varaus uudelle tunnille läsnäolotiedolla "poissa", ja hän saa uuden tunnin muistutukset kuten minkä tahansa muun varauksen kohdalla.
Vinkki: Voit siirtää myös varauksen tunnilta, joka on jo pidetty, tyypillisesti silloin kun asiakas jäi pois. Jos asiakas on merkitty läsnä olevaksi alkuperäisellä tunnilla, poista läsnäolomerkintä ensin.
Mitä tapahtuu maksulle ja kuitille
Siirto ei koskaan muuta rahoja: maksettu pysyy maksettuna alkuperäisen suuruisena, maksamaton pysyy maksamattomana. Lisämaksua tai hyvitystä ei synny, vaikka uuden tunnin hinta olisi eri. Jos haluat muuttaa hintaa, muokkaa sitä tilauksella.
Maksetusta tilauksesta on jo muodostettu kuitti, eikä siirto muuta sitä. Siksi tilaus pysyy kirjattuna alkuperäiselle tunnille: löydät sen sieltä niin tilauslistasta kuin tunnin tuotosta. Uudelle tunnille siirtyy vain asiakkaan osallistuminen. Siirto kirjataan tilaushistoriaan.
Maksamaton tilaus siirtyy uudelle tunnille kokonaan: maksun jälkeen löydät sen uuden tunnin kohdalta sekä tilauslistasta että tuotosta. Jos asiakas maksaa tilisiirrolla, eräpäivä lasketaan uudelleen uuden tunnin mukaan.
Mistä ikkuna varoittaa
Seuraavat tilanteet eivät estä siirtoa, vaan niistä näkyy vain varoitus, jotta päätät tietoisesti:
Uusi tunti on täynnä. Varaus luodaan yli kapasiteetin, samoin kuin kun lisäät osallistujan käsin.
Asiakkaalla on jo varaus uudelle tunnille. Siirron jälkeen hänellä on kaksi.
Asiakas on uuden tunnin jonotuslistalla. Hänen jonotuslistavarauksensa pysyy ennallaan; jos hänen ei pidä sitä säilyttää, peruuta se erikseen uuden tunnin tiedoissa.
Varaus on maksettu sarjakortilla, krediiteillä, jäsenyydellä tai korvauskerralla. Siirto ei tarkista, kelpaako sarjakortti, jäsenyys tai korvauskerta myös uudelle tunnille ja ylittyykö jokin raja. Tarkista se asiakastiedoista.
Asiakas jäi pois ja maksoi verkossa. Siirron jälkeen varaus on jälleen aktiivinen, ja asiakas voi peruuttaa sen uudelta tunnilta itse peruutusehtojesi mukaan — verkkomaksussa myös rahat takaisin. Jos et halua sallia sitä, anna hänelle siirron sijaan korvauskerta.
Mitä tapahtuu alkuperäisellä tunnilla
Siirto vapauttaa paikan alkuperäiseltä tunnilta samoin kuin peruutus. Jos tunti oli täynnä ja sillä on jonottajia, ensimmäinen heistä nousee automaattisesti osallistujaksi ja saa sähköpostin; muussa tapauksessa ilmoitus menee niille, jotka pyysivät tiedon vapautuvasta paikasta. Jos haluat peruuttaa koko alkuperäisen tunnin, siirrä asiakkaat ensin ja peruuta tunti vasta sen jälkeen.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko siirtää asiakkaan kurssilta?
Asiakkaan, joka on ostanut vain yhden kurssikerran, voit siirtää mille tahansa yksittäiselle tunnille samalla tavalla. Siirto toiselle kurssikerralle tai kahden kurssin välillä ei ole vielä mahdollista; kurssien toimintatavan kuvaa artikkeli Kurssit: asiakkaan siirtäminen kurssien välillä. Koko kurssin ostanutta asiakasta ja tapahtumien osallistujia ei voi siirtää.
Miten peruutus lasketaan siirron jälkeen?
Uuden tunnin mukaan. Jos asiakas peruuttaa varauksen uudelta tunnilta, peruutusehtojasi sovelletaan uuden tunnin alkamisaikaan.
Mistä näen, että asiakas on siirretty?
Tilaushistoriassa on merkintä, jossa näkyvät alkuperäinen ja uusi tunti, siirron tekijä ja ajankohta sekä sisäinen muistiinpanosi. Viestiä asiakkaalle ei kirjata historiaan, vaan se näkyy vain lähetetyssä sähköpostissa.
Mitä asiakas saa?
Yhden sähköpostin "Varaus siirretty", jossa on alkuperäinen ja uusi tunti, viestisi, tunnin paikka tai verkkotunnin tiedot, painike varauksen tietoihin ja linkit uuden tunnin lisäämiseen kalenteriin. Jos asiakkaalla ei ole sähköpostiosoitetta, kerro siirrosta hänelle muulla tavalla.