Asiakas haluaa siirtyä toiselle kurssille: toiselle viikonpäivälle, toiselle tasolle tai vain jatkamaan seuraavalla jaksolla. Ennen se tarkoitti osallistumisen peruuttamista ja uuden tilauksen luomista. Nyt siirrät asiakkaan yhdellä toiminnolla: jäljellä olevat kerrat siirtyvät uudelle kurssille, jo pidetyt jäävät alkuperäisen kurssin historiaan, maksu, hinta ja kuitti pysyvät ennallaan, ja asiakas saa yhden sähköpostin.
Milloin siirtoa kannattaa käyttää
Siirrä toiselle kurssille — asiakas siirtyy koko kurssin loppuosan kanssa toiselle kurssille. Sinä valitset kohdekurssin, ja asiakas on siellä mukana ensimmäisestä jäljellä olevasta kerrasta alkaen.
Korvauskerta — asiakkaan täytyy korvata vain yksittäisiä kertoja, ja hän valitsee ne itse aikataulusta. Korvauskertojen toiminnan kuvaa artikkeli Korvauskertojen käyttö hallinnasta.
Yhden kurssikerran siirto yksittäiselle tunnille — asiakkaan, joka on ostanut vain yhden kurssikerran, siirrät samalla tavalla kuin tunnin varauksen, katso Asiakkaan siirtäminen toiselle tunnille ilman peruutusta ja hyvitystä.
Näin siirrät asiakkaan
Avaa kurssin tiedot ja välilehti Osallistujat. Sama toiminto löytyy myös minkä tahansa kurssikerran tiedoista kohdasta Kurssin osallistujat.
Napsauta asiakkaan kohdalla valikkoa lisää (⋮) ja sitten Siirrä toiselle kurssille.
Tarkista ikkunan yläosasta asiakas, alkuperäinen kurssi ja sen jäljellä olevien kertojen määrä sekä tilauksen hinta.
Valitse uusi kurssi. Listassa ovat studiosi julkaistut kurssit, jotka ovat tulossa tai käynnissä ja joilla osallistumistapa (paikan päällä tai verkossa) on sama kuin alkuperäisessä varauksessa. Valinnan alla näet, kuinka monta kertaa asiakkaalle varataan uudelta kurssilta ja mistä päivästä alkaen.
Jätä kohta Ilmoita asiakkaalle sähköpostitse valituksi ja kirjoita halutessasi viesti asiakkaalle, joka näkyy sähköpostissa.
Voit kirjoittaa syyn kenttään Muistiinpano tilaushistoriaan; asiakas ei näe sitä.
Napsauta Siirrä ilmoittautuminen.
Mitkä kerrat siirtyvät
Siirtyvät ne kerrat, jotka asiakkaalla on alkuperäisellä kurssilla vielä edessä: ne, joita ei ole vielä pidetty eikä peruttu. Jo pidetyt kerrat jäävät läsnäolotietoineen alkuperäiselle kurssille. Kerrat, joilta asiakas on perunut osallistumisensa, eivät siirry, ja niistä annetut korvauskerrat jäävät asiakkaalle.
Uudella kurssilla asiakas varataan kaikille sen jäljellä oleville kerroille riippumatta siitä, montako kertaa hänellä oli jäljellä alkuperäisellä kurssilla:
Uudella kurssilla on enemmän kertoja — asiakas saa ne samaan hintaan, tilauksen hinta ei muutu.
Uudella kurssilla on vähemmän kertoja — alkuperäiseltä kurssilta yli jäävät kerrat menevät hukkaan. Ikkuna huomauttaa erosta; jos haluat muuttaa hintaa, muokkaa sitä tilauksella.
Vinkki: Uusi kurssi voi olla jo käynnissä. Asiakas saa silloin vain ne kerrat, joita siellä ei ole vielä pidetty.
Mitä tapahtuu maksulle ja kuitille
Siirto ei koskaan muuta rahoja: maksettu pysyy maksettuna alkuperäisen suuruisena, maksamaton pysyy maksamattomana. Lisämaksua tai hyvitystä ei synny, vaikka uuden kurssin hinta olisi eri. Jos haluat muuttaa hintaa, muokkaa sitä tilauksella.
Maksetusta tilauksesta on muodostettu kuitti, eikä siirto muuta sitä; kuitissa näkyvä kurssin nimi ja päivämäärä pysyvät alkuperäisinä. Tilaus itse näkyy nyt uuden kurssin kohdalla, samoin asiakkaan kurssilistassa.
Maksamaton tilaus siirtyy uudelle kurssille kokonaan, myös nimen ja päivämäärän osalta. Jos asiakas maksaa tilisiirrolla, eräpäivä lasketaan uudelleen uuden kurssin ensimmäisen kerran mukaan.
Mistä ikkuna varoittaa
Seuraavat tilanteet eivät estä siirtoa, vaan niistä näkyy vain varoitus, jotta päätät tietoisesti:
Jotkin uuden kurssin kerrat ovat täynnä. Varaus luodaan yli kapasiteetin, samoin kuin kun lisäät osallistujan käsin.
Asiakas on jo ilmoittautunut uudelle kurssille. Siirron jälkeen hänellä on samoille kerroille kaksi varausta.
Asiakas on uuden kurssin jonotuslistalla jollakin sen kerralla. Hänen paikkansa jonotuslistalla pysyy ennallaan; jos hänen ei pidä sitä säilyttää, peruuta se erikseen.
Uudella kurssilla on vähemmän jäljellä olevia kertoja kuin alkuperäisellä (katso yllä).
Tilaus on maksettu sarjakortilla, krediiteillä, jäsenyydellä tai korvauskerralla. Siirto ei tarkista, kelpaako sarjakortti, jäsenyys tai korvauskerta myös uudelle kurssille ja ylittyykö jokin raja. Tarkista se asiakastiedoista.
Mitä tapahtuu alkuperäisellä kurssilla
Asiakas katoaa alkuperäisen kurssin osallistujalistalta. Hänen jo pidetyt kertansa läsnäoloineen löytyvät edelleen yksittäisten kertojen tiedoista, tilauksen tiedoista ja asiakastiedoista. Jokaiselta vapautuneelta kerralta vapautuu paikka samoin kuin peruutuksessa: jos kerta oli täynnä, ensimmäinen sen jonotuslistalla oleva nousee automaattisesti osallistujaksi, muussa tapauksessa ilmoitus menee niille, jotka pyysivät tiedon vapautuvasta paikasta.
Usein kysytyt kysymykset
Mistä näen, että asiakas on siirretty?
Tilaushistoriassa on merkintä, jossa näkyvät alkuperäinen ja uusi kurssi, ensimmäisen uuden kerran päivämäärä, siirrettyjen, lisättyjen ja poistettujen kertojen määrä, siirron tekijä ja ajankohta sekä sisäinen muistiinpanosi. Viestiä asiakkaalle ei kirjata historiaan, vaan se näkyy vain lähetetyssä sähköpostissa.
Mitä asiakas saa?
Yhden sähköpostin "Kurssivaraus siirretty", jossa on alkuperäisen ja uuden kurssin nimi, jäljellä olevien kertojen määrä ja niiden ajanjakso, tiedot maksusta, viestisi, paikka tai verkkokurssin tiedot ja painike tilauksen tietoihin. Jos asiakkaalla ei ole sähköpostiosoitetta, kerro siirrosta hänelle muulla tavalla.
Miten peruutan osallistumisen siirron jälkeen?
Napsauta uudella kurssilla asiakkaan kohdalla Peruuta kurssiosallistuminen. Peruutus koskee aina koko tilausta, siis myös alkuperäisen kurssin jo pidettyjä kertoja. Siksi tätä toimintoa ei enää näytetä asiakkaan kohdalla alkuperäisellä kurssilla.
Voinko siirtää vain yhden kurssikerran?
Kahden kurssin välillä se ei onnistu: siirtyy aina koko kurssin loppuosa. Yksittäisen kurssikerran voi siirtää yksittäiselle tunnille artikkelin Asiakkaan siirtäminen toiselle tunnille ilman peruutusta ja hyvitystä mukaan. Yksittäisiin kertoihin käytä korvauskertaa.