Läsnäolon ja maksun tilan oikea merkitseminen vaikuttaa suoraan raportteihin ja talousyhteenvetoosi. Tässä artikkelissa käydään läpi käytettävissä olevat tilat ja niiden käyttö.
Läsnäolotilat
Jokaisella tunnin osallistujalla voi olla toinen kahdesta läsnäolotilasta:
Läsnä — asiakas osallistui tunnille.
Poissa — asiakas ei saapunut paikalle.
Voit vaihtaa näiden tilojen välillä milloin tahansa — ennen tuntia, tunnin aikana tai sen jälkeen — osallistujan kortin toimintopainikkeilla tunnin tiedoissa.
Maksun tilat
Maksun tila kertoo, onko osallistuja maksanut tunnista:
Maksettu — maksu on vastaanotettu ja vahvistettu.
Ei maksettu — maksua ei ole vielä vastaanotettu.
Odottaa maksua — maksu on käsittelyssä (esim. tilisiirto, jota ei ole vielä vahvistettu).
Näin merkitset läsnäolon ja maksun
Avaa tunnin tiedot ja etsi osallistuja, jonka tietoja haluat päivittää. Nykyisestä tilasta riippuen näet yhden tai useamman toimintopainikkeen:
Merkitse läsnäolevaksi — merkitsee osallistujan läsnä olevaksi.
Merkitse poissaolevaksi — merkitsee osallistujan poissa olevaksi.
Merkitse maksetuksi — vahvistaa maksun vastaanotetuksi. Tämä painike näkyy vain manuaalisissa maksutavoissa (käteinen paikan päällä, tilisiirto).
Vinkki: Automaattisissa maksutavoissa (kortti, PayPal, luotot, kerrat, jäsenyys) maksun tila päivittyy automaattisesti. Näitä ei tarvitse merkitä maksetuksi käsin.
Yleisiä tilanteita
Asiakas osallistui ja maksoi
Klikkaa Merkitse läsnäolevaksi. Jos asiakas maksoi manuaalisella tavalla (käteisellä tai tilisiirrolla), klikkaa myös Merkitse maksetuksi. Kortti-, luotto- tai muissa automaattisissa maksuissa maksun tila on jo asetettu.
Asiakas ei saapunut
Jätä osallistuja tilaan Poissa (oletustila). Jos merkitsit hänet vahingossa läsnäolevaksi, klikkaa Merkitse poissaolevaksi.
Virheen korjaaminen
Jos merkitsit väärän tilan, ei hätää — voit aina muuttaa sen. Tilan vaihtamisen jälkeen näkyviin tulee uusia toimintopainikkeita, joilla voit korjata tilanteen. Jos esimerkiksi merkitsit jonkun vahingossa läsnäolevaksi, klikkaa Merkitse poissaolevaksi.
Usein kysyttyä
Milloin läsnäolo kannattaa merkitä?
Mieluiten heti tunnin päätyttyä, jotta raportit ja tilastot pysyvät ajan tasalla.
Miksi en näe painiketta "Merkitse maksetuksi"?
Tämä painike näkyy vain manuaalisissa maksutavoissa (käteinen paikan päällä, tilisiirto). Jos asiakas maksoi kortilla, PayPalilla, luotoilla, kerroilla tai jäsenyydellä, maksu käsitellään automaattisesti eikä sitä tarvitse merkitä käsin.
Voinko muuttaa tilan vielä tunnin jälkeen?
Kyllä. Läsnäolon ja maksun voi merkitä myös jälkikäteen — toimintopainikkeet ovat käytettävissä myös tunnin päivämäärän jälkeen.