Läsnäolon ja maksun tilan oikea merkitseminen vaikuttaa suoraan raportteihin ja talousyhteenvetoosi. Tässä artikkelissa käydään läpi käytettävissä olevat tilat ja niiden käyttö.
Läsnäolotilat
Jokaisella tunnin osallistujalla voi olla toinen kahdesta läsnäolotilasta:
Läsnä — asiakas osallistui tunnille.
Poissa — asiakas ei saapunut paikalle.
Voit vaihtaa näiden tilojen välillä milloin tahansa — ennen tuntia, tunnin aikana tai sen jälkeen — osallistujan kortin toimintopainikkeilla tunnin tiedoissa.
Maksun tilat
Maksun tila kertoo, onko osallistuja maksanut tunnista:
Maksettu — maksu on vastaanotettu. Kortilla, PayPalilla, krediiteillä, kerroilla ja jäsenyydellä maksetut varaukset merkitään maksetuiksi automaattisesti. Paikan päällä tai tilisiirrolla maksetut merkitään maksetuiksi, kun kirjaat maksun.
Odottaa maksua — maksua ei ole vielä kirjattu. Paikan päällä tai tilisiirrolla maksettaessa asiakas ei ole vielä maksanut tai et ole vielä kirjannut maksua. Kortti- ja PayPal-tilaukset eivät jää tähän tilaan: jos niitä ei makseta, ne perutaan automaattisesti.
Ei maksettu — olet itse merkinnyt varauksen maksamattomaksi painikkeella Merkitse maksamattomaksi, koska odotettua maksua ei tullut. Voit silti kirjata maksun myöhemmin.
Näin merkitset läsnäolon ja maksun
Avaa tunnin tiedot ja etsi osallistuja, jonka tietoja haluat päivittää. Nykyisestä tilasta riippuen näet yhden tai useamman toimintopainikkeen:
Merkitse läsnä — merkitsee osallistujan läsnä olevaksi.
Merkitse poissa — merkitsee osallistujan poissa olevaksi.
Kirjaa maksu — kirjaa maksun vastaanotetuksi. Tämä painike näkyy vain varauksissa, jotka maksetaan paikan päällä tai tilisiirrolla.
Merkitse maksamattomaksi — maksua odottavalle varaukselle, kun asiakas ei maksanut odotetusti.
Peruuta varaus — peruu asiakkaan varauksen. Kun tunti on pidetty, painikkeessa lukee Peruuta varaus jälkikäteen (ei käytettävissä kortti- ja PayPal-maksuissa). Painiketta ei näytetä osallistujalle, joka on merkitty läsnä olevaksi, ja sen näkevät vain käyttäjät, joilla on Vastaava- tai Ylläpitäjä-oikeudet.
Vinkki: Automaattisissa maksutavoissa (kortti, PayPal, krediitit, kerrat, jäsenyys) maksun tila päivittyy automaattisesti. Näitä maksuja ei tarvitse kirjata.
Yleisiä tilanteita
Asiakas osallistui ja maksoi
Klikkaa Merkitse läsnä. Jos asiakas maksoi paikan päällä tai tilisiirrolla, klikkaa myös Kirjaa maksu. Kortti-, krediitti- ja muissa automaattisissa maksuissa maksun tila on jo asetettu.
Asiakas ei saapunut
Jätä osallistuja tilaan Poissa (oletustila). Jos merkitsit hänet vahingossa läsnä olevaksi, klikkaa Merkitse poissa.
Virheen korjaaminen
Jos merkitsit väärän tilan, ei hätää — voit aina muuttaa sen. Tilan vaihtamisen jälkeen näkyviin tulee uusia toimintopainikkeita, joilla voit korjata tilanteen. Jos esimerkiksi merkitsit jonkun vahingossa läsnä olevaksi, klikkaa Merkitse poissa.
Usein kysyttyä
Milloin läsnäolo kannattaa merkitä?
Mieluiten heti tunnin päätyttyä, jotta raportit ja tilastot pysyvät ajan tasalla.
Miksi en näe painiketta "Kirjaa maksu"?
Tämä painike näkyy vain varauksissa, jotka maksetaan paikan päällä tai tilisiirrolla. Jos asiakas maksoi kortilla, PayPalilla, krediiteillä, kerroilla tai jäsenyydellä, maksu käsitellään automaattisesti eikä mitään tarvitse kirjata.
Voinko muuttaa tilan vielä tunnin jälkeen?
Kyllä. Läsnäolon ja maksun voi merkitä myös jälkikäteen — toimintopainikkeet ovat käytettävissä myös tunnin päivämäärän jälkeen.
Mistä näen, osallistuiko asiakas menneille tunneille?
Läsnäolo tallentuu tunnille, ei asiakkaalle. Avaa sen tunnin tiedot, joka sinua kiinnostaa, niin näet jokaisen osallistujan kohdalla Läsnä tai Poissa.
Asiakkaan tiedoissa läsnäolo ei näy. Vihreänä näkyvä varaus kertoo vain, että tunti on jo pidetty — se ei kerro, saapuiko asiakas paikalle. Yhden asiakkaan poissaoloista usealta tunnilta ei toistaiseksi saa koostenäkymää.
Merkitsin osallistujan vahingossa maksaneeksi — miten kumoan sen?
Kirjattua maksua ei saa sovelluksessa takaisin maksamattomaksi. Merkitse maksamattomaksi toimii vain varauksille, jotka odottavat vielä maksua. Kirjoita meille sovelluksen chatissa, niin korjaamme asian omalta puoleltamme.