Sisäänpääsyohjeiden avulla voit liittää yksityisen viestin tuntiin, kurssikertaan, tapahtumaan tai tuntimalliin. Sen saavat vain varauksen tehneet asiakkaat, ja vain sähköpostitse. Kerro siinä esimerkiksi ovikoodi, avainlokeron sijainti tai se, mistä sisään pääsee.
Ohjeet eivät näy koskaan julkisessa aikataulussa, varauslisäosassa eivätkä missään kohtaa sovelluksessa, jota asiakkaat käyttävät. Sähköposti on ainoa kanava.
Näin lähetät ovikoodin asiakkaillesi
Avaa tunti, kurssikerta tai tapahtuma ja klikkaa Muokkaa tuntia, Muokkaa kurssia tai Muokkaa.
Klikkaa kohdassa Sijainti painiketta + Lisää sisäänpääsyohjeet.
Kirjoita viesti, esimerkiksi: Ovikoodi: 4529#. Sisäänkäynti pihan puolelta, ovikello oikealla.
Päätä, jätätkö valinnan Näytä ohjeet vasta maksun jälkeen päälle. Se on oletuksena valittuna.
Tallenna. Asiakkaat, joilla on jo varaus, saavat ohjeet sähköpostitse heti, ja myös myöhemmin varaavat saavat ne. Kun yllä oleva valinta on päällä, maksamattomat varaukset saavat ohjeet vasta maksun jälkeen.
Voit kirjoittaa enintään 2000 merkkiä. Kun haluat poistaa viestin, avaa sama osio ja klikkaa Poista.
Missä sähköposteissa koodi tulee mukana
Tunnin, kurssin tai tapahtuman varausvahvistus
Maksuvahvistus, kun varaus on maksettu
Muistutus ennen tuntia tai tapahtumaa
Sähköposti, joka lähtee, kun paikka vapautuu ja asiakas siirtyy jonotuslistalta osallistujaksi
Päivitysviesti aina, kun muutat tekstiä
Sähköpostissa viesti näkyy korostetussa laatikossa, jonka otsikko on Sisäänpääsyohjeet.
Näytä ohjeet vasta maksun jälkeen
Kun valinta on päällä, koodin saavat vain asiakkaat, joiden varaus on maksettu. Asiakas, joka ei ole vielä maksanut, näkee koodin tilalla rivin: Lähetämme sisäänpääsyohjeet sähköpostitse heti, kun maksusi on vahvistettu.
Koodi lähtee sen jälkeen automaattisesti:
Kortti tai PayPal — maksuvahvistuksessa heti maksun mentyä läpi.
Tilisiirto — maksuvahvistuksessa heti, kun varaus on maksettu.
Käteinen paikan päällä — erillisenä sähköpostina sillä hetkellä, kun merkitset tilauksen maksetuksi.
Ilmaiset tunnit, jäsenyydet, sarjakortit ja krediitit — heti, koska tällainen varaus lasketaan maksetuksi.
Maksavatko asiakkaat paikan päällä? Silloin vahvistat maksun yleensä vasta asiakkaan saapuessa, joten koodi tulisi hänelle liian myöhään. Jos asiakkaat maksavat saapuessaan, ota valinta pois, niin koodi tulee jo varausvahvistuksessa.
Mitä tapahtuu, kun vaihdat koodin
Varauksen tehneet asiakkaat saavat sähköpostin, jonka otsikko on Päivitetyt ohjeet varaukseesi ja jossa on uusi teksti. Jos ohjeet näytetään vasta maksun jälkeen, sen saavat vain maksaneet asiakkaat. Jokainen asiakas saa vain yhden viestin, vaikka muutos koskisi useampaa hänen kurssikertaansa — silloin viestissä kerrotaan, kuinka montaa kurssikertaa muutos koskee. Myös tunnin ohjaajatiimi saa tiedon.
Tekstin tyhjentämisestä ei lähde sähköpostia. Jonotuslistalla olevat ja varauksensa peruneet eivät saa tietoa. Jos poistat maksua koskevan valinnan myöhemmin, sähköpostin saavat myös asiakkaat, jotka eivät ole vielä maksaneet.
Yksi koodi koko kurssille vai eri koodi joka kerralle
Kurssilla onnistuu kumpikin, ja juuri sitä tarvitset, kun koodi vaihtuu säännöllisesti:
Kurssia luodessasi kirjoittamasi viesti esitäytetään kaikille kerroille. Jokaisella kerralla on kurssikertojen listassa oma kenttänsä, joten voit muuttaa yksittäisten kertojen viestiä ennen tallennusta.
Yhden kerran muokkaaminen muuttaa vain sen kerran. Kenttä on paneelissa Haluan muokata tätä tiettyä kurssikertaa.
Koko kurssin muokkaaminen korvaa kaikkien tulevien kertojen ohjeet. Kenttä on paneelissa Haluan muokata koko kurssia ja pysyy tyhjänä, kunnes täytät sen — pelkkä paneelin avaaminen ei siis muuta mitään.
Uuden kerran lisääminen käynnissä olevaan kurssiin esitäyttää koodin olemassa olevalta kerralta. Tarkista se ennen tallennusta ja muuta sitä tarvittaessa.
Kun haluat käyttää samaa koodia uudelleen
Lisää ohjeet tuntimalliin, niin jokaiseen mallista luotuun tuntiin tulee valmiiksi sama teksti. Kun monistat tapahtuman toiminnolla Käytä mallina, myös ohjeet kopioituvat.
Laita muistutus päälle, jos vaihdat koodia usein
Varausvahvistus voi lähteä viikkoja etukäteen, joten vaihtuvan koodin kanssa siitä ei ole juuri apua. Muistutus lähtee ennen tuntia ilmoitusasetuksissa määrittämääsi aikaan, ja siinä on sillä hetkellä voimassa oleva koodi.
Lähituntien muistutukset ovat oletuksena pois päältä. Laita Muistutus lähituntista päälle kohdassa Asetukset → Ilmoitukset.
Jonotuslista ja peruutetut varaukset
Jonotuslistalla olevat eivät saa koodia, koska heillä ei vielä ole paikkaa. He saavat sen, kun paikka vapautuu ja heidät siirretään tunnille.
Varauksensa peruneella on yhä aiemmin lähetetty koodi. Jos se haittaa, vaihda koodi seuraavalle kerralle.
Sähköposti ei ole turvallinen kanava. Päätät itse, mitä viestiin kirjoitat. Vaihda ovikoodi säännöllisesti, jos tilasi sitä vaatii.
Asiakas sanoo, ettei koodi tullut perille
Tarkista, että varaus on voimassa. Jonotuslistalla olevat ja peruutetut varaukset eivät saa koodia.
Katso, onko Näytä ohjeet vasta maksun jälkeen valittuna ja onko varaus maksettu. Maksamaton varaus saa koodin vasta, kun se on maksettu.
Varmista, että ohjeet on täytetty juuri sille kerralle. Kurssilla jokaisella kerralla voi olla eri koodi.
Jos asiakas odottaa koodia vähän ennen tuntia, tarkista, että Muistutus lähituntista on päällä kohdassa Asetukset → Ilmoitukset. Asiakkaat, jotka varaavat muistutuksen lähtemisen jälkeen, eivät saa muistutusta.
Pyydä asiakasta tarkistamaan roskapostikansio ja lähetä koodi uudelleen muuttamalla tekstiä tai Joukkoviesti-toiminnolla.