Dans l'aperçu des commandes, vous pouvez modifier le statut de chaque élément. Cet article décrit chaque action, quand l'utiliser et comment éviter les erreurs les plus fréquentes.
Où trouver les actions sur une commande
Ouvrez la section Commandes dans le panneau d'administration.
Sélectionnez une commande.
Dans le détail de la commande ou le menu déroulant des actions, choisissez l'opération souhaitée.
Actions principales et quand les utiliser
Modifier le montant de la commande
Utilisez cette action pour corriger le prix (par ex. accord individuel, erreur de tarif). Après la modification, vérifiez toujours les documents associés et les notes internes.
Confirmer le paiement / marquer comme non payé
Utilisez cette action pour les corrections manuelles du statut de paiement. Soyez prudent avec « non payé » — assurez-vous que le statut reflète bien la réalité.
Annulation et confirmation de remboursement
Après une annulation, la commande peut passer au statut « en attente de remboursement ». Une fois l'argent effectivement renvoyé au client (par ex. par virement bancaire), confirmez le remboursement dans le panneau d'administration.
Télécharger les documents
Selon le statut de la commande, vous pouvez télécharger un justificatif de paiement ou un document d'annulation.
Scénarios courants
Le client a payé par virement bancaire, mais la commande affiche toujours « non payé »
Si le rapprochement automatique n'a pas fonctionné, vérifiez le paiement et définissez manuellement le bon statut de la commande.
Remarque : le rapprochement automatique des virements est disponible uniquement avec la formule Ultimate. Si vous utilisez une autre formule, vous devez manuellement marquer les commandes par virement comme payées en vous basant sur les mouvements de votre compte bancaire.
La commande est annulée et en attente de remboursement manuel
Envoyez l'argent en dehors de Zenamu (virement bancaire ou espèces). Confirmez ensuite le remboursement dans Zenamu pour clôturer financièrement la commande.
La commande a un montant incorrect
Utilisez la modification du montant et ajoutez éventuellement une note interne expliquant la raison du changement.
Reporter un client sur un autre cours sans effectuer de remboursement
Il arrive qu'un client souhaite simplement basculer sa réservation d'un cours à un autre — il ne demande pas à récupérer son argent. Il n'existe pas de bouton « reporter » unique dans Zenamu, mais vous pouvez conserver son paiement en deux étapes :
Ouvrez le cours d'origine et annulez la réservation du client sans effectuer de remboursement. L'argent reste sur la commande.
Ouvrez le nouveau cours et créez une réservation pour le client depuis l'administration. Définissez le paiement sur « Payer sur place » avec un prix personnalisé de 0 — le client a déjà payé sur la commande d'origine, ce qui permet d'enregistrer la nouvelle réservation sans le facturer à nouveau.
Astuce : si le client payait avec un carnet, un abonnement ou des crédits, il vous suffit de le réinscrire sur le nouveau cours — l'entrée ou le crédit utilisé sera automatiquement réutilisé lorsque vous annulerez la réservation d'origine et que celle-ci sera recréditée sur son compte.
Comment créer vous-même une commande pour un client (par ex. rétroactivement pour un cours déjà passé)
Zenamu n'a pas de formulaire de commande vierge : une commande naît toujours d'une réservation ou d'un achat. Lorsqu'un client a besoin d'une commande et d'un document pour un cours qui a déjà eu lieu, partez donc de la réservation :
Ouvrez le cours — cela fonctionne aussi pour les cours passés — et créez une réservation pour le client depuis le panneau d'administration.
Zenamu crée automatiquement la commande correspondante.
Enregistrez le paiement sur la commande : confirmez-la comme payée et choisissez le moyen de paiement.
Téléchargez le document depuis le détail de la commande — un justificatif de paiement ou une facture. Les factures sont disponibles à partir de la formule Expert, et les coordonnées de facturation du client doivent être renseignées sur la commande.
Si le prix doit différer du tarif habituel, utilisez Modifier le montant de la commande dans le détail de la commande.
Les carnets et les abonnements fonctionnent de la même façon, seul le point de départ change : émettez-les depuis la fiche du client (Ajouter un abonnement client, ou en ajoutant des crédits ou des entrées). Vous pouvez y définir votre propre prix, y compris 0, et la commande est créée automatiquement.
FAQ
Comment savoir s'il faut utiliser la confirmation de remboursement ou « non payé » ?
Si vous avez effectivement rendu de l'argent au client, utilisez la confirmation de remboursement.
« Non payé » a un autre objectif : il sert à signaler un client qui avait une réservation confirmée avec paiement sur place ou par virement mais qui ne s'est pas présenté et n'a pas payé. Après ce marquage, le nom du client apparaît en rouge dans le système avec des informations sur les obligations en cours.
J'ai confirmé un paiement par erreur — puis-je repasser la commande en non payé ?
Pas par vous-même. Une fois le paiement confirmé, l'application ne permet plus de repasser la commande en non payé : comme expliqué plus haut, « non payé » sert à signaler un client qui vous doit de l'argent, pas à défaire un paiement confirmé.
Écrivez-nous via le chat dans l'application et nous le corrigerons de notre côté.
Où télécharger le document d'annulation ?
Dans les actions de la commande, choisissez de télécharger le document d'annulation. Si l'option n'est pas disponible, vérifiez le statut de la commande.
Un document d'annulation n'est disponible que lorsqu'un justificatif de paiement existe pour cette commande.
La modification du montant affecte-t-elle la comptabilité ?
Oui, elle peut avoir un impact sur les documents et les exports associés. Ne modifiez le montant que si vous avez une raison claire.
Articles associés