Marquer correctement la présence et le statut de paiement de chaque participant a un impact direct sur vos rapports et votre vue d'ensemble financière. Cet article présente les différents statuts disponibles et la manière de les utiliser.
Statuts de présence
Chaque participant inscrit à un cours peut avoir l'un des deux statuts de présence suivants :
Présent(e) — le client a assisté au cours.
Absent(e) — le client ne s'est pas présenté.
Vous pouvez basculer entre ces statuts à tout moment — avant, pendant ou après le cours — à l'aide des boutons d'action sur la fiche du participant dans le détail du cours.
Statuts de paiement
Le statut de paiement indique si le participant a réglé le cours :
Payé — le paiement a été reçu. Les paiements par carte, PayPal, crédits, entrées et abonnements passent automatiquement au statut payé ; les paiements sur place ou par virement bancaire, dès que vous les enregistrez.
En attente de paiement — aucun paiement n'a encore été enregistré. Pour un paiement sur place ou par virement bancaire, le client n'a pas encore payé, ou vous n'avez pas encore enregistré le paiement. Les commandes par carte et PayPal ne restent pas dans ce statut : si elles ne sont pas payées, elles sont annulées automatiquement.
Non payé — vous avez vous-même marqué la réservation comme impayée avec Marquer comme impayé, car le paiement attendu n'est pas arrivé. Vous pouvez toujours enregistrer le paiement plus tard.
Comment marquer la présence et le paiement
Ouvrez le détail du cours et recherchez le participant que vous souhaitez mettre à jour. En fonction du statut actuel, un ou plusieurs boutons d'action s'affichent :
Marquer comme présent(e) — enregistre le participant comme ayant assisté au cours.
Marquer comme absent(e) — enregistre le participant comme absent.
Enregistrer le paiement — indique que le paiement a bien été reçu. Ce bouton n'est disponible que pour les paiements sur place ou par virement bancaire.
Marquer comme impayé — pour une réservation en attente de paiement, lorsque le client n'a pas payé comme prévu.
Annuler la réservation — annule la réservation du client. Une fois le cours passé, le bouton devient Annuler la réservation rétroactivement (impossible pour les paiements par carte et PayPal). Il n'apparaît pas pour un participant marqué comme présent, et seules les personnes ayant l'autorisation Gestionnaire ou Administrateur le voient.
Astuce : Pour les moyens de paiement automatiques (carte bancaire, PayPal, crédits, entrées, abonnement), le statut de paiement se met à jour automatiquement. Vous n'avez pas besoin d'enregistrer ces paiements.
Situations courantes
Le client a assisté au cours et a payé
Cliquez sur Marquer comme présent(e). Si le client a payé sur place ou par virement bancaire, cliquez également sur Enregistrer le paiement. Pour les paiements par carte, crédits ou tout autre moyen automatique, le statut de paiement est déjà défini.
Le client ne s'est pas présenté
Laissez le participant au statut Absent(e) (statut par défaut). Si vous l'avez marqué comme présent par erreur, cliquez sur Marquer comme absent(e) pour corriger.
Corriger une erreur
Si vous avez attribué le mauvais statut, pas d'inquiétude : vous pouvez toujours le modifier. Après le changement, de nouveaux boutons d'action apparaissent pour vous permettre d'ajuster le statut. Par exemple, si vous avez marqué quelqu'un comme présent par erreur, cliquez sur Marquer comme absent(e).
FAQ
Quand faut-il marquer la présence ?
De préférence juste après la fin du cours, pour que vos rapports et statistiques restent à jour.
Pourquoi le bouton « Enregistrer le paiement » n'apparaît-il pas ?
Ce bouton ne s'affiche que pour les paiements sur place ou par virement bancaire. Si le client a payé par carte, PayPal, crédits, entrées ou abonnement, le paiement est traité automatiquement et il n'y a rien à enregistrer.
Puis-je modifier le statut après la fin du cours ?
Oui. Vous pouvez marquer la présence et le paiement rétroactivement : les boutons d'action restent disponibles même après la date du cours.
Où puis-je voir si un client a assisté aux cours passés ?
La présence est enregistrée sur le cours, pas sur le client. Ouvrez le détail du cours qui vous intéresse : vous y verrez Présent(e) ou Absent(e) à côté de chaque participant.
La fiche du client n'affiche pas la présence. Une réservation qui y apparaît en vert signifie seulement que le cours a déjà eu lieu — elle ne dit rien de la venue effective du client. Une vue d'ensemble des absences d'un même client sur plusieurs cours n'existe pas encore.
J'ai marqué un participant comme payé par erreur — comment revenir en arrière ?
Un paiement enregistré ne peut pas être repassé en non payé dans l'application. Marquer comme impayé ne fonctionne que pour les réservations encore en attente de paiement. Écrivez-nous via le chat dans l'application et nous le corrigerons de notre côté.